企業辦公用品信息化管理模式分析

曾婉婉 王玉鳳 韋蕾

摘 要：在傳統的企業辦公用品管理中存在著許多問題，比如在總做用紙、筆的使用中存在著鋪張浪費的情況，企業更是缺乏使用和領用標準。企業可以通過限額管理，完善登記手續、建立辦公用品收入登記系統、創建辦公用品信息管理系統，實現企業辦公用品的系統化、信息化、科學化管理，減少辦公用品的浪費情況，從而實現辦公用品的利用率最大化。

關鍵詞：企業辦公用品；信息化管理模式；利用率

隨著信息化管理的逐漸普遍應用，高效管理和降本增益成為各個領域的重點，節約資源、控制成本也成為企業辦公用品管理的核心問題。原始的手工做賬形式已經遠遠不能滿足在信息化時代的快節奏、高效益生活，所以就需要開發出一項適合于辦公用品信息化管理的系統，減少各個企業的額外支出，加強對辦公用品各環節的嚴格把控，對于辦公用品進行嚴格的統計分析，從而提高辦公效率、減少支出，實現企業的高質量管理。

一、辦公用品使用情況及管理現狀分析

1.1辦公用品使用存在浪費

在互聯網越來越普遍的時代，無紙化辦公仍然是不可替代的方式，在開會時仍然要使用人手一本的會議資料，大型會議資料更是需要有多手準備，而那些紙質資料使用之后通常不會重復利用，造成了紙張大面積的浪費。而浪費的紙張很可能只是一個字或者是符號的錯誤，就廢棄了所有已經打印好的文件，再重新進行打印和裝訂。如此看來，積少成多，辦公用品的使用產生了大面積的消耗。而那些企業的辦公文件往往是單面使用，使辦公資源利用不合理，造成了極大的鋪張浪費。辦公用品的領用制度不完善、日常管理不規范，產生了沒有必要的損耗。在現在這個時代，簽字筆的使用代替了鋼筆和圓珠筆，本是為了節約資源而設計的簽字筆卻很少有人去替換。由于員工缺乏節約資源的意識，很多員工直接去領取簽字筆，很少有人去領取筆芯。日積月累，使辦公用品的浪費問題逐漸顯露出來。由于辦公用品的管理不規范，產生了費用支出不平衡的現象，增加了企業的管理支出成本，不僅浪費了資源還影響了企業的可持續性管理。

1.2辦公用品管理不規范

通過調查企業辦公用品的管理及使用情況，了解到員工對于辦公用品的使用方式、日常管理以及對于辦公用品的使用記錄存在著許多問題。由于辦公用品的管理制度不夠規范讓很多人鉆了空子，造成了辦公用品的使用浪費，也因為沒有明確的收取記錄使辦公用品多了很多沒有必要的開支。正是因為這種現象的產生企業才應該建立健全辦公管理制度，實現辦公用品的信息化、系統化和科學化管理，讓員工有節約資源、減少浪費的意識，加強企業的信息管理制度，完善相關懲罰制度，讓人們不再趁虛而入。

二、應對措施和建議

隨著信息時代的不斷發展，企業的信息化管理是必不可少的，通過加入信息化辦公管理系統，增強規范系統，加強各個環節的監督系統，從而提高企業管理效率，改善管理制度，增進精益化管理，從而實現辦公管理的科學性和實效性，相對減少職工的工作量，節省人力、財力和物力，產生相對的效益。以此來增加企業的高質量、高效益、高資源利用率，提高企業在市場中的地位，形成更加完善的制度體系。

2.1限額管理

通過對企業辦公用品使用情況的分析，如果把每一個人的使用量進行定量化或者限制化，引入辦公用品限額管理系統，對于那些企業使用頻率高的辦公用品，相關部門可以相對提高限制額度，相對的可以減少額度。這樣做可以使每位員工從根本上認識到資源浪費的問題，從根源處改善問題，彌補辦公用品管理上的不足之處。并且對于每個員工都有不同的權限，不同職位的員工可以領取不同的數量，真正做到物盡其用，拒絕浪費。在系統上的管理程序要更加嚴格和規范，杜絕多次領用和隨意兩用。由于數據信息的顯示，將減少無效領用現象的發生。限額管理系統的出現將有效減少額外開支，提高企業管理效率，規范辦公用品管理，真正的高效率企業。

2.2建立辦公用品電子庫存管理

傳統的辦公用品的使用沒有明確的登錄和取出記錄，造成了辦公用品額外的浪費。企業應建立辦公用品的各個系統均有錄入系統，生成數據報表，再產生支出后可以進行數據分析，容易發現問題和解決問題，改善辦公用品的管理思路。建立電子庫存管理可以很明確的看到辦公用品的剩余量和使用情況，并且可以及時更新庫存，及時補貨，明確所需物品，始終保持最新數據。通過對辦公用品的信息化管理能夠加強對各個部門的監控，降低企業的管理費用，及時發現企業在辦公中遇到的問題并及時解決，為管理提供有效的信息。

2.3建立合理的庫存

通過對各部門辦公用品使用情況的統計，除了為各部門提供日常辦公所需的物品，減少其他不需要的物品，以最小的辦公物品庫存達到最佳的使用狀態，避免辦公物品的擠壓和缺貨情況，對庫存情況進行合理有效的監控，及時為相關部門提供實時信息。對員工進行合理的供應，不要太多也不要太少，避免浪費的情況產生。并且對每個人的使用情況進行詳細記錄，避免重復拿取得現象產生，造成不合理庫存數目現象的產生。

【結束語】總而言之，企業辦公用品的管理是企業資產管理的重要組成部分，實現辦公用品的規范化管理能夠有效的實現企業管理效益的最大化。并且對辦公用品的合理性管理，能夠實現物品使用率的最大化，減少開支浪費，保護環境。利用信息化對企業辦公用品進行管理可以節約資源，減少資源浪費，提高企業管理的透明度，所有員工共同進行監督和管理。從而使企業更加規范化、科學化和人性化，全面提高企業的管理水平。

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作者簡介：

曾婉婉（1990-），女，籍貫：湖北省孝感市，當前職務：計劃員，當前職稱：助理工程師，學歷：本科，研究方向：行政管理。