人事檔案業(yè)務(wù)共享轉(zhuǎn)型流程設(shè)計(jì)

趙銳

【摘 要】根據(jù)實(shí)施人力資源共享總體規(guī)劃，對(duì)由傳統(tǒng)人事檔案各單位分散管理到集中共享轉(zhuǎn)型做流程設(shè)計(jì)。該流程主要通過(guò)檔案移交工作總體方案制定，組織檔案移交工作培訓(xùn)，對(duì)各單位工作進(jìn)展及標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)督檢查，組織人事檔案審核接收，編制人事檔案共享業(yè)務(wù)定期工作流程等步驟完成。通過(guò)流程設(shè)計(jì)，以推進(jìn)人事檔案業(yè)務(wù)共享轉(zhuǎn)型順利實(shí)現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】人力資源；共享；人事檔案；轉(zhuǎn)型；流程

近年來(lái)共享概念，共享服務(wù)已經(jīng)逐漸為大家所了解和接受。共享服務(wù)是在國(guó)際化、信息化高度發(fā)展和經(jīng)營(yíng)規(guī)模快速增長(zhǎng)的背景下，對(duì)管理和服務(wù)模式的一次創(chuàng)新。人力資源共享是將其傳統(tǒng)工作中規(guī)模性、事務(wù)性和可標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)分離出來(lái)，借助信息化手段，由共享服務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一、批量化處理，以此不斷提高工作效率、服務(wù)水平和員工滿(mǎn)意度的一項(xiàng)新興業(yè)務(wù)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，世界《財(cái)富》500強(qiáng)50%的企業(yè)以及100強(qiáng)80%的企業(yè)實(shí)施了個(gè)共享服務(wù)。數(shù)據(jù)表明，實(shí)施人力資源共享服務(wù)后管理效率可以提高20%以上。因此，我們實(shí)施人力資源共享既是時(shí)代要求，也是發(fā)展的必由之路。

人力資源共享是一個(gè)體系，主要包括員工自助服務(wù)、員工呼叫服務(wù)、專(zhuān)家咨詢(xún)服務(wù)和人力資源業(yè)務(wù)“工廠(chǎng)化”處理。這其中包括信息維護(hù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表分析報(bào)告、員工關(guān)系、薪資發(fā)放、保險(xiǎn)福利、人才服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、專(zhuān)家服務(wù)、檔案服務(wù)等九大類(lèi)44項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容。目前，我公司正在實(shí)施的是員工自助服務(wù)和人力資源業(yè)務(wù)“工廠(chǎng)化”處理兩項(xiàng)人力資源共享項(xiàng)目。人事檔案業(yè)務(wù)屬于人力資源業(yè)務(wù)“工廠(chǎng)化”處理的一部分。人事檔案記錄著員工的重要信息，在某些時(shí)候具有電子文本不可取代的功用，牽涉到每位員工的切身利益。作為中石化首家實(shí)施人事檔案共享業(yè)務(wù)的試點(diǎn)單位，如何做好統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)型意義重大，現(xiàn)將人事檔案業(yè)務(wù)共享轉(zhuǎn)型流程做以下梳理：

由傳統(tǒng)人事檔案各單位分散管理到集中共享主要應(yīng)通過(guò)檔案移交工作總體方案制定、組織檔案移交工作培訓(xùn)、對(duì)各單位工作進(jìn)展及標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)督檢查、組織人事檔案審核接收、編制人事檔案共享業(yè)務(wù)定期工作等幾項(xiàng)完成。

一、檔案移交工作總體方案制定

根據(jù)《石化人力資源共享實(shí)施方案》做好公司人事檔案共享實(shí)施工作安排，計(jì)劃先行對(duì)人事檔案進(jìn)行審核完善，待檔案整理歸檔達(dá)標(biāo)后，逐步將在崗合同制員工人事檔案移交人力資源共享項(xiàng)目部。具體可參照以下步驟進(jìn)行：

