關于事業單位檔案歸檔文件整理方法的探討

方曉華

摘 要：在事業單位的發展中，做好檔案文件管理與整理工作至關重要，這不僅關系到事業單位的后期發展，也為其他人員提供資料數據查詢的方便性。在新時期需要加強對事業單位檔案歸檔文件整理的重視，并從本質出發，遵循實際的現狀，嚴格按照基本的原則與準則，采取有效的歸檔文件整理方式，如此才能真正推動事業單位的有效運行與持續發展。故此本文著重從理論角度分析，對當前事業單位檔案歸檔文件整理中所采取的原則與整理方法展開論述。

關鍵詞：事業單位；檔案歸檔文件；整理；原則；方法

理論上分析，在事業單位的發展中檔案工作至關重要，其對象便是檔案，是通過收集工作中的各項文件資料所獲得，并且只有保證檔案收集質量的有效性，才能推動今后各項工作的有效開展。在事業單位檔案歸檔文件整理過程中，一般是在收到文件資料之后，按照日期或者類型對其展開歸類與整理，形成文件資料，并且將文件資料收集到檔案室之后，要采取科學有效的方法進行立案、歸案、編號上架等，所以要想真正做好檔案工作的歸檔工作，需要將文件進行整理與歸納，只有從根本上保證檔案歸檔文件整理的科學性，才能提高檔案文件管理的全面性，因此要加強對事業單位檔案歸檔文件整理方法的研究，為檔案價值鑒定提供更加準確的依據與標準。

一、做好檔案歸檔文件整理工作需遵循的原則

在新時期要想保證事業單位檔案歸檔文件整理的有效性與全面性，則需從本質出發，遵循以下幾種原則：第一是遵循檔案保存文件整理的原則，眾所周知，事業單位檔案多以日常工作產生的各類信息為主，能夠將事業單位的實際情況與歷史面貌加以反映，在對事業單位文件進行整理的時候，需要保證其整體性與完整性，比如，文件的正文、附件等都要包含在內，并且在整理的過程中要做到不拆卷整理，還有一點是對部門整理歸檔文件，要對原來的卷宗加以調查與分析，嚴格按照充分利用的基本原則，保證檔案符合其原狀，如果其中存在明顯的錯誤，需要及時修正。第二是遵循方便保管與利用的原則，在進行檔案整理的過程中，要滿足安全性與利用性，尤其是在當前科學技術的快速發展下，計算機技術成為了事業單位檔案管理與整理中不容或缺的工具與手段，并且大多數文件也多以電子檔的形式進行存在，積極運用計算機技術實現對文件進行保存，能夠采取不同的方式將同一文件進行檢索，并保證檔案形成成套體系，這樣一來能夠實現檔案的有效管理，也能夠將檔案充分利用。第三要嚴格按照檔案文件整理準則，在事業單位進行檔案歸檔文件整理的過程中，需要遵循相應的規章制度，其中《歸檔文件整理規則》便是文件整理時需要嚴格遵循的文件之一，具有指導性意義，其內容中包含了文件整理與檔案歸檔的方法，比如，事由原則，簡而言之便是同一事由的相關文件進行排列與歸納的原則，或者是盡量不破壞原有文件排列的原則等等，這一規則的制定能夠進一步提高事業單位檔案歸檔文件整理的規范性與科學性，也也可減輕歸檔人員的工作量，提高工作效率。第四要遵循文件形成的基本規律，因大多數文件都是事業單位在進行學習與活動中產生的，所以具有其自身的特點與規律，比如在整理文件材料的時候，需要保證其整體性，具有代表性的有會議文件、活動文件。除此之外還要分析文件材料之間所存在的聯系，在進行分類與排列的時候，保證符合自然次序，比如按照會議通知、報告、重要文件的初稿、討論稿、最終稿等進行排列與整理。

二、做好事業單位檔案歸檔文件整理的方法

無論從宏觀角度還是微觀角度分析，均可以清楚地認識到，積極做好檔案歸檔文件整理是推動事業單位發展的關鍵因素，并且需要遵循相應的原則，按照科學有效的方法，筆者經過歸納與總結，將其文件整理方法概述為以下幾點。

（一）文件資料整理的方法

事業單位具有特殊性，文件整理的方法包括多樣性，第一是要對文件的保存價值進行區分，并且分類立卷，嚴格按照相應的檔案管理規定與條例對保管期限不同的文件材料進行分類保管；第二是針對事業單位內的黨委文件已經形成文件材料進行立卷建檔；第三要根據年度不同的文件進行整理，保證不能共同立卷；第四是需要將加密文件與普通文件進行區分，因為保密文件具有一定的閱讀要求，如果不采取分開例證的方式，才會泳衣引發泄漏事件的發生，對單位的整體發展造成損失；第五是需要的具有特殊載體的文件進行歸檔整理。

（二）檔案所采取的歸檔方式

第一是做好檔案的整理工作，要保證檔案整理具有形式化與規范化，將歸檔的文件整理成檔案，并做好保管工作，方便他人查閱。比如請示文件需要有批復，重要文件涉及到討論稿、定稿、修改稿等等；第二是要做好檔案編目工作，這是對案卷級別進行整理的手段之一，在案卷中文件整理結束之后，需要對卷宗的封面進行標注，編目工作涉及到歸檔文件目錄，包含題號、日期備注檔號的編制。第三是做好檔案分類工作，檔案的分類需要嚴格按照相應的標準，比如檔案的來源、檔案時間、形式等，并且進行有層次的區分，形成相應的體系。從另外一個角度分析，主要是對整理好的文件進行保管與存放，這樣能夠對檔案進行分類管理，其中需要注意的一點是，在本文中所提到的檔案分類主要是指實體分類，并分為三層含義，第一層屬于國家檔案的宏觀分類，需要按照檔案的基本屬性以及級別進行分類；第二層是檔案室內區分全宗，第三層是全宗內檔案進行分類，主要是將文件資料的來源、時間、主進行劃分，并使其形成系統化，并建立案卷。

（三）做好信息化歸檔工作

時代在不斷發展，社會在不斷進步，要想事業單位檔案管理工作的有序與全面，則離不開信息化技術，加強對計算機技術的應用，實現檔案管理的信息化管理，其中利用電子計算機檔案管理軟件，能夠實現對檔案的全面管理與分類處理，并且還可以按照文件的時間、來源等形成電子檔，做好檔案的有效管理，從實踐角度分析，采取信息化檔案歸檔文件整理方式，能夠減輕工作人員的歸檔勞動量，并且符合時代發展的要求，減少現實文件所需要的時間空間縮短，縮減檢索時間，并在潛移默化中提高事業單位檔案歸檔文件整理的有效性與科學性。

總而言之，事業單位檔案歸檔文件整理意義重大，是推動事業單位發展的關鍵因素之一，在進行檔案歸檔文件整理的時候，需要遵循相應的原則，按照科學有效的方法進行有條理的管理，除此之外，在當前科學技術的不斷發展下，需要一改傳統歸檔方式，加強對信息化、電子化、智能化的應用，實現文檔管理的現代化，提高檔案管理工作質量與效率，為事業單位的發展奠定基礎。

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