如何有效提升事業單位人力資源檔案管理水平

趙佳

摘 要：在事業單位所要做的眾多工作之中，人力資源檔案管理工作十分重要，此項工作的順利開展是事業單位各項生產穩步進行的保證。因此，事業單位要想更好地發展，就必須提高人力資源檔案管理水平，但是，隨著事業單位人力資源管理制度的改革，傳統的工作模式已經無法滿足事業單位發展的需求，因此，檔案管理工作需要創新。本文就提升事業單位人力資源檔案管理水平的必要性，事業單位人力資源檔案管理存在的問題及提升事業單位人力資源檔案管理水平的主要對策進行簡要論述。

關鍵詞：事業單位；人力資源；檔案管理；水平

我國的人事檔案管理工作隨著改革開放的深入推進而發生了巨大變化。近年來，受社會主義市場經濟體制改革的影響，以“雙向選擇”為特征的人才流動越來越活躍，人員流動也非常頻繁，而人才流動的結果也使多年來不同所有制身份對人才合理流動的禁錮被打破，進而逐漸暴露出原有人事檔案管理體制存在的問題。人事檔案怎樣和時代發展保持同步，同時將服務社會的職能充分發揮出來，是擺在我們面前的一個首要任務。

1 提升事業單位人力資源檔案管理水平的必要性

1.1 有利于促進事業單位的可持續發展

事業單位人力資源檔案管理，對事業單位的發展有著較大的影響，其可以幫助管理者充分掌握公司職員的基本情況，可以為管理者制定發展策略以及規劃提供必要參考。只有最大限度的利用人力資源，才能提高企業的競爭力，才能做到才盡其用。充分利用人力資源檔案，可以了解員工的特長，可以將其安排到適合的崗位中，充分發揮員工的聰明才干。在對人力資源檔案進行查閱時，還可以了解人員的素質以及業務能力，人力資源檔案還對員工的品行有著記錄與反映，在利用檔案資料時，需要做好分析工作。事業單位還需要制定內部考核制度，人力資源檔案是對員工進行任免、調配的重要依據，人力資源檔案中記錄著員工受到的獎罰情況。人力資源配置可以使人與物充分的結合在一起，可以提高人力資源的利用率。人力資源管理具有動態性，事業單位在發展的過程中，會出現人員流動或者崗位變化情況，為了更好的激發員工工作的熱情與動力，還需要實現人力資源檔案的共享，這樣可以促進人員的合理浮動，可以保證人力資源配置的最佳性。人力資源檔案管理還可以促進事業單位的可持續發展，為管理者制定長遠的發展 戰略有著促進作用。

1.2有利于挖掘員工內在的潛力

人力資源檔案中對所有的員工工作情況、工齡、獎懲都是真實的記錄，伴隨著員工的一生。因此，事業單位的管理者進行工作調動的安排時，最大化地利用人力資源的檔案，通過人事檔案對單位員工的業務能力進行掌握及判斷，合理調動，使員工在新的崗位上發揮其內在潛能。

2 事業單位人力資源檔案管理中存在的問題

2.1 人力資源檔案內容缺乏真實性

在有的事業單位中，由于人力資源檔案管理存在漏洞，所以，人力資源檔案信息存在失真現象，由于管理不嚴，所以，很多員工都會出現檔案造假問題，很多員工都會偽造學歷，這些信息很難直觀辨認出真假，人力資源檔案管理人員往往沒有渠道來進行有效的鑒定工作，只能被動接收信息，而不真實的信息導致人力資源部門無法正確評估職工。

2.2人力資源檔案管理技術有待更新

人力資源檔案管理技術需要更新，傳統的檔案是以紙質的形式存在，所以，檔案管理工作也就是對大量的紙張進行保存以及保證其完整性。但是，當出現員工工作調動到另一座城市的情況，人力部門如需調取或查閱檔案，就要到另一座城市查閱調取，這對人力部門工作開展帶來不便。

