用項目管理思維做自我管理

紀學輝

摘 要：以理論結合實踐方式，通過對時間管理和項目管理的研究，發現項目管理思維可以應用到時間管理領域，進一步促成自我管理，乃至人生管理。自我管理需要從時間管理做起，時間對于每一個人是公平的，每個人一天利用時間產生的價值卻是不同。形成項目管理思維可以幫助我們高效的進行時間管理，養成自我管理的行為習慣。

關鍵詞：項目管理思維 時間管理 自我管理

引言：職場人員存在一個普遍的誤區：認為管理就是管理下屬，管理者就是有下屬的人。而在我們的工作中，同他人或自己接觸，也是在發生關系的過程中進行管理，包括管理下屬，管理上司，管理平級同事，管理外部顧客等利益相關者，還有向內——管理自己。在這五個維度中，每個維度都有自我管理，因此需要管理關系中的自己。

自我管理是指在缺少外部約束的條件下，為提高個人、部門和組織的績效水平，組織成員內在表現出來自我控制和自我約束的意識及行為。德魯克提出，自我管理需要問自己5個問題。第一個問題，我的長處是什么？第二個問題，我做事的方式是什么？第三個問題，我的價值觀是什么？在回答完前三個問題后，可以回答第四個問題，我該去哪里工作？第五個問題，我該貢獻什么？這五個問題可以幫助我們更好的認知自己，在對自己有足夠的認知后，通過方法及練習，才能實行更佳有效的自我管理。

一、時間管理是自我管理的起點。

首先時間是我們每個人都擁有的資源，或者說時間是管理者最基本的資源。時間對每個人都是公平的，每個人每天擁有24個小時，每個人都可以通過有效管理自己的時間資源，為自己人生增值。并且時間是我們每個人最常用的資源，不管我們是做一份計劃或總結，是看一本書，還是工作累了離開座位倒一杯水，都要用到時間。最重要的是，時間是唯一不可再生的資源，或者說，時間是我們最稀缺的資源。時間稍縱即逝，根本無法貯存，昨天的時間過去了，永遠不再回來。人往往最不善于管理自己的時間，心理學實驗證明，人的時間感覺是最不可靠的，把人關在黑房間里，很快就會喪失對時間的感覺。我們在日常的生活，工作中往往也說不清楚自己的時間是怎么打發的。基于以上分析，時間管理是自我管理首要解決的基礎問題。

二、運用項目管理思維，可有效進行時間管理；

項目是指在限定的資源和限定的時間完成的一次性任務，具體可以是一項工程、課題、服務或者是活動。項目管理思維不僅僅可以在工作中運用，比如工作中的匯報，員工培訓；也可以運用到生活中方方面面，比如旅游，聚餐；學習上的上課，看書；人生中的婚禮，生子，買房，創業等。那如何運用項目管理思維，進行時間管理呢？

1、 將事情進行歸類，哪些是重要的事情？將重要的事情當成項目來管理；；

美國管理學家科維提出時間“四象限”法的時間管理理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行劃分，基本上可以分為四個“象限”，即重要緊急（如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等）、重要不緊急（如建立人際關系、人員培訓、制訂防范措施等）、緊急不重要（如電話鈴聲、不速之客、部門會議等）、不緊急不重要（如上網、閑談、刷微信微博等）。我們應有重點地把主要的精力和時間集中處理那些重要但不緊急的工作上，這樣做到未雨綢繆，防患于未然。

那我們怎么定義重要？即什么是要事呢？要事有兩個標準，要么是長期的影響，要么有全局的影響。兩種影響兼而有之，則是要事中的要事。比如A公司從B公司進口生產設備，當B公司開始從上游產業擴展到下游產業，這時候A公司成為B公司下游產業的競爭對手，B公司為打壓A公司，將生產設備進行提價或對購買設備設置障礙，導致A公司產品生產受到嚴重影響。這時候A公司解決目前面臨產品困境是要事，還是更改公司戰略，從下游產業擴展到上游產業，通過收購等手段來自己生產設備是要事呢？相比之下，更改公司戰略是既有長期又有全局影響的要事中的要事。

