加強高校教學檔案管理工作的思考

簡華英

摘 要：高校教學檔案作為高校教學管理工作的重要組成部分，是反映和評估教學質(zhì)量及教學管理水平的重要依據(jù)，對高校教學工作的可持續(xù)發(fā)展起著重大作用。但是，教學檔案歸檔不及時，歸檔材料不完整的現(xiàn)象嚴重制約了高校教學檔案的質(zhì)量和日后的利用。本文基于這一認知對教學檔案的管理工作進行探討，以期推進該項工作的探索。

關(guān)鍵詞：教學檔案；管理；歸檔；制度

引言

檔案是歷史的真實記錄，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的紐帶，在社會各個領(lǐng)域發(fā)揮著不可替代的作用。而教學檔案則是學校教學實踐活動和教學管理工作狀態(tài)的真實記載，是反映和評估教學質(zhì)量及教學管理水平的重要依據(jù)，也是一所學校校風、學風的物化反映。教學檔案是學校在從事教學、科研以及其他各項教學活動中直接形成的，對指導和管理教學、推動教學改革起著重要的作用。

1、加強教學檔案管理工作的必要性

凡在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學檔案。教學檔案的收集、整理、保存和利用是學校教學管理工作的重要組成部分。而二級學院是學校承擔教學管理和教學實踐活動的基本單位，因此科學、系統(tǒng)、規(guī)范的教學檔案管理將有效提高整個學院的教學管理水平，對規(guī)范學校教學工作的秩序也有著十分重要的意義。但在實際教學管理工作中，人們往往忽視了對教學檔案的收集、整理，致使教學檔案歸檔不及時，歸檔材料不完整的現(xiàn)象時有發(fā)生。從而導致教學檔案不能全面地反映教學實踐活動和教學管理工作的全貌，嚴重影響了高校教學檔案的質(zhì)量和日后的利用，甚至影響了學校的發(fā)展。有的高校曾因教學檔案不全而嚴重影響了教學評估的質(zhì)量。因此，如何加強高校教學檔案管理工作就顯得尤為重要。

2、檔案管理對高校的發(fā)展有著重要的意義

2.1學校教學活動最重要的原始記錄

教學檔案反映了學校一切教學活動從開始到結(jié)束的全過程，同時，它又會對教學管理的過程起更好的監(jiān)督作用。它真實地記錄了教學的全部過程及教學管理的質(zhì)量。在日常教學活動中，所存在的不合理或不科學的問題都會體現(xiàn)在相關(guān)的教學檔案上，因此，可以依據(jù)教學檔案的原始記錄的內(nèi)容，不斷改進和提高教學管理水平。

2.2進行教學研究和教學改革的重要依據(jù)

教學檔案是一切教學活動的真實體現(xiàn)。當教學活動或教學管理需要改革時，教學檔案可以提供具有針對性的參考，通過教學檔案，可以找出當前存在的問題，重新調(diào)整或制定新的規(guī)章制度及教學運行中的各種方案，比如教學大綱、培養(yǎng)方案及學生的考核方式等都可以借鑒教學檔案。

2.3學校辦學能力及學生資格審核的重要依據(jù)

考核一個學校的教學水平，第一要看的是它的教學檔案材料。通過教學檔案可以初步地了解學校的教學管理水平和辦學能力。另外，畢業(yè)生的出國、當兵、成績及學位的資格審查主要是通過教學檔案的資料提供相關(guān)的證明材料。因此，無論是對教學評估，還是為用人單位提供資格審核，教學檔案的管理都有其重要意義。

3、教學檔案管理工作的有序開展

3.1教學檔案的搜集

搜集原始檔案資料是教學檔案管理工作的基本前提。在學校的教學運行過程中，一些具有價值的原始材料需要保存。作為教學檔案的管理人員首先應明確哪些材料需要收集，而且要采用最先進的科學方法進行收集。應對收集的材料進行整理、分類，及時地歸檔。同時，作為教學檔案管理的相關(guān)人員，應按相關(guān)規(guī)定制定相應的教學檔案管理計劃，定期歸檔。此外，一切教學活動都來源于學校的各個部門及學校的師生。要使所有的原始資料搜集準確，確實有一定的困難。特別是現(xiàn)在的教學模式多樣化，“2+2”出國學生、國內(nèi)大學交換生數(shù)量的不斷增加，特別容易導致檔案的漏存。這些問題都是我們在教學檔案的管理過程中應特別注意和避免發(fā)生的問題。