1.檔案調(diào)查。全面總結(jié)各單位近年來(lái)開(kāi)展人事檔案管理工作的情況。包括：人事檔案管理體制、制度建設(shè)、人事檔案審核、人事檔案管理規(guī)范化和信息化建設(shè)、人員隊(duì)伍建設(shè)等方面的工作情況，工作中存在的主要問(wèn)題，以及對(duì)加強(qiáng)和改進(jìn)人事檔案管理工作的意見(jiàn)建議。

2.檔案審核

（1）科級(jí)干部和一般干部。按照《關(guān)于開(kāi)展公司科級(jí)干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作的通知》和《關(guān)于開(kāi)展公司一般干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作的通知》要求，做好公司前期檢查驗(yàn)收反饋問(wèn)題的整改工作，重點(diǎn)對(duì)《干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核情況登記表》、《干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作情況統(tǒng)計(jì)表》、《干部任免審批表》和《干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核認(rèn)定表》4個(gè)附表的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性進(jìn)行再次核查和完善，同時(shí)更正（或補(bǔ)充）SAP-HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

（2）工人。參照《關(guān)于開(kāi)展公司一般干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作的通知》的審核內(nèi)容（增加職業(yè)技能鑒定信息）和工作步驟對(duì)個(gè)人身份為工人的人事檔案開(kāi)展審核工作。審核過(guò)程中，如對(duì)重要信息真實(shí)性存疑的、缺少重要原始依據(jù)材料的，本人要做出書(shū)面說(shuō)明，由組織進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。根據(jù)審核后的組織認(rèn)定結(jié)果，重新維護(hù)SAP-HR系統(tǒng)信息。

3.檔案整理。制定移交檔案目錄及編號(hào)等要求，每份檔案形成1份電子檔案目錄。檔案目錄要求雙面打印，《人事檔案報(bào)送單》要作為第十類(lèi)材料裝訂，須單獨(dú)打印。檔案編號(hào)用員工的HR編號(hào)。人事檔案脊背卡一式兩份，按統(tǒng)一要求制作。

4.移交資料。將需要移交至人力資源共享項(xiàng)目部的資料和檔案管理中心的資料進(jìn)行分類(lèi)梳理，做好職責(zé)劃分，具體涉及以下幾項(xiàng)：

檔案正本、電子檔案目錄、人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單、人事檔案花名冊(cè)、人事檔案審核情況登記表等應(yīng)移交共享項(xiàng)目部管理。歷年來(lái)形成的各類(lèi)臺(tái)賬、調(diào)檔函、轉(zhuǎn)遞通知單等人事檔案基礎(chǔ)資料，應(yīng)移交至公司檔案管理中心。

5.檔案移交時(shí)間安排。根據(jù)各單位現(xiàn)有人事檔案數(shù)量，分期分批做好移交時(shí)間安排。500人以下單位可按整理期兩個(gè)月安排移交，500人至1000人單位三個(gè)月，1000人以上單位四個(gè)月。

6.檢查考核。按照歷年來(lái)人事檔案管理規(guī)定，人事處對(duì)各單位人事檔案材料收集完善、檔案審核、整理歸檔情況、同步更正（或補(bǔ)充）SAP-HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)情況，按檔案合格率及移交時(shí)間完成情況進(jìn)行考核獎(jiǎng)勵(lì)。

二、組織檔案移交工作培訓(xùn)

檔案審核移交工作具有比較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，涉及的政策及規(guī)章比較多，對(duì)從事人員政治性、綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)等都有比較高的要求。因此，在方案制定完畢后，還必須對(duì)從事此項(xiàng)工作的人員進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)。培訓(xùn)主要涉及以下幾個(gè)方面：

