淺談事業單位檔案管理的現代化及電子化發展

李丹

摘 要：在事業單位檔案管理工作中，現代化及電子化檔案管理，占有著十分重要的地位，如果事業單位檔案管理還按照傳統的管理模式，勢必會造成事業單位的辦事效率的拖延和滯后，進行現代化及電子化改革，推進檔案管理的現代化進程，其管理是否具備現代化及電子化標準，其設備是否完備，這是真實客觀地反映事業單位政治面貌和整體形象的重要標志。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現代化及電子化

隨著經濟飛速發展和現代化的推進， 全國范圍內都在人事管理、機構精簡、行政體制等方面逐步進行完善著， 與此同時， 這個背景也推動事業單位在檔案管理舊模式的改革方面，提出了全新的挑戰和新課題。特別是近年來， 隨著計算機和網絡普及于各行各業， 各種格式的文件都是直接由電腦或者移動終端來輸入和傳輸的， 無紙化辦公正在成為一種現實景象，新手段和新途徑所產生的圖形文件、圖像文件以及電子文件等， 都客觀上要求和促使傳統的檔案管理人員必須要進一步了解和掌握現代化及電子化手段， 理清思路，順應形勢， 實現檔案管理現代化及電子化方式， 這是每個檔案管理相關人員都要面對的十分重要的問題。

1 基層事業單位檔案管理現代化和電子化的內涵和要求

1.1 實現檔案的無紙化保存

檔案管理方面的存儲是關鍵，相對來看，現代化檔案管理實現了以電子存儲為主的發展模式，在互聯網發展階段，無紙化辦公已經開始實施，它有利于存儲與查找，工作效率得到了很大提高。

1.2 強化檔案管理的電子化

與科技發展同步，檔案在壓縮管理技術上得到了很大提高，實現了低成本管理，保存過程更是便利，且能實現長期保存，利于日后各個相關部門以及人員的使用。

1.3 最大限度的利用檔案

從基層事業單位看，檔案的使用頻率十分大，社會發展階段各個方面都會利用到檔案，所以，檔案記錄過程中跟要以社會的發展為基礎，通過創新，不斷發掘檔案利用與存儲的價值。

2 檔案管理進行現代化及電子化發展的重要性

2.1 契合時代發展趨勢，保證檔案管理工作效率

檔案管理中應用現代化及電子化的方式，可以極大地縮短檢索時間，大幅度提高準確率，還可以保證信息更方便的儲存和傳遞，與此同時，提升了計算機對檔案進行更科學和嚴密地管理，使檔案管理隨著現代化及電子化的參與，而變得更具深度和廣度，讓事業單位的檔案管理更能夠符合科技和信息日新月異的發展要求。

2.2 規避傳統檔案管理方式的弊病

伴隨著現代化進程越來越快，越來越多的新生事物使檔案管理的內容和形式也更具備著復雜化和多樣化的特征， 檔案內容相應地擴大更廣闊的范疇。但是， 還有為數眾多的單位所對應的檔案管理方面，卻滯后不前，沒有與時俱進， 跟隨現代化的步伐，相反的，仍然缺少十分重要的硬件設施， 軟件配備更是嚴重不足， 即使有了部分設備，但缺乏精通此領域的專業人才， 沒有辦法用計算機和網絡技術，及時有效地對檔案進行相應的現代化及電子化管理， 一味沿襲傳統管理方式的問題仍然特別嚴重。

2.3 積極推動檔案業務工作

傳統的檔案管理方式都特別費時費力，各項流程都比較麻煩，檔案管理的現代化和電子化極大的降低了工作強度和投入的時間和精力，從根本上提高了工作效率，對檔案所進行收集、匯總、分類等工作都是更精準和便捷，盡最大可能避免了人為的低級錯誤。同時也極大提高了服務用戶的質量。之前的檔案都是紙質文件，占用巨大的空間，現代化及電子化的電子文檔完全避免了這樣的問題，從技術上規避了類似的一系列問題。

