事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題探索

鎖春欽

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，這些技術(shù)在我國其他行業(yè)中的應(yīng)用也越來越多，針對(duì)事業(yè)單位檔案的管理就是其中之一。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多依賴于人力和紙質(zhì)，這也就導(dǎo)致了這一工作在展開過程中極易出現(xiàn)失誤或管理混亂的狀況，從而影響工作效率。信息化理念的出現(xiàn)和應(yīng)用為這一工作的展開帶來了極大的便利，但同時(shí)，我們也發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中依然存在著許多問題。本文將在這些問題的基礎(chǔ)上提出切實(shí)可行的解決對(duì)策。本文第一部分主要對(duì)現(xiàn)階段我國事業(yè)單位中檔案管理工作的具體展開狀況進(jìn)行了簡單介紹，第二部分則詳細(xì)論述了應(yīng)如何加強(qiáng)這一領(lǐng)域中信息化建設(shè)的具體對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理 信息化建設(shè) 問題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）03-00-01

對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)來說，任何行業(yè)的發(fā)展都離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的輔助。在這一理論的前提下，不難發(fā)現(xiàn)，我國社會(huì)的信息化程度正在不斷增高。針對(duì)本文所討論的問題來說，雖然信息化理念已經(jīng)在事業(yè)單位檔案管理工作中得到了初步的體現(xiàn)，但由于領(lǐng)導(dǎo)層重視程度不夠、信息化程度不夠深入、檔案管理人員專業(yè)性較差等因素的影響，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中依然出現(xiàn)了很多的問題，這一工作的開展并沒有達(dá)到我們的預(yù)期。本文將對(duì)這些問題進(jìn)行分析，并提出切實(shí)可行的解決方案。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的重視程度將會(huì)對(duì)這一工作具體的展開效果產(chǎn)生直接的影響。根據(jù)現(xiàn)狀來看，我國事業(yè)單位中還存在很大一部分領(lǐng)導(dǎo)層人員沒有意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，導(dǎo)致了這一工作展開過程中在人力和資金的投入上都出現(xiàn)了一定程度的緊缺。顯然，這樣的狀況必然會(huì)對(duì)實(shí)際的檔案管理工作造成影響。現(xiàn)代社會(huì)對(duì)工作效率的要求非常高，而如果相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員不能充分的將這一工作重視起來，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作開展的整體效率下降，反而浪費(fèi)人力物力。

其次，現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理的信息化程度還不夠深。根據(jù)我們的調(diào)查來看，在國家的號(hào)召之下，不同級(jí)別的事業(yè)單位都在信息化建設(shè)上做出了一定的努力，但這些單位之間具體的信息化程度卻存在很大的差異。部分單位已經(jīng)能夠通過信息化手段初步的代替人力來進(jìn)行檔案管理工作；部分單位則可以通過信息化相關(guān)建設(shè)完成信息錄入、統(tǒng)計(jì)等工作，但依然需要人力的輔助；而另一部分事業(yè)單位中信息化程度仍處于初級(jí)階段，信息化建設(shè)趨于表面化和流程化，大部分工作仍在沿用傳統(tǒng)的人力和紙質(zhì)方式進(jìn)行管理。顯然，這樣的方式不但會(huì)影響到檔案管理工作實(shí)際的效率，也會(huì)導(dǎo)致信息化建設(shè)受到阻礙。

檔案管理人員是展開這一工作的主體，這些人員自身的專業(yè)性也會(huì)對(duì)實(shí)際的工作效果產(chǎn)生影響。由于事業(yè)單位中存在一部分人員認(rèn)為這一工作僅包含數(shù)據(jù)記錄、整理等內(nèi)容，導(dǎo)致了部分單位在進(jìn)行人才招聘的過程中忽略了對(duì)檔案管理人員專業(yè)性的考察，從而導(dǎo)致整個(gè)管理隊(duì)伍的專業(yè)水平下降。針對(duì)本文所討論的信息化建設(shè)問題來說，部分檔案管理人員在工作過程中固步自封，不能及時(shí)的掌握新的知識(shí)和技能，這樣的心態(tài)必然會(huì)對(duì)實(shí)際的檔案管理工作造成影響。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