1.政策解釋。聘請(qǐng)人事檔案管理權(quán)威部門(mén)業(yè)務(wù)主管，對(duì)目前此項(xiàng)工作應(yīng)用到的主要政策性文件進(jìn)行傳達(dá)講解。使參訓(xùn)人員做到了解政策，遵循規(guī)章，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展此項(xiàng)工作。涉及到的文件主要有齊黨組[2017]58號(hào)《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)<中共中央組織部關(guān)于完善干部檔案材料的通知>的通知》，中國(guó)石化人辦[2017]165號(hào)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)<中共中央組織部關(guān)于完善干部檔案材料的通知>的通知》，中組發(fā)[2009]12號(hào)《關(guān)于印發(fā)<干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定>的通知》和中國(guó)石化人[2011]190號(hào)《關(guān)于印發(fā)<中國(guó)石化人事檔案管理暫行規(guī)定>的通知》等。

2.人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核。以共享業(yè)務(wù)基礎(chǔ)達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)，對(duì)人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作的具體流程、操作方法、注意事項(xiàng)等做詳細(xì)的培訓(xùn)講解，以幫助各單位順利開(kāi)展工作。

3.人事檔案日常業(yè)務(wù)。聘請(qǐng)人事檔案管理權(quán)威部門(mén)業(yè)務(wù)主管對(duì)人事檔案管理日常業(yè)務(wù)進(jìn)行全面講解。內(nèi)容包括材料的收集工作，材料的整理工作，檔案的提供利用及轉(zhuǎn)遞和檔案的保管保護(hù)工作等四個(gè)方面。

三、對(duì)各單位工作進(jìn)展及標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)督檢查

由于人事檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型，其前期基礎(chǔ)性工作至關(guān)重要且難度較大。主要在檔案的標(biāo)準(zhǔn)化生成過(guò)程上，其時(shí)間長(zhǎng)、要求嚴(yán)、步驟繁瑣，容易出現(xiàn)各種差錯(cuò)。因此在適當(dāng)時(shí)候，應(yīng)由人事檔案共享業(yè)務(wù)接收方組織監(jiān)督檢查小組，對(duì)各單位檔案移交工作開(kāi)展情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)糾正有關(guān)錯(cuò)誤或指出不足，以確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)能夠順利完成檔案移交工作。

四、人事檔案審核接收

人事檔案審核接收是檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型前，基礎(chǔ)工作的重要一環(huán)，是日后順利開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的保證。做好審核接收，把好檔案入庫(kù)關(guān)，應(yīng)著手做好以下幾點(diǎn)：

1.根據(jù)移交時(shí)間節(jié)點(diǎn)，首先對(duì)接擬移交人員花名冊(cè)，做到人檔相符，數(shù)量準(zhǔn)確，交接好《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。

2.由共享項(xiàng)目部檔案接收組按照分工及移交單位時(shí)間安排，對(duì)移交的人事檔案進(jìn)行逐項(xiàng)審核。其中包括審核接收《人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核情況登記表》，檢查人事檔案整理裝訂情況，接收各單位《檔案專(zhuān)項(xiàng)審核情況表》。

3.對(duì)不符合移交要求的單位或檔案予以退回限期整改，做好記錄。

4.對(duì)符合要求的移交檔案，由送交單位協(xié)助排序、上架，按規(guī)定擺放。

5.其他需移交的資料按找管理權(quán)限和職責(zé)劃分，做好交接及登記。

五、編制人事檔案共享業(yè)務(wù)定期工作流程

按照人事檔案共享業(yè)務(wù)總體規(guī)劃，根據(jù)人事檔案管理相關(guān)規(guī)定，將定期工作進(jìn)行職責(zé)劃分和說(shuō)明。

通過(guò)以上流程設(shè)計(jì)，可以指導(dǎo)檔案管理各二級(jí)單位及共享項(xiàng)目部開(kāi)展具體工作，推進(jìn)人事檔案業(yè)務(wù)共享轉(zhuǎn)型順利實(shí)現(xiàn)。