2.4 促使檔案更形象直觀，使相關信息更易于查詢和使用

現代化及電子化檔案管理，可以充分利用多媒體技術，將眾多的靜態文字資料轉化成更方便人記憶和感知的圖片圖形、聲頻聲音，鮮活的影像和活動的圖片等，將之前的傳統的文字資料進行集成化的統一管理，進行更科學合理的安排，然后可以對原文件直接進行檢索，以及與計算機聯網，這樣一來，應用上就十分方便，有價值的紙質檔案變為相應的電子文檔，在光盤上保存即可，極大的方便計算機對其進行分類查詢。

3 現代化及電子化發展應用于事業單位檔案管理的方式

3.1 對檔案檢索及目錄的管理

檔案的目錄是檔案管理中特別關鍵的部分， 隨著計算機的推廣和普及， 檔案的目錄也隨之開始從手寫轉為微機打印。通過檔案管理的特定軟件， 就可以把所有檔案目錄和有關資料根據具體的分類標準， 把它錄入計算機里面， 程序就會自動把它進行匯總與歸納。如果在調用某些檔案的時候， 只要輸入相關的信息， 所匹配的管理軟件就能夠呈現出那些檔案的精準存放位置，也包括文件摘要方面的具體內容。如果要盡最大可能縮減檢索時間， 就會極大提升它的準確率，也能確保信息的全面。

3.2 進行庫房管理的現代化及電子化

伴隨計算機信息技術的持續更新進化， 事業單位相關的工作人員就能夠建立健全相對應的一套管理系統，該系統也相應地符合現代化標準的檔案庫房。

3.3 積極配合和輔助檔案業務工作。

檔案業務工作種類繁多，包括很多細節的內容，例如對檔案的收集、保管、整理、鑒定、利用、銷毀等相關程序和行為。在檔案業務的一系列流程里， 其工作事務十分繁重， 也會產生眾多檔案信息， 這個時候就可以用計算機來操作。

3.4 要通過多媒體技術， 把紙質文件轉化成電子文檔

3.4.1 要積極建立與之相適應的強大數據庫， 把數據庫本身的系統和結構都趨向于更規范，更符合標準化； 將多媒體作為工具，把靜態圖片、圖形、聲音、活動影像等等都整合起來，進行統一化的集成管理， 再根據光盤的諸多特點，比如讀寫速度快、容量大還有能夠對原文件進行直接檢索等等，還可以與計算機直接聯網來應用，并且十分方便， 將紙質檔案變為電子文檔， 將其在光盤上保存即可。

3.4.2 經過授權之后， 就能夠讓編研者能直截了當地從自己所對應的客戶終端， 把數據進行檢索，然后直接查詢，并且下載， 這一系列步驟可以給事業單位的相關檔案管理者帶來很大方便。

3.4.3 要建立檔案管理相對應的網絡系統

當前，計算機和網絡應用十分普及，檔案管理也必須要突破傳統， 與時俱進進行現代化管理， 這樣才能夠滿足現代化的應用需求。事業單位也必須要根據自身的需要和實際要求， 要建立相應區域的局域網， 還有與之相關的檔案管理相關的網絡， 這樣不僅僅利于對相關資源的充分有效的共享， 還能夠讓檔案室和相關科室溝通更順暢，為雙方搭建信息交流的橋梁， 要積極讓檔案管理實現現代化及電子化。

4 結語

要深刻明白一點，檔案是事業單位特有的獨一無二的信息，其重要地位一定要特別重視。其行為和管理也要與之其地位相匹配。許多事業部門的檔案是獨有的原始記錄， 有些甚至包含著獨有的專利知識和技術，這些檔案有些能夠為社會創造更大的財富，從某種程度上來講，還能促進社會主義社會的和諧發展，所以運用現代化及電子化管理檔案工作，意義十分重大。

參考文獻

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