大數據時代檔案管理模式的轉換與創新

黃福清

摘 要 在現今大數據時代，數據利用的規模在不斷擴大，這也就導致了以往的數據查詢與運用方式難以滿足現在的實際需求。為此，大數據時代檔案管理工作的開展，則要對海量的數據內容進行重新認識，以便更好地重新選擇運用方法，確保整個大數據內容的價值能夠被最大化地利用。其中，針對檔案內容的管理工作，檔案管理工作者需要讓大數據理念得以為檔案管理工作的進一步發展提供新方向，讓數據技術成為檔案服務質量提升的積極影響因素，讓社會大眾能夠在這樣的環境下享受到大數據所帶來的便利。

關鍵詞 大數據時代 管理模式創新 三位一體

1現代檔案管理存在的問題

1.1創新意識不足

目前，許多檔案管理人員受到傳統檔案管理思想的束縛，無法跳出圈子來看待問題，革新意識不強，改革覺悟不高，導致檔案管理工作一直止步不前，沒有突破。也正是因為檔案管理創新意識的缺乏以及創新手段的匱乏，導致了目前檔案管理出現瓶頸，嚴重的制約了現代企業檔案管理的進步。

1.2檔案管理體制仍處于舊式傳統管理

隨著社會信息化的發展，知識管理和信息管理的意識在現代企業中所占的比重越來越大，管理意識也越來越強，他們都希望通過辦公自動化及信息管理等手段應用來促進企業信息化的發展。但現實的企業檔案管理模式卻一直處于傳統、舊式管理，檔案未實現信息化及共享，且分散管理于每個部門中，沒有進行有效的檔案整合及科學規劃。

1.3檔案工作人才缺口較大

隨著檔案管理的發展，對于檔案管理人員的綜合素質也有了新的要求，但是就目前檔案管理人員的情況來看，綜合素質偏低，管理水平低下，在檔案管理上束手束腳，技術應用方面也存在較大的局限性，管理水平和檔案業務精通的綜合性復合人才更是少之又少。由于檔案工作人員的技術水平局限性，即使在當前這樣快速發展的網絡環境下，也無法使用先進的網絡技術來進行檔案的有效管理，使檔案管理的效率大打折扣，也無法使當前的管理技術得到進步。

2大數據時代檔案管理創新的必要性

目前，事業單位檔案管理工作大多數停留在傳統的管理模式下，檔案息息的錄入、存儲方式比較傳統，很容易出現檔案信息失真、丟失的情況，從而不利于事業單位的發展。而信息時代的到來，使得檔案管理工作只有結合時代背景及需要，不斷創新，才能有效提高檔案管理水平，發揮檔案的真正作用。

3大數據時代檔案管理模式創新的建議

3.1創新檔案服務內容

檔案服務內容變化為我國各地檔案服務部門敲響了警鐘，因此本文建議從以下幾個方面實現檔案服務內容的創新：

（1）創新檔案服務理念。為了實現檔案服務內容的創新，首先需要做的便是進行檔案服務理念的創新，這一創新需要圍繞人性化服務、個性化服務、智能化服務、知識化服務四個角度開展。例如，我國武漢市檔案局便通過引進智能化檔案數據處理系統實現了智能抓取有效信息、快速完成數據分析任務、便捷服務通道提供等，由此使得武漢市檔案局檔案知識的廣泛傳播獲得了極為有力支持。

（2）拓展檔案服務途徑。微服務、遠程服務、云服務均屬于大數據時代我國檔案部門可以選擇的檔案服務拓展途徑，就如上海大學檔案館、武漢市檔案局、“南京檔案”“貴陽檔案”“青島檔案”均屬于該領域的代表，其中“南京檔案”為南京市檔案局開設的微信公眾號，該微信公眾號能提供公共信息的咨詢和查詢服務，有效拉近了檔案與大眾之間的距離，檔案信息服務效率、服務范圍均由此實現了長足提升。此外，云服務指的是以按需、易擴展的方式獲得所需服務。國家檔案局開展的“中國檔案云”項目便屬于云服務的代表。該檔案局正是通過云服務為我國民眾提供了開放檔案信息查詢利用服務，有效推動了我國檔案服務內容的創新。

3.2三位一體檔案防護

大數據時代在帶來積極影響的同時也會對檔案管理工作帶來安全威脅，因此本文建議檔案部門建設三位一體檔案防護，這里的三位一體指的是人防、物防、技防，具體防護策略如下：

（1）人防。科學技術的發展推動了檔案管理工作的進步，而大數據時代下檔案管理部門應通過完善檔案安全責任到人制度、建設檔案大數據人才專業隊伍，實現檔案數據的“人防”；制定檔案機密信息保護制度、成立以單位一把手為頭的檔案安全領導小組、重視大數據人才培養等均屬于檔案管理部門可以采取的具體措施。

（2）物防。加強各級綜合檔案館安全建設、改善檔案保管保護條件便能夠有效滿足檔案管理的物防需要，這一過程需要側重于高新技術的應用和隱患的排除。

（3）技防。通過建立檔案信息系統安全保密防護體系、建設檔案大數據存儲備份中心、開展重要檔案異地異質備份保管，便能夠將大數據時代檔案所面臨的安全威脅降到最低。而在大數據產業園區建立檔案資源備份中心屬于檔案管理部門可以采取的具體措施。

3.3加強與社會的合作

與社會的合作需要體現在與檔案形成者合作、與檔案利用者合作、與網絡服務商合作三個角度，具體合作側重點如下：

（1）與檔案形成者合作。幫助其完善建檔工作、大力征集家庭和個人檔案，由此能夠實現更多有價值檔案的挖掘。

（2）與檔案利用者合作。在了解檔案利用者需求的同時，還應透視其隱性需求以提供預測服務。

（3）與網絡服務商合作。借助網絡服務幫助其實現垃圾信息剔除，并結合專業公司開展電子檔案管理，來進一步提升大數據時代檔案管理工作水平。

4結語

綜上所述，信息時代的到來，給檔案管理工作帶來了巨大的機遇，面對這種機遇，事業單位應當不斷創新，結合自身發展，積極推行檔案的信息化管理，真正實現信息化發展。檔案管理是一項至關重要的工作，事關事業單位的發展。信息化時代里，事業單位應當積極轉變觀念，創新檔案管理手段，革新檔案管理制度，加強專業人才的培養，只有這樣，才能促進檔案管理工作的高效開展，進而發揮檔案應有的作用。

參考文獻

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