供電企業檔案管理存在的問題及對策研究

呂昕洪

摘 要：供電企業掌握著用戶的用電信息，對供電情況進行記錄，為基層提供可靠的數據，供電企業中數據較多，因此需要進行定期有效的跟蹤，本文就對基層供電企業的檔案管理中存在的問題進行了分析，并且提出了相應的建議進行參考。

關鍵字：供電企業、檔案管理、問題及對策

1 前言

供電企業的檔案管理內容主要包括電力建設工程檔案、電力企業行政檔案、企業會計檔案、供電檔案，按照檔案的形式劃分有可以分為文書檔案、圖片檔案、數據檔案、電子檔案，多媒體檔案，用于企業的不同職能部門，并且檔案的管理量也比較大，給檔案的管理帶來了一定的難度，隨著科技、文化的進步，檔案的管理方式也有了很大的發展，但是要想取得高效益，就要不斷地總結和分析，善于發現解決問題，這樣才有利于供電企業的長久性發展。

2 供電企業檔案管理的重要性

企業檔案是企業在設立、生產、經營時直接形成的有參考、保存、利用的各種文字、圖標、聲像等不同形式、不同款式的歷史記錄。企業的檔案是企業的財富，他不僅僅是企業的歷史面貌的原始數據的依據，他對于企業今后的發展也有重要的借鑒依據，也是企業避免法律風險，維護企業權益的證據。

3 供電企業中存在的問題

社會的發展個企業管理帶來了新的理念，企業的檔案管理也朝著更具體化、復雜化進行發展，給企業的管理帶來了一些機遇和挑戰。然而，一些企業依舊采用過去的管理方式，導致無法適應時代發展，無法進一步提高企業管理的科學性和有效性，因此本文就對現在出現的問題進行分析：

3.1 前期的管理不當為后期帶來困難

一些一次性檔案由于數據的復雜給管理人員帶來了困難，加上部分企業沒有重視起檔案的管理。為檔案的后續管理帶來了困難。

首先，許多供電企業沒有制定有關一次性檔案的收集、處理以及管理上的制度，導致了企業在進行數據采集時數據及信息無規可循，造成了原始數據的雜亂、分類不明確等信息缺漏的現象，給后續的管理帶來了不良影響，其次是部分基層供電企業在對檔案進行處理中沒有對信息進行加工，導致了無關數據的出現，加大了一次性檔案的信息量，降低了檔案信息的有效性，最后在對檔案進行歸類整理是，管理人員沒有達成歸類工作的一致性，導致了檔案的歸集分類的混亂，影響了檔案的順利進行。

3.2 管理水平低 缺乏監督

檔案對供電企業的正常運行起著重要的作用，但是由于檔案的發展產生的效果不能立竿見影，因此，一些供電企業就不夠重視檔案的管理，一些企業依舊采用傳統的管理方法，沒有對管理工作進行考察，導致了管理的水平較低，長期阻礙著企業的發展，一些企業只完成了檔案的整理和歸類，沒有對檔案的所屬部門，內容類型，實踐等內容進行歸類，導致了檔案信息的歸類過于簡單，無法為企業提供科學的有效的依據，還有，企業檔案管理部門沒有制定高效的管理制度，給檔案的查詢帶來了難度。降低了檔案管理的有效性，不利于企業的管理和發展。

3.3 檔案人員不足 人員素質不高

由于檔案管理人員沒有進行專門的培訓，后期也沒有進行定期培訓，導致了綜合素質不高，對企業的發展不利。

部分供電企業的員工只有少數是正式員工，并且人員的聘請也是在年中年末進行招聘兼職人員，兼職人員并不了解企業的運行，組織結構和規章制度，并且缺乏責任和專業的素養，降低了企業檔案管理的質量和效率。許多企業不重視人員的培訓，造成了檔案管理水平的無法提高，并且和時代的脫軌，因此要想提高管理水平就要提高檔案管理人員的專業素質。

