基于數字化圖書館的信息系統項目風險管理研究

彭文

【摘 要】以某高校數字化圖書館信息管理系統集成項目開發為例，討論了信息系統項目建設中的風險管理，主要從風險管理計劃的編制、風險識別、風險定性分析、風險定量分析、風險應對計劃編制、風險監控等幾個方面進行了闡述。

【關鍵詞】風險管理；定性分析；定量分析

[中圖分類號]TP311 [文獻標識碼]A

一、引言

本文作者在研讀《信息系統項目管理師》和PMBOK項目管理知識體系后，為了理論與實踐相結合，有幸作為某公司項目經理助理身份，參與了某高校數字化圖書館項目建設為例，探討項目風險管理在項目實施過程中的重要性，結合實例全面闡述項目風險管理過程，以及個人的經驗教訓。

二、項目背景、風險概況

2013年6月，我作為某公司的項目經理助理參與了某高校數字化圖書館的項目建設。該項目投資約500萬元，采用招標的方式進行。我公司為最終中標單位，該項目建設周期為3個月。該項目涉及到網絡建設、服務器集群、SAN存儲、應用軟件二次開發等方面，該項目跨專業，跨行業，屬于典型的信息系統集成項目，存在的風險高。

我作為項目經理助理承接此項目時，充分重視項目風險的存在，而風險控制主要在于負面風險。項目風險管理基本內容大體上包括：風險管理計劃編制、風險識別、風險定性分析、風險定量分析、風險應對計劃編制、風險監控，結合該項目談談風險控制的幾點體會：

三、風險識別

在項目啟動初期，我組織相關人員進行項目風險識別，其目的在于識別那些存在項目中的正面風險與負面風險。風險識別可以具體描述在項目實施過程中的風險存在的因素，并針對該項目存在的負面風險進行管理，風險監控等等具體措施的基礎。經過分析討論，認為該項目存在以下風險，可導致項目失敗或延期：

（一）技術風險：該項目涉及到網絡設備調試技術，服務器集群建設技術，SAN架構存儲技術，應用軟件的二次開發技術等，如何實現協議、設備兼容性等技術風險。

（二）團隊風險：為專業技術調配相應的技術工程師，并且該工程師據有一定的行業經驗，具有一定的實施經驗，因此在項目實施過程中，團隊的穩定性很關鍵。

（三）質量風險：由于該項目集成了網絡技術，集群技術，存儲技術，數據庫技術等核心技術，控制每一種技術實施的質量并不是最終的質量目標，如何保質保量實現項目整體設計目標才是最終質量目標。經研究，我們確定了單元測試、集成測試、系統測試的質量目標，以及在系統測試過程中如何控制該系統的質量，最后如何達到用戶相關需求進行確認測試目標；并且這些目標必須是可理解、可操作、可控制。

（四）資金風險：該項目屬于先期墊資建設的，最后通過驗收后，用戶才能付款。而該項目成本就已經超過400萬元，一次性投資就已經超過300萬元，公司是否能夠在3個月內將資金籌集到并相應的進行投入，這決定了采購的設備能否按照計劃按時到場成為一個關鍵，否則就會造成項目延期，造成不必要的損失。

（五）溝通風險：這主要來自與甲方代表，甲方代表是否具有相應的技術水平，是否具有決策權，是否善于溝通，我方人員內部溝通渠道是否暢通等，這些問題在項目實施過程中都會對項目產生很大影響。

（六）不可預見風險：這些風險主要是人為不可抗力風險。該項目訂購的設備供貨期大概在7月末至8月中旬，這個時間基本上是雨季，洪水，暴雨等人為不可抗力因素都會造成項目延期，雖然在合同上已經注明項目可以延期，作為項目經理助理應當隨時關注，并為此做必要的儲備，防止產生不必要的資源浪費。