3.2教學檔案的整理歸檔

教學檔案的整理是一項復雜細致的工作，做為檔案的管理者應按檔案管理的相關(guān)流程做好要檔案的前期準備工作，如文件的歸類、卷宗題目、文件的排列次序、打印頁碼、錄入卷內(nèi)存檔目錄等。此外，在教學檔案歸檔的過程中，一定要依據(jù)最真實的原始資料，防止弄虛作假。特別是在歸檔的過程中應按一定的次序搜集材料，如教學、科研、管理等不同的階段進行。只有在所有資料齊全的情況下才能歸檔，使得相關(guān)材料更加連續(xù)、清晰、全面、真實，從而確保教學檔案材料的真實準確。

3.3教學檔案的保管

學校對教學檔案的保管，必須制定科學、客觀的教學檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理有法可依、有章可循。特別是當今社會做假技術(shù)先進，使檔案管理的工作尤為重要。對于教學檔案的保管應指定到人、到物。要由原則性強，同時又有一定的教學管理經(jīng)歷的人做檔案保管工作。隨著現(xiàn)代教學檔案管理信息系統(tǒng)的不斷完善，我校已建立和應用了部分電子檔案。這樣不僅可以減少儲存空間及人力等成本，同時也可以對一些允許公開的檔案建立查詢平臺，方便社會及學生的查詢，同時也方便了檔案的數(shù)據(jù)整理。

4、明確教學檔案管理工作的責任

4.1制定教學檔案管理的規(guī)章制度

首先要制定符合國家檔案管理規(guī)定且符合學校具體情況的檔案管理制度，既要科學又要客觀且人性化的教學檔案管理實施辦法。檔案管理要智能化、人性化，既要便于管理又要方便查閱。另外，要確立檔案管理人員的崗位責任制，無論是原始資料的搜集，還是整理立卷后的檔案都要由專人負責保管，做到責任到人、到物。教學檔案管理工作較為繁雜，不僅要有章可循，還要使全校師生對教學檔案管理工作的重要性有明確認識，并且使他們認識到教學檔案的管理涉及他們的切身利益，使人人重視檔案管理工作。

4.2樹立服務意識

無論是學校評估，還是學生步入社會，都需要查閱教學檔案。它是重要的“通行證”之一，查閱檔案是評估學校的教學水平和管理水平的主要依據(jù)。無論是學生考研、出國、應聘單位等，都需要提供在校的學歷、成績單等證明材料。所以教學檔案也是學生升學、就業(yè)最重要的考核材料之一。現(xiàn)在的用人單位不僅要看各種學歷證件，同時還需要學校出具的檔案證明材料，如出國留學學生的成績大使館需要函電核查等，這就需要我們樹立良好的服務意識，并要原則性強，不弄虛作假。同時為他人著想，制定人性化的管理流程。加強學校的檔案管理工作，也防止了假的證明材料給社會帶來的危害。因此，要充分調(diào)動檔案管理人員的積極性，樹立服務意識，使檔案管理工作在社會中發(fā)揮它的重要作用。

4.3提高教學檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和能力

要做好教學檔案管理工作，不但要有良好的服務意識，還要有過硬的業(yè)務能力。因此，要定期對教學管理人員采取多種渠道、多種形式的教學檔案管理知識的相關(guān)培訓。只有這樣，才能使檔案的管理更加科學化、規(guī)范化。做到與時俱進，主動摸索教學檔案管理工作的規(guī)律，只有這樣才能不斷提高教學檔案管理工作，使其為社會做出應有的貢獻。

總之，在高校的發(fā)展建設(shè)中，高校的教學檔案有著非常重要的作用。它是一個學校發(fā)展的歷史見證。高校應充分認識教學檔案管理工作的重要意義，不斷提升教學檔案管理的先進管理水平，形成先進的檔案管理模式，從而更好地推動教育教學工作的開展。

參考文獻：

[1]王炯.高校教學檔案管理工作淺析[J].高等職業(yè)教育—天津職業(yè)大學學報，2006，（9）.

[2]蔡青.關(guān)于高校教學評估與優(yōu)化教學檔案管理的思考[J].高教論壇，2006，（02）.

[3]中華人民共和國教育部.普通高等學校檔案管理辦法[Z].2008.