建設單位在工程檔案管理中的角色分析

施建俠

摘 要：近年來，政府大力發展基礎設施建設，多地采用集中建管模式，即成立專門的部門，負責政府投資的公共建筑、道路、橋梁、園林、學校等建設管理，建設單位在工程管理中對整個工程負責，期中也包括對工程檔案的收集、接收和移交等檔案管理工作。本文簡述了代建模式下各參與單位在工程檔案管理中的角色和責任，以及面臨的難題，提出了針對性的對策。

關鍵字：建設單位；工程檔案；管理；角色

1建設單位及各相關方角色定位

1.1名詞釋義

1.1.1 建設工程檔案：在工程建設過程中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄，簡稱工程檔案。

1.1.2 城建檔案館：為適應現代化城市規劃、建設、管理的需要，集中保管本城市建設過程中形成的需要長期保管的檔案機構。

1.1.3 建設單位：本文所稱建設單位是指市政府投資建設的代建主體，負責項目前期立項報建、招投標、施工過程管理、竣工驗收等工程全過程管理，并在竣工后將工程交鑰匙給使用者的單位。

1.1.4 使用單位：使用或者管理市政府投資建設工程的單位。可以是業主，也可以是管理人。

1.1.5施工單位： 由相關專業人員組成的、有相應資質、進行生產活動的企事業單位。

1.1.6監理單位： 是指取得監理資質證書，具有法人資格的監理公司、監理事務所和兼承監理業務的工程設計、科學研究及工程建設咨詢的單位。

1.2各相關方在工程檔案管理中的角色定位

1.2.1 城建檔案館角色定位①接收本城市重要的需永久和長期保管的城市建設檔案；②對接收進館的檔案和資料進行整理、分類、排架等管理工作；③對檔案的整理提出要求，對各參與方檔案業務進行檢查和指導，并參加建設工程的竣工驗收；④城市建設問題咨詢中心，開展城建信息交流。

1.2.2建設單位角色定位，作為建設項目檔案管理的主體，（1）對工程建設的原始資料親自參與，保證資料真實準確；（2）對工程檔案資料收集、整理、編制、歸檔等進行業務指導和檢查，提出具體的整改意見；（3）協調施工監理單位向城建檔案館、使用單位移交。

1.2.3使用單位角色定位：對接收的工程檔案整理提出要求，接收使用或管理工程完整的工程檔案，開出接收證明，以備維修、擴建使用。

1.2.4施工、監理、設計、勘察單位角色定位：按照城建檔案館、建設單位的要求，負責收集、整理工程建設過程中形成的檔案，并按規定移交給相關方。

2.存在的問題

2.1施工、監理單位管理缺失，檔案流失嚴重。原因有三：（1）管理制度不完善，沒有完善的收集和交接制度，檔案資料有的存在于技術人員手中，有的存于資料管理員手中，沒有實行集中統一管理，加上檔案人員變動頻繁，如果沒實行嚴格的交接制度，檔案隨人走，那么檔案流失就不可避免了；（2）思想上不重視日常資料的歸集，等到最后竣工結算需要交資料的時候，發現檔案散落在各處，無法收集齊全；（3）工期較長，有的項目由于征地、拆遷和前期立項報建工作等種種原因，致使工程工期較長，有的從立項到竣工驗收要十幾年時間，時間跨度長增加了工程檔案收集和保管的難度，極易造成損壞和丟失。

2.2建設單位協調困難。建設單位作為溝通主體，既需要和城建檔案館、使用單位協調，又需要和施工監理勘察設計單位協調，難度很大，原因如下：

（1）法律法規和實操之間需要協調。例如城建檔案館依據有關法律法規要求建設工程實行總承包的，由總包收集、匯總后一起向檔案館移交，否則不接收。但是考慮到很多項目分為很多標段，不能因為一個標段或者分包沒有完成移交工作，就影響其他標段的正常竣工、結算，經過協調，和城建達成一致，分類靈活處理。

（2）資料共用情況復雜。同樣，有的工程分為很多個標段，且時間跨度較長，工程準備階段文件是共用的，且只有一份，如果沒有匯總收集、移交的話，期中一個標段交了，其他標段就缺少了工程準備階段文件，需要和城建檔案館、使用單位說明情況，以及資料共用情況。

（3）要求變化。隨著管理日益完善，有的工程跨時較長的，之前符合要求的，過了幾年有新的規定，需要重新整理，施工監理單位常有怨言。

2.3 指導不足。施工監理等單位由于是整理工程檔案的實際操作部門，對具體要求不是很清楚，導致套數不夠、整理的檔案不符合要求、竣工圖折疊的方法不對、數次整改仍不符合要求等一系列問題的出現。

3.優化管理對策

3.1管理到位，做好過程控制。前推管理，把管理往前推進，開展工程檔案“五同步”，指檔案管理與工程建設計劃、檢查、驗收、考核、結算同步。

（1）在工程招標及與勘察、設計、監理、施工等單位簽訂協議、合同時，應對工程檔案的套數、質量、移交時間等提出明確要求；

（2）工程技術人員檢查工程質量時，檔案人員同時檢查檔案整理情況；

（3）組織工程竣工驗收前，應對工程檔案進行預驗收；未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收；

（4）建立考核機制，將檔案整理考核納入到項目最終考核的一部分；

（5）在付款節點，加入檔案資料及時歸檔的要求，作為付款的必要條件或收取適當數額的歸檔保證金以確保檔案及時、完整歸檔。

總之，工程建設與工程檔案整理同步，將檔案管理工作納入合同管理是確保 “五同步”有效實施的重要措施。

3.2準確定位，做好統籌協調。

所謂協調就是主動調和相互作用的子系統之間的能量、物質、信息交換以確保管理的高效率，它的內容包括人際關系、組織關系、資源技術供求信息等。建設單位應該身具“協調管理”兼“技術管理”的角色，代表業主對整個工程項目從施工準備到竣工驗收、檔案移交全過程實行管理和監督，所以實際上也是一個總體協調和管理者。

（1）主動作為，加強溝通。由于建設工程項目，具有投資大、規模大、建設周期長、生產環節多、參與方多等諸多特點。作為工程主導方的建設單位搞好協調工作就顯得特別重要。要積極主動用溝通來推進、解決問題。

（2）高站位思考，充當好橋梁。因為建設單位是協調的主體，協調即要堅持原則，又要照顧相關方的合理訴求，公正、合理地維護各方利益。

3.3指導到位，做好業務培訓。采用多種方式，做好工程檔案收集和整理工作的指導和培訓工作。

（1）將整理套數、是否原件、整理要求和格式一次性告知施工監理單位，列出個一次性告知單。

（2）充分利用網絡技術，在門戶網站上掛上整理的視頻以及案卷清單、卷內目錄、卷內備考、竣工圖章等樣板，以供施工監理單位參考。

（3）現場培訓和指導，必要情況下，要開展工程檔案專項培訓，去工地現場指導工程檔案立卷、編目、整理，示范竣工圖折疊方法等，也可以將在建工程項目檔案資料員集中起來培訓。

4 結語

鑒于工程檔案對于工程進行檢查、維修、管理、使用、改建、擴建、工程結算、審計、決算等都是重要的技術依據，應該說一個優質工程就包括一套完整準確的工程檔案，在代建模式下，作為建設單位一定要完善制度，做好全程控制，從源頭上把好質量關；積極協調，上傳下達，保證各方的利益得到切實保障；做好培訓指導，使工程檔案管理人員熟悉整理要求，為城市建設保存好完整的史料。

參考文獻

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