淺談提高機關事業單位檔案管理的信息化水平

孫昀

摘 要：近年來，大多數機關事業單位運用電子政務系統來提高自身的辦公自動化水平。機關事業單位在工作上對檔案管理具有十分重要的地位，但單位人員因工作原因頻繁變動，因此需要對機關事業單位加強檔案管理信息化的工作，促使檔案管理水平的提高以及單位人員檔案能夠完整，有利于檔案管理的歷史資料利用率得到有效提升。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；信息化水平

在市場經濟快速發展的過程中，機關事業單位每天都會產生大量的檔案資料，內容也更加多樣與復雜，為檔案管理人員帶來了巨大的考驗。尤其是在信息化背景下，需要檔案管理人員及時掌握各種新技術，熟練操作先進的設備，確保檔案管理工作效率得到提升。這樣才能保證檔案收集、整理、歸檔、存儲和利用等工作的順利進行，更好地服務于機關事業單位的發展。

1加強檔案管理信息化建設的重要意義

1.1檔案管理工作效率的提高

由于檔案資料的管理較為落后，傳統的檔案管資料非常復雜和繁亂，單位員工的資源較少，且機關事業單位檔案管理涉及到大量的工作方面，因此導致檔案的利用率降低且容易遺失。機關事業單位加快信息建設后，檔案管理的人員能有效提高對工作的積極性，加強工作效率的提升，能及時有效地對檔案進行管理與減少資料的繁雜性。

1.2有利于檔案管理的安全性與穩定性

完善信息化建設能更有效地對電子檔案進行保存且保密性較強，讀取非常便利，能更好地保證檔案資料在傳輸與儲存的過程中安全性能提高。與傳統紙質版的檔案管理相比，該儲存方法能延長對電子檔案保存的時間，且能對檔案進行備份。

2機關事業單位人事檔案管理信息化存在的問題

2.1信息化認識不夠全面，發展不均衡

在信息化已經普及的今天，有大量的事業單位在檔案管理工作方面卻并沒有信息化的思維。這些事業單位的領導對信息化對重視程度不夠，認識不全面，簡單地把信息化檔案管理工作理解成使用計算機來管理檔案，只是把信息化的作用發揮出一小部分。或者配備的信息化設備陳舊落后、軟件選擇不科學、應付了事。這樣就造成了各單位間，以及上下級單位間檔案管理工作流程不統一，軟件不兼容，數據難共享的難題。各單位檔案管理工作發展不均衡，很大程度上會制約信息化檔案管理工作在該系統內的實施。

2.2檔案管理工作效率低

當前，很多機關事業單位仍然采用傳統管理模式，以紙張、照片和錄像等形式存儲檔案，這樣既不便于管理，也無法實現長久保存，容易出現損壞。由于機關事業單位管理工作非常繁雜，存在著大量的文書和文件等資料，若是采用手工登記的方法，則很難提升工作效率。信息化環境下，需要檔案管理人員提高重視，充分利用網絡技術、計算機技術，簡化工作流程，讓檔案管理工作高效、有序進行。

2.3機關事業單位管理人員的專業水平不足

在現代社會，各個工作都對專業化的水平較高，機關企業人事管理對于管理人員的專業性也有較高的要求，由于人事檔案管理人員在傳統的管理模式上是使用手工作業的方法，對于信息化技術的知識了解較少，相關的業務能力與意識方面都沒能得到提升，不能滿足對信息化建設的專業化需求。由于機關事業單位未能對檔案管理人員進行系統培訓，導致管理人員對現代化的檔案管理手段與業務技能方面不熟悉，使得信息化建設無法有效且迅速地開展，造成檔案管理工作缺乏規范性。

3如何提高機關事業單位檔案管理信息化水平

3.1加強領導重視，完善管理

檔案資料記錄著經營成果、工作成效、人事變動等內容，機關事業單位應加強對檔案資料的管理，并確保檔案中的內容準確和完整，利用檔案的信息開展總結工作，制定有效的決策。檔案管理人員和領導人員應對檔案管理的信息化建設提起重視，通過提升檔案管理的信息化程度，確保檔案資料能發揮其有效的作用。在針對人事檔案信息化管理時，還應對管理制度進行完善，從整理、查閱、收集以及歸納等的方面對其管理，對檔案信息管理能高效運作。

3.2提升檔案管理的規范性

機關事業單位業務較多，每天都會形成各種檔案資源，且數量很龐大，涉及方方面面的內容，且各部門之間相互獨立，造成檔案資源極為分散，無法實現統一編制。基于此，機關事業單位要對檔案進行集中統一管理，將檔案管理工作的標準與規范明確下來，為檔案信息的開發與利用創造有利條件，讓檔案信息及時、準確提供給所需部門。同時，機關事業單位通過提升檔案管理的統一性和規范性，能夠更好地共享信息資源，避免浪費過多的人力、財力和物力，推動單位的進一步發展。

3.3提升檔案管理人員素質、合理配置檔案管理人員

對檔案管理人員素質的提升，要從兩個方面來進行。一方面要引進高學歷的檔案管理人員，提升檔案管理隊伍的平均學歷，另一方面則是對現有的檔案管理人員進行信息化的培訓，加強他們對檔案管理信息系統的學習使用，將現有的系統發揮出最大的作用。在提升檔案管理人員的職業能力素質和學歷素質的同時，還要對檔案管理人員隊伍進行合理配置，增加專業的信息技術人才。

3.4加大信息化系統的開發整合力度

信息化發展到今天，許多技術方面的問題都已經不是難題，通過技術手段可以實現數據的共享和交換。事業單位的檔案管理工作，應當注重技術的開發和使用，通過過硬的技術手段加強不同系統和上下級系統間的鏈接，使得分散存儲在不同服務器的檔案資料數據實現交互，這樣才能夠在不同的單位和上下級單位間進行檔案資料共享，實現檔案資料的價值最大化。

4 結語

信息化背景下的檔案管理工作有了改頭換面的變化，對于檔案管理工作效率起到了很大的提升作用。但是我們同時發現，檔案管理工作仍然存對信息化認識不全面發展不均衡、檔案管理人員素質偏低、檔案資料存在泄密風險、檔案資料價值不能放大的問題，筆者認為通過加強對檔案管理人員進行系統的信息化培訓、加強技術防范手段的運用以及加快信息交互技術的開發使用，能夠解決這些問題，使檔案管理工作更加高效便捷。

參考文獻

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