3.4 檔案管理信息化程度不高

由于供電企業的日常業務細致，導致了企業的檔案量較大，并且檔案的載體為紙質，記錄和保存起來有一定的困難和風險，雖然時代的進步為檔案的管理提供了搞笑畫的管理途徑，多媒體時代的到來使得當哪的管理更加的快捷高效，但是企業沒有充分的利用檔案的信息化進行管理，依舊采用手動保存或者用簡單的表格進行保存的方式進行，導致了數據和文本都要進行手工的錄入，降低了工作效率。

4 供電企業檔案管理的對策

當前的供電企業在檔案管理上存在了許多的問題，雖然這些問題不會對企業的經濟效益造成影響，時代在不斷地發展，企業也需要進步，不能因為管理不善而影響企業的信息混亂，最終影響市場、管理、經營等方面的決策，對企業的可持續發展帶來消極地影響，因此，我提出了以下幾條建議供參考。

4.1 提高人員素質，進行專業培訓

通過每年定期的舉辦當那管理培訓班進行學習和強化檔案的管理、收集、分類的知識，掌握好數字檔案的操作和應用，專職人員通過理論實際相集合的方式進行現場教學，取長補短，提高人員的業務素質，開展集中地培訓，集中地利用人力物力財力的資源，把人員進行集中培訓，在學習上進行相互溝通、探討、增強檔案管理人員的學習的系統性和專業性。

進行個別的指導，組織業務能力強的教師進行培訓后的單獨答疑上級部門進行手把手的傳幫帶，培訓各類載體的收集、整理、分類、組卷和數字檔案管理的系統實踐操作，引導新入職的人員進行檔案的編排工作，根據結果進行點評，匯總存在的問題和進行改進，短而快的提高檔案人員的理論和實際操作能力。個別指導比組件業務學習班更要經濟和高校，因此個別指導也是檔案管理的一個重要手段。

4.2 進行多元化管理

企業要充分的了解現階段的經營發展情況，通過各個部門的工作績效的考察，把職能類似的部門進行合并，對結構復雜的工作內容和范圍較廣的部門進行合并，對結構復雜的進行細化、拆分，促進企業的組織結構的合理化，進行完善、科學的管理結構把企業檔案的管理職責進行明確，提高管理的有效性。

電腦和網絡技術的發展，對檔案管理是一個新的機遇和挑戰。合理利用數字化檔案管理系統來培訓檔案管理人員，是當今檔案管理培訓的必要手段。供電系統可以統一的采用《國家電網檔案館信息系統》的信息平臺，并邀請專業人員獨一檔案管理人員進行計算機方面的培訓，進行定期或者不定期的在線數字檔案檢查和指導，進行督促，及時的解決問題，定期的通報公司檔案的完成情況，指導各供電公司人員進行檔案的整理和歸檔，提高供檔率和完整率。

4.3 加強合作

定期的開展檔案管理人員的互查工作，各類專職檔案的管理人員要檢查兄弟單位的檔案年度歸檔整理的情況和歸檔的及時率，進行年度績效的考核，了解各個公司檔案管理現狀，協助做好檔案的診斷工作，有針對性的進行業務的指導，先進的對落后的進行幫扶，帶動管理基礎薄弱的供電公司提升檔案的管理水平，為檔案管理人員提供可以溝通交流的機會，營造一個好的氛圍。

組織檔案工作人員參加國家檔案、省市檔案局、省電力公司等上級單位舉辦的業務培訓，通過培訓使得檔案工作人員可以及時的了解檔案的工作新動態、新方向、掌握好檔案規章、標準和規范，為檔案的工作奠定一個堅實的基礎。

5 結論

當前的供電企業不僅具有提高檔案管理效率和質量的需求性，在飛速發展的時代背景下，要有檔案管理改革的迫切性，要提高員工的素質，進行科學化的管理，提高管理水平。促進檔案的管理的有效性，為企業的發展提供保障。

參考文獻

[1]基層供電企業檔案管理存在的問題分析及改進策略.陳娟

[2]探索新形勢下縣級供電企業檔案管理專業培訓的新途徑.林敏芳