那怎么做到要事第一呢？具體說有三個原則：優先，集中，經常。要事要優先做。面對不重要的急事和不緊急的要事，后者優先。因為前者不重要，對于做或者不做影響都不大。還有一個原因，不緊急的要事往往容易被忽略，所以要先做。需要注意的是，優先做并不是指每天上班第一件事就做它，優先指的是優先安排進自己的時間表，為它留出充足的時間。比如新產品包裝策劃工作是要事，但不是每天第一件事就是討論策劃，而是說，將此項工作安排到工作計劃表里面，優先把工作安排進去。要事要集中做。留出整塊時間來做。集中是要事管理的一個技巧。例如新產品包裝策劃討論會可以安排每周周二、周五集中時間討論一次。要事要經常做，堅持做，定時做。和集中一樣，重復也是一個重要的管理技巧。50%的時間，花在重要非緊急的事件上。也就是說每一天用在不緊急不重要，緊急不重要事件上的時間越來越少，將會有更充分的時間去做重要的事情。這里有一個方法，如果將近幾個月的計劃列個清單，每天從未來要做的事情里面挑三件事去做，這樣使你逐漸每天花50%的時間都在做重要不緊急的事件。

2、思考，按項目管理的流程來思考重要的事情；

項目管理包含五個步驟，分別是啟動，規劃，執行，控制，收尾。啟動是項目的識別和開發過程，進行項目的可行性研究和分析；規劃是管理的一種手段，使項目的資源配置、時間分配更為合理，在實際執行中可以不斷修改；執行最重要的是項目信息的溝通，即時提交項目進展信息，以項目報告的方式定期更新項目進展，保證項目質量。控制是及時發現偏差并采取糾正措施，使項目進展朝向目標方向或者更切合目前的現狀。這說明做規劃的時候并不是要規劃的完美，是可以在執行過程中微調計劃，開始比完美更重要；在執行的過程中智慧是增加的，微小的調整讓事態朝向目標更好的發展；收尾是對項目完整文檔、對項目干系人交代。值得注意的是并不是每一項事情都需要啟動，有一些可能是突發奇想的行為，直接跳過啟動研究的部分，對于這部分事情要更加重視收尾的部分，進行總結與反思。

3、執行，按項目管理的規劃來執行重要的事情，形成項目管理思維。

在執行階段，我們要注意規劃的各個節點；按照規劃執行項目，時間上可以不斷優化調整，比如第一個項目和第二個項目是并行的關系，時間上可以并行執行兩個項目。例如看書和聽視頻，是否可以兩者配合起來一起做，在配合的過程中抓到兩者關鍵節點。在執行中進行控制，項目結束進行收尾，形成對任務有頭有尾的整體完成狀態。

三、視角管理維度，助力人生管理

1、規避自我視角，擁有高度視角。你要先觀世界，才會有世界觀。人往往在看事物的時候容易抓微小的點，從自己比較窄的角度看問題。例如一個比較底層的員工，在做同各個部門配合的工作過程中，只關注自己手頭的事情，這個是比較窄的視角，若能站著整個項目的角度思考，“如果自己負責整個項目，如何推進工作”，則是更高度的視角。我們在看待問題的時候，需要多思考，自己是否從一個很低的視角看待問題，將視角往上提高。

2、規避他人視角，擁有全面視角。在做事情的時候，避免過分注重某個他人的維度，使自己看待問題不夠全面。全面視角是從多個維度分析思考問題。

3、規避短期視角，擁有長期視角。短期視角注重短期利益。長期視角注重長遠的利益，可能當下的付出利益不明顯，從長遠看將收益很大。

結語：

綜上所述，項目管理思維可以運用到工作或生活的方方面面，將重要的事情當項目來做，按項目管理流程思考重要的事情，按項目管理規劃來執行重要的事情，從更高，更全面，更長遠的視角看待問題，可以有效的提高我們做事的效率和格局，當我們發現主要的時間和精力投入到了那些重要并有意義事情上的時候，也逐漸實現了自我管理，乃至對自我人生的管理。

參考文獻：

——劉瀾《管理十律：商學院不教的臨床管理學》機械工業出版社；第一版（2015年5月15日）P9-11頁，P17-18頁，P23-15頁

——彼得？德魯克《卓有成效的管理者》機械工業出版社；（珍藏版）（2009.9）P25-26頁