建設工程檔案資料管理的重要性

張婷婷

摘 要：工程資料是反映工程實體最終成果的重要性文件，本文通過對工程檔案資料管理中存在的問題論述，為確保工程資料的時效性、真實性、準確性、完整性需注意的事項及有效的控制措施，加強建設、勘察、設計、監理、施工五方單位資料管理工作。

關鍵詞：專業技能資料管理電子聲像檔案審計與檔案

1 熟悉相關規定標準，掌握專業知識

1.1 法律法規

工程資料不符合要求，將導致無法進行工程驗收。工程資料的形成與工程質量驗收過程有著不可分割的關系，建筑工程質量驗收是依據《建設工程施工質量驗收統一標準》和配套的工程專業質量驗收規范執行的。除了驗收規范，還需要平時不斷學習并熟悉：《建筑法》、《檔案法》、《建設工程質量管理條例》等等。

1.2 建筑材料、施工技術、項目管理、工程預算

熟悉地基與基礎、砌體、鋼筋混凝土、鋼結構、防水等工程的分類、施工工藝流程及施工要點，明確哪些施工節點需要形成資料。了解項目管理的程序、組織機構、目標控制、現場管理的概念和基本內容，結合本工程的建立整套資料的管理體系。熟悉監理資料管理工作流程，熟悉建筑構造、建筑設備及工程預算的基本知識，值得注意的是工程計價方式不同，經濟技術簽證資料的形成方式也不同。

1.3 計算機、資料軟件、公文寫作

熟練使用計算機、辦公室及資料軟件，適應當代新形勢下的工程檔案資料管理。掌握公文寫作與文秘工作的基本知識，在工程實踐中，公文寫作中運用最多的是通知、函、回復和請示，各申報表、變更單的寫作格式也應規范；在資料信息處理中，文件的收發、傳遞、管理及立卷歸檔工作都相當重要。

2 五方責任主體項目資料管理中的問題及重點

2.1 建設單位

項目初期，在工程招標與勘察、設計、監理、施工等單位簽訂合同時，應對工程文件套數、費用、質量、移交時間等提出明確要求。向參與工程建設的勘察、設計、施工、監理等單位提供與建設工程有關的原始資料。本單位采購的建筑材料、構配件和設備，應保證建筑材料、構配件和設備符合設計文件和合同要求，并保證相關質量證明文件的齊全完整、真實有效。

項目前期的綜合資料辦理種類多、周期長，需要辦理人員需要細心、不耐其煩，其中要注意施工圖設計審查報告還應具備審查批準書及設計單位的回復。另外，在施工中遇到建筑節能、設計方案等變動時，涉及很多資料相應更改，應做好已作廢資料的處理，千萬不要混淆。

建設單位是編報工程檔案的責任單位，大多數都是自行負責監督和檢查工程文件的形成、收集和立卷歸檔工作。在施工期間應督促勘察、設計、監理、施工各單位按規范要求做好各自的資料管理工作，定期檢查，建立檔案管理獎懲制度。

項目驗收合格后，相關資料要移交物業公司。由于大多物業公司資料管理意識淡薄，資料管理混亂，建設方除了要做好資料移交工作外，還應在簽訂合同時補充資料管理的相關要求，為項目后期的運行、維護提供幫助。

2.2 勘察、設計單位

勘察、設計單位主要是按合同和規范要求提供建設工程的勘察、設計文件。在工程實踐中，由于設計單位的人員不穩定，存在設計變更通知單資料混亂，電子文件也無法收集齊全等現象。對此，應及時溝通，加強信息交流。

2.3 監理單位

監理單位的資料相對簡單，主要包括監理規劃、實施細則、監理月報、監理會議紀要、監理通知、監理工作日志、監理工作總結、質量評估報告等。但是監理人員的簽字工作普遍滯后，常常出現簽錯、漏簽的現象，導致部分資料跟不上施工現場的進度。