四、風險分析

基于以上風險識別分析后，確定每一種風險發生的可能性，并記錄下來。風險分析的目的在于分析風險對項目影響的可能性，對項目造成的危害，甚至能夠直接導致項目失敗的原因。除了要分析風險發生的可能性，還要分析風險對項目的影響，包括時間、進度、成本、質量等方面，不僅要重視風驗對項目造成的負面影響，還要分析風險可能給項目帶來的機會。在風險分析過程中，我采用會議的形式進行，還要請了有關領域的專家參加，以提高分析的準確性。在確定風險的可能性和影響后，接著我組織項目團隊成員確定風險的優先級，經過分析，我們認為風險按照以下排序。

（一） 技術風險：決定項目成敗，是項目質量的決定性因素。

（二） 資金風險：決定項目延期，成本增加等風險的關鍵因素。

（三） 質量風險：決定項目實施過程中是否能達到設計標準，滿足用戶需求，是項目是否通過驗收的關鍵因素。

（四） 溝通風險：決定項目干系人之間合作是否愉快的關鍵。

（五） 團隊風險：決定團隊各成員的穩定性，持續工作，決定項目團隊是否穩定的重要因素。

（六） 不可預見風險：此風險為不可抗力，作為項目經理助理應隨時關注。

五、風險應對計劃編制與應對措施

基于以上風險分析，我們針對不同的風險等級制定出相應的風險應對計劃。風險應對計劃主要針對影響該項目失敗或延期的風險，我們如何采取各種措施去回避，轉移，減輕負面風險，開拓、分享、強大正面風險。我們采取的主要措施如下：

（一）技術風險：技術是影響該項目成敗的關鍵，也是決定項目質量的關鍵。我們團隊成員基本上都是網絡工程師出身，在網絡設備調試中不會存在太多障礙。而項目中不僅僅只有網絡建設，還存在著其他方面的技術，在規定的時間內，利用自身現有技術是無法滿足用戶需求的，將會造成無法挽回的局面。所以對其他的技術采用廠家現場服務，軟件外包等方式將進行風險轉移，并且建議甲方購買廠商售后服務的方式進行售后質保。

在軟件二次開發中采用外包的方式進行，將采購的軟件與校園信息平臺進行整合，二次開發。我方負責準備工作說明書等相關資料，甲方負責提供用戶需求，軟件開發商負責軟件的二次開發，將這種開發風險有效轉移，并且可以在項目初期軟件開發與硬件實施同時進行，節約成本、控制進度、把我公司有限的資源用于提高企業的核心競爭力。

（二）資金風險：由于項目一次性投資比較大，公司在短時間很難籌集到位，這樣會致使項目所需設備不能按時到場，影響項目進度，導致項目延期，但不至于導致項目失敗。在招標的前期，我們已經和相應的供貨渠道進行項目前期溝通，供貨渠道承諾，一旦我公司中標，廠商會提供賬期延長的方式進行供貨，只需要我公司出具一定的申請手續和相應的預付款即可。

（三）質量風險：首先公司已經通過ISO9000質量管理體系的評估，在公司內部嚴格按照質量管理體系規定去工作，確保項目質量。而集群系統，SAN系統均有IBM公司提供現場技術服務，質量得到保證。在軟件外包選擇開發商時，該開發商至少是通過ISO9000質量管理體系評估的，并且通過CMMI 3級認證，這樣開發質量基本上可以保證。至于綜合布線系統，施工方已經出具了FLUKE的測試報告，只需在網絡設備調試過程中進行現場確認即可。

六、風險監控

通過以上的分析，該項目所存在的負面風險已經比較清晰，風險應對計劃制定完畢，該項目正式啟動，進入項目實施階段，風險管理進入風險跟蹤監控階段。風險監控主要目的在于隨著項目的進展，隱含的風險會逐漸暴露，如何監控以及應對那些隱含風險，隨時做出相應的項目計劃調整，使得項目的發展能在我們的監控體系下運行。該項目在2012年8月末通過項目驗收，并于9月上線運行，得到甲方的好評。

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