強化房地產檔案管理為社區居民服務

張素霞

摘 要：隨著社會的進步與發展，檔案的服務社會發展的功能、參考作用以及憑證作用越發顯得重要與突出。就建筑與房地產開發行業來看，其檔案的操作方法與管理的內容、項目以及程序等逐步邁入科學化、規范化以及精細化的管理軌道，這是房地產檔案管理的必然要求。本文結合相關房地產管理部門工作人員多年來實際的工作經驗與目前檔案管理的現狀，分析如今在房地產檔案管理中必須重視的幾個步驟，從而完善與改進房地產檔案管理工作，全面發揮房地產檔案的社會服務功能，滿足社區居民對房地產檔案資料的日益需求。

關鍵詞：房地產檔案；管理；強化措施

1引言

房地產檔案一般多指房地產行政管理部門在房屋批租用地、房屋建設用地、房屋拆遷、房地產交易買賣以及房地產發證登記等活動中，經過鑒定、整理與收集，能夠通過特定的方式呈現出房屋土地使用狀況、房屋自然狀況以及房屋產權人狀況。檔案內容包括磁介質軟盤、錄音帶、照片、圖表、圖紙、計算材料以及文字材料等各種媒體形式的文件材料。本文著重探討強化房地產檔案管理的有效措施，從而為社區居民提供良好服務。

2、強化房地產檔案管理的有效措施

2.1全面收集檔案資料

強化房地產檔案管理工作首先必須全面收集檔案資料，一定要確保向社區居民提供的房地產檔案信息的準確性、真實性以及完整性。從當下房地產檔案管理的現狀看，其主要是突出了承包該建設項目的開發公司以及建設完工后工程的建筑層次與規模、坐落的方位、實際的占地面積。這些都是房地產檔案管理重要的、不可或缺的工作內容。然而從社區群眾對房地產開發的供需關系及質量要求與社會發展兩方面來看，在房地產檔案資料的采集與搜集方面還需繼續完善與補充。逐步將房地產檔案信息趨于具體化、全面化以及精細化。在搜集房地產檔案資料的過程中，一定要結合建筑整體設計與建設圖紙的確立到施工完成后建筑使用與銷售狀況全過程，從而建立完整、全面、詳細的檔案資料，便于社區居民的查閱。具體來看，資料的搜集必須從整體的規劃的設計人與設計圖紙的確立開始；接著從原土地面積、原房屋面積、原住戶的戶主、被拆遷的原單位及被征用建設土地的面積等方面入手，進而搜集實際施工的建筑承包人與建筑開發商的資料，確保建筑工程隊的監理人、負責人，甚至每個加入實際施工的人員以及工程施工完成后的驗收人員與單位等詳細資料都記錄在案；最后記錄房地產使用與銷售的實際狀況。采集的影響資料必須確保真實可靠，除此之外建筑的不同側面與各個角度也應當采集相應的影響資料。通過這種方式建立的房地產檔案資料，不僅可以為社區居民提供可靠的檔案信息，而且能夠嚴格把控施工的質量，杜絕“豆腐渣”工程，為消費者維權提供有力保障。

2.2妥善管理影像以及紙質檔案資料

強化房地產檔案管理工作其次要做的就是妥善管理影像以及紙質檔案資料，必須確保其安全性。隨著科學技術的不斷發展，房地產電子檔案逐步取代紙質與影像檔案，只要有電腦就能方便快捷查閱檔案信息，顯著增強了檔案的便捷服務功能與管理功能，應當得到相關企業的足夠重視與大力推廣。為了確保萬無一失，在實施檔案電子信息管理的同時，還必須完善原始紙質與影像檔案資料的管理工作。當下，部分房地產檔案管理部門偏向于使用電子產品管理房地產檔案，忽視了原始影像資料與紙質資料的保存。甚至有的部門隨意擺放影像資料與紙質資料，日積月累，導致這些資料出現不同程度的破損，這類現象必須杜絕。影像資料與紙質資料作為電子檔案信息的可靠依據以及社區居民初始的參考依據，必須得到房地產檔案管理部門的高度重視，必須像電子檔案信息一樣得到妥善的保存與管理。在日常管理工作中，一定要做到不同檔案專人專庫保管，同時定期檢查和更新檔案的信息與質量，確保其可靠性與時效性。同時，在房地產檔案信息管理的過程中，還應當采取適當的保護措施，避免鼠嗑蟲咬以及潮濕陰暗的環境腐蝕檔案資料，確保房地產檔案資料的新鮮性與完整性。

2.3完善檔案管理人員隊伍的建設工作

強化房地產檔案管理工作接著要做的就是完善檔案管理人員隊伍的建設。良好的檔案管理都離不開檔案管理工作人員的無私奉獻，特別是對于房地產檔案這樣對我國社會發展具有重要價值、利用頻繁的檔案種類開始，尤其需要高素質的檔案管理人員實施高水平的管理方法。詳細來看，一名優秀的房地產檔案管理工作人員，不僅需要掌握大量房地產相關的專業知識，而且還需要具備充足的檔案管理相關專業知識，二者缺一不可，這樣才可以發現最佳的房地產檔案的管理措施。不僅如此，還必須具備優秀的法律觀念以及良好的政治素養，依法對檔案進行正確的管理，嚴格遵守法律法規。檔案管理工作人員還需具備高尚的職業素養，熟練掌握計算機技術，愛崗敬業，能夠適應當前檔案管理的發展趨勢，樂于投身于房地產檔案事業的管理中。此外，優秀團隊的建設，離不開一定的競爭與鼓勵機制。因此，相關部門應當適當提高房地產檔案管理人員的薪資待遇，收納綜合性、高素質人才加入房地產檔案管理的隊伍中；同時加強行業內的交流與新員工的培訓工作，提高房地產檔案管理人員整體的業務水平。

2.4增強房地產檔案信息的抗風險能力

強化房地產檔案管理工作最后要做的就是增強房地產檔案信息的抗風險能力。作為一種和社區居民生活息息相關、利用頻繁的專項檔案，其重要性決定了房地產管理體系必須具備較高的抗風險能力與安全性，相關部門應適當引入風險評估、風險教育與風險管理。房地產檔案信息的安全性涵蓋廣，例如房地產檔案知識產權的合法性、計算機管理系統的穩定性、檔案信息的安全保密性以及載體的安全可讀性等，這些都是管理房地產檔案必須要考慮之中的。目前我國正大力推廣房地產檔案信息全國聯網，其面臨的最大障礙便是檔案信息安全風險。因此維護房地產檔案信息的安全是重中之重。首先對其中可能存在的安全隱患進行評估，制定相應的應對措施與管理規范，做好風險防范工作。在日常管理過程中，也必須開展相關活動來強化檔案管理人員的風險意識，以免出現人為操作不當導致檔案信息破損的狀況。

3結束語

房地產檔案信息不僅是民生檔案與民生工作的重要組成部分，而且對我國當下房地產管理工作有著巨大的參考價值。做好房地產檔案的管理工作具有十分重要的實際意義，但是由于房地產檔案時間經驗的局限性以及檔案本身的特殊性，我國房地產檔案管理工作還存在些許不足之處，值得得到相關部門的高度重視，以免出現“房姐”、“房叔”等社會問題。強化房地產檔案管理能夠為社區居民提供可靠房產信息源，改善民生，因此，相關部門應時刻保持關注，掌握正確的發展方向。

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