2.3檔案管理人員數量不足

事業單位在進行裁員時，檔案管理部門一般都是最先開始的，由此大大減少了檔案管理人員的數量，影響了人力資源檔案管理工作的順利開展，制約了管理水平的提高，讓檔案管理工作日趨邊緣化。

3、提升事業單位人力資源檔案管理水平的具體措施

人力資源檔案管理工作存在的一些問題，導致檔案管理水平下降，長此以往，開展檔案管理工作的道路必定受到阻礙，因此，我們要思考出提升人力資源管理水平的對策，其具體表現為：

3.1 明確企業人力資源檔案管理的內容

現代企業招聘員工一般都要經過層層篩選，采用多種方法對應聘人員進行考核。一旦一個應聘人員被企業錄用，企業面試考核小組對應聘人員儀容儀表、應變能力、表達能力、判斷分析能力以及其它考核項目的評語、鑒定等材料，在經人力資源部門整理以后，應該歸入企業員工人力資源檔案。如果企業對應聘者有筆試考核，筆試成績與試卷等資料也應歸檔保存。

3.2建立健全人力資源檔案管理制度

在建立健全人力資源檔案管理制度時，具體實施過程要建立在科學合理的基礎上，嚴格的進行改革，對不符合時代發展，不順應社會形勢的規章制度要及時摒棄更新，這樣才可以使人力資源檔案管理工作更加制度化、規范化。建立健全人力資源檔案管理制度的具體做法是：首先，要重視人力資源檔案的收集工作，收集的過程中要小心謹慎，保證檔案的完整性，以免影響檔案存在的價值；其次，對檔案的鑒別工作要嚴謹，遵循一定的鑒別規則，與相關鑒定部門通力合作，偽造的 檔案，一經發現，當場銷毀；最后，檔案借閱及調取時要格外注意，這與其他文獻刊物不同，要確保其完整性及安全性。

3.3提高人力資源檔案管理人員的素質水平

管理人員的素質水平將直接影響到事業單位人力資源檔案管理工作的最終效果，所以為了促進事業單位人力資源檔案管理水平的提高，就需將檔案管理人員的素質水平予以全面提升。事業單位應定期開展相關理論知識的學習和實踐活動，對檔案管理人員的業務水平進行強化，讓其對新的檔案管理理論知識和技能及時掌握，進而高質量地開展工作。與此同時，需對人員的職業道德素質予以強化，保證能夠以認真、嚴謹的態度管理人力資源檔案，防止弄虛作假的現象發生，使人力資源檔案的真實、科學性得到保證。除此之外，還需建立完善的獎懲機制，充分結合檔案管理人員的工作情況實施獎懲，促進工作人員的積極性和主動性的提高，以順利、高效地開展人力資源檔案管理工作。

3.4改革創新人力資源檔案保存方式

伴隨著信息化的發展，電子時代也隨之到來，人力資源檔案的保存模式需要進行改革創新，向信息化、數字化領域邁進。檔案管理人員可以通過信息技術，建立檔案數據庫，將所有的檔案進行編號，然后通過高拍儀拍攝檔案內容，并以圖片 的形式保存檔案，最后將其錄入電腦，這樣通過連網便可以異地查閱檔案，這種管理模式使檔案查閱工作更加方便快捷。開展檔案保存方式的創新工作，可以實現檔案信息資源的共享化，促進事業單位各方面工作的進一步發展。

4 結論

當前社會發展比較快，經濟制度也在不斷的完善，事業單位必須對管理制度進行改革，為了提高自身競爭力，一定要對事業單位人力資源檔案管理制度進行優化，要提高對人力資源的利用率。傳統的人力資源檔案管理制度比較落后，所以，管理人員一定要做到與時俱進，要對人力資源管理方式進行改進，還要培養素質高、業務能力強的員工，這樣才能提高工作的效率，才能為單位創造出更加的利潤價值。

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