2.4 施工單位

施工日志很重要，天氣、工作內容、時間、事件等都有訊可查，容易被大家忽視。

電梯和消防通風不僅僅要具備檢驗資料，還應有隱蔽資料。欄桿如何固定？塑鋼窗的如何固定？均要做隱蔽資料。

分戶驗收的工作量大、耗時長，如何保質保量順利完成分戶驗收資料？成立分戶驗收專項小組，分工協作，派專員負責收集分戶驗收的原始數據、表格填寫、各單位簽字及蓋章等工作。

2.5 常見的主要問題

在工程建設過程中工程項目管理機構、負責人及其變化情況應納入檔案管理。這點容易被忽視，應該在項目中做好記錄。

各項資料要完善閉合。如砼的澆灌時間，施工日記，監理日記，旁站記錄、砼試塊取樣時間均要實事求是的閉合。

資料員更換頻繁，人員交接工作不到位導致資料遺失、返工，相關負責人員對資料不熟悉甚至不會，水電安裝與土建資料完全脫節，造成資料整理成冊工作困難。如何穩定專業人才，解決專業人才少？提高要求和薪資，加強管理和培訓，增加晉升渠道等等。

3 建設電子文件與電子檔案管理

建設電子文件數量越來越大，工程電子文件應與相應的工程紙質或其他載體形式的文件同時歸檔。目前許多項目的電子文件歸檔確實沒紙質版本做得規范，一些電子文件都存在缺失，這需要平時的積累和良好的收集習慣。需要長期保存的電子文件，載體不宜用移動硬盤、優盤，應采用光盤、磁帶、硬磁盤。現在以感光材料、磁介質、光盤為記錄介質的電子工程檔案也將逐步規范采用。

檔案歸檔應一式三份，一份封存保管，一份異地保存（包括電子文檔），一份提供利用，面對突發性災害，檔案有必要異地備份。

4 建設聲像檔案管理

模塊建立：媒體入庫、分類管理、信息檢索、匯總查詢、攝影者管理、用戶管理、幫助；

查詢方式：專題專項查詢、時間分類查詢、工程名稱查詢；

收集對策：統一整理格式標準、盡量避免檔案素材“空檔”；

目錄編制：統一命名標準、注意上傳歸類疏忽；

安全保管：做好基礎備份、定期不定期檢查修正、做好軟硬件的適時更新、做好系統使用的權限管理；

5 建設工程投資審計與檔案管理工作

建設工程投資審計主要針對政府投資的項目，貫穿于整個建設工程：項目規劃、勘察設計、招投標、合同簽訂、質量安全進度管理等。

在立項審批階段，項目的可行性研究報告容易被忽視，可行性研究報告未被論證，會出現較多的問題，不過大多適用于政府工程。項目勘察設計對工程造價的影響比重很大，對此環節開展跟蹤審計可以控制設計質量，從而達到控制建設成本、遏制設計浪費的目的。其實勘察設計現在還處于不成熟、技術處理薄弱的狀況，我們可以收集相關單位及人員執業資格記錄，整理數據，避免出現相同的錯誤。在招投標階段，招標階段的施工圖紙的設計深度往往達不到要求，導致設計變更、簽證、核定單數量大。對于投標文件，除了中標單位的相關資料，未中標并排名靠前的單位資料也應該保存，可作為后期的備選，特別是技術標，里面的技術方案都有很好的參考價值，商務標也能在特殊時段做好的對比。在合同簽訂階段，合同如果不夠規范和嚴密，可能給單位帶來直接或間接地經濟損失，給竣工結算埋下隱患。

項目質量、安全、進度管理跟蹤審計的資料，大部分由施工單位提供，在工程檔案收集整理和管理中應堅持以下原則：1）工程資料必須真實反映工程實施過程的真實情況；2）建設單位作為工程建設項目的所有者和組織者，在工程資料收集整理方面，負有組織和統籌的責任，應當對工程建設過程中的資料檔案質量把好關；3）所有生成資料和管理資料的人員，一定要認真履行職責，在關鍵問題上要堅持原則，抵制弄虛作假的行為。

6 結論

面臨建設工程各個領域的檔案管理工作，我們應當增強和時代合拍的檔案意識，確保工程檔案資料的時效性、真實性、準確性和完整性。

參考文獻

[1]杜丹.加強建設工程項目檔案管理的策略[J].城建檔案，2017（11）：58-59.

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