想要保證事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程首先就要將這一工作重視起來。首先，我們應(yīng)加大信息化相關(guān)理念的宣傳力度，通過講座等形式來提升事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。在這一過程中我們應(yīng)將宣傳的重點(diǎn)放在信息化技術(shù)自身在工作效率上所體現(xiàn)出的優(yōu)越性上，并表明完善的信息化建設(shè)能從根本上減少檔案管理工作在人力上的投入。其次，我們可以針對(duì)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層人員展開信息化相關(guān)培訓(xùn)，通過這樣的形式來幫助這部分人員盡快的接受這一理念，從而更好的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.制定總體規(guī)劃

從周期上來說，檔案管理是一項(xiàng)需要長期維持的工作，而傳統(tǒng)的管理辦法由于沒有完善的規(guī)劃已經(jīng)出現(xiàn)了資料丟失、查找困難以及空間不足等問題。在這些問題的基礎(chǔ)上，我們?cè)卺槍?duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)應(yīng)將總體規(guī)劃的制定放在所有工作的首位。在工作規(guī)劃的制定過程中，我們需要從以下幾點(diǎn)做起：首先，我們應(yīng)明確相關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程中的特點(diǎn)和未來的發(fā)展目標(biāo)，并根據(jù)這些內(nèi)容制定具體的規(guī)劃，避免因?yàn)橐?guī)劃內(nèi)容與事業(yè)單位實(shí)際的發(fā)展?fàn)顩r不符而影響檔案管理工作的展開。其次，在制定整體規(guī)劃的過程中我們應(yīng)注意整個(gè)系統(tǒng)的可移植性和可擴(kuò)展性。可移植性的考量主要是為了保證系統(tǒng)在其他計(jì)算機(jī)平臺(tái)上也可以應(yīng)用，避免因平臺(tái)原因而導(dǎo)致信息失效。可擴(kuò)展性上的考量主要是為了保證在檔案信息量不斷擴(kuò)大的狀況下不會(huì)出現(xiàn)空間不足的狀況。

3.加強(qiáng)信息技能培訓(xùn)

上文中已經(jīng)提到，檔案管理人員自身的職業(yè)素養(yǎng)是影響這一工作具體展開的關(guān)鍵因素，而針對(duì)于信息化建設(shè)工作來說，我們必須有針對(duì)性的對(duì)這些人員展開培訓(xùn)。在這一過程中，我們可以從單位外部邀請(qǐng)一些信息技術(shù)專業(yè)人員進(jìn)行具體知識(shí)上的講解，保證這些人員都能具備基礎(chǔ)的信息技術(shù)素養(yǎng)。同時(shí)，對(duì)于系統(tǒng)實(shí)際的操作來說，我們可以邀請(qǐng)事業(yè)單位內(nèi)部專門的信息技能專業(yè)人才來對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。我們也可以通過針對(duì)信息技術(shù)實(shí)際操作的考核來提升技能培訓(xùn)的整體效果。除了這一點(diǎn)之外，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理人員的招聘時(shí)也應(yīng)充分的將這些人員自身在信息技術(shù)上的素養(yǎng)作為考量因素之一。通過這樣的方式，檔案管理人員自身的專業(yè)性和職業(yè)素養(yǎng)提高了，在這一工作中施行信息化建設(shè)也就變得更有意義。

結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作中存在的缺陷主要有領(lǐng)導(dǎo)層重視不夠、信息化程度不高、缺乏專業(yè)型人才等。本文通過加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視、制定總體規(guī)劃、加強(qiáng)信息化技能培訓(xùn)等三方面分析了具體的建設(shè)辦法。除了本文中提到的內(nèi)容之外，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中我們應(yīng)將事業(yè)單位未來的發(fā)展放在第一位，并根據(jù)這些內(nèi)容來制定實(shí)際的工作方案。

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