檔案創新化管理的重要性與管理方法

施展 曲加杰

摘 要：檔案記錄了一個企業或者單位的發展過程，是一份寶貴的信息資源。檔案管理對于整個單位來說也是非常重要的，檔案管理的創新化和規范化直接關系到領導決策自己單位未來發展的方方面面。本文主要以對檔案的創新化管理方法的探討，以求實現檔案管理中迫需解決的問題，對提高檔案管理的科學化水平具有重要的意義。

關鍵詞：檔案管理；檔案管理的重要性；管理方法

檔案對于一個單位的發展極其重要，整理好檔案是一件功在當代利在千秋的大事。對于檔案的管理是一項基礎性的工作，可能并不能產生直接的經濟效益，可無可置疑的是，它的作用卻是最不可少的，影響潛移默化的體現在單位的方方面面。

一、檔案創新化管理的重要性

有些單位對檔案管理的重視并不高，普遍都認為這是無足重要的工作，所以，領導的不重視，加上工作人員的自我意識不強，關于檔案管理的方方面面都比較落后，普遍存在著檔案管理的硬件設備陳舊，在管理過程中缺乏有效的方法策略。關于這一部分，筆者主要探討檔案管理對于單位或企業的重要性問題。首先，檔案是一個單位發展的重要見證。為了更好的發展，必須要對單位的成歷程有一個記錄，一個單位要想發展壯大，是急需要有一份檔案的。因為這份檔案記錄了本單位發展的點點滴滴，從最初的建立、機構的變革、人事的變動，會長生關于單位發展的很多文件資料，只有將這些資料進行歸總保存，才能在將來的發展中，有參考，對于不好的方面可以規避，對于好的方面可以大力發展。總之，單位發展的方方面面，都可以在檔案中得到一份完整的解答。其次，檔案也是制定某些重要決策的重要參考。檔案管理對于單位來說，是一份重要的參考文獻，重大決策必須要參考相關的檔案。做出一個明智的決策，需要一定的支持論證，是否有利于單位的發展，是否符合單位的現狀，對于決策人員來說是需要特別考慮的，而檔案是最詳實的記錄了這一切的文件，所以對于決策者來說，是無比珍惜的。總之，對于一個單位來說，一個明智的決策離不開一份詳實的檔案。再次，檔案也是單位宣傳的重要標牌。對于任何一個單位來說，宣傳是不可少的，宣傳的真實性是很重要的，人們更看重的是一個單位的歷史積淀。所以有一份詳盡的歷史檔案對于宣傳來說便是重要的標牌。這不僅是單位發展的重要見證，更是對能力的一種證明。所以檔案管理需要加強管理力度，要提高管理效率和質量。

所以，檔案管理對于單位發展有著很重要的作用，必須加強重視，在加強重視的同時，更應該提高檔案管理的效率，這也是筆者接下來探討的關于檔案創新性管理方法。

二、檔案創新化管理方法探討

上文已經論述了檔案管理對于單位發展的重要性，那么既然檔案管理這么重要，怎樣才能實現檔案管理的創新化發展呢，筆者認為應當對癥下藥，就存在怎樣的問題應當提出怎樣的解決之道。

筆者提出了兩點關于檔案管理的針對性解決方法。第一個方面便是檔案管理得不到重視。對于這一問題，筆者認為，應該提高提高領導者的重視，讓他們認識到檔案管理的重要作用。一個企業的重要方針政策的制定，是領導集體的智慧結晶。所以對于檔案管理工作，更應該成為領導們重視的一大塊。檔案工作可能并不會產生特別明顯的經濟效益，但是它的作用卻貫穿在一個單位的方方面面。對于領導者來說，不能忽視檔案管理這一項基礎性的工作，關于檔案管理，由領導帶頭，在整個行業范圍內樹立“檔案帶動效益”風，讓每一級的單位都能認識到檔案管理的重要性和緊迫性。與此同時，領導階層要實行定期的職工培訓，對于檔案管理職工的能力水平應得到很大的提升。這樣才能營造一個關于愛護檔案的好勢頭。第二個方面是最重要的一個方面，實現檔案管理的創新化發展，創新化發展重在創新。對于檔案管理工作，再也不能沿襲傳統的管理方法，應當緊跟時代步伐，實現創新化的發展。只有確定了這個總方向，才能提出一系列的建設性意見。那么怎樣才能實現創新化發展呢，筆者提出了幾點建議。首先是設備的創新。硬件設施好了，才能全方位跟上發展。所以設備的更新是很重要的，有些單位不重視檔案管理，使得對于這一方面的投資力度少之又少，所以設備更新也很慢，陳舊的設備對于管理來說，便是一個很大的障礙，所以更新設備是當務之急。其次，配備創新型人才。對于檔案管理這份工作來說，大部分都是一些即將退休的老員工，存在著普遍的老齡化問題，所以必須更新管理人才。高校大學生便是一個重要資源，引進具有創造力的大學生，與具有多年工作經驗的老員工進行合作交流，必會產生創新性的發展建議。再次，應從員工自身入手。加強對員工的定期培訓。領導層應加強與行業先進單位的溝通，讓自己的員工可以到這些單位培訓參觀，學習先進的管理經驗，以求檔案管理的創新型發展。最后，必須實現思想觀念的創新。觀念是一個國家，一個社會，一個企業發展最重要的。無論哪一方面的發展，只要營造一個良好的觀念，必然會產生出創新的念頭。所以最重要的便是實現思想觀念的創新。管理觀念的創新是一單位檔案管理的靈魂。只有觀念創新了，才能實現管理創新，才能實現服務的創新。只有將平時的封閉式管理觀念轉化為開放的緊跟時代發展的創新性管理觀念，那么才能實現檔案管理的創新性發展。

三、總結

檔案管理是一個單位的重中之重，本文已就它的重要性進行了論述，希望能夠得到更多的工作人員的重視，然后就它的創新化管理方法提出了建議以求檔案工作更好的為現代化建設服務，更好的適應經濟社會的發展需求。

作者簡介

施展（1988--），女，山東青州人，本科，畢業于石家莊鐵道學院；現有職稱：初級政工師；研究方向：檔案管理。