Excel VBA在項目人工時與考勤數據統計處理中的應用研究

王維明,劉 靜,高小娟

(中海油石化工程有限公司，山東 青島 266101)

工程項目人力資源的精細化管理是通過運用程序化、標準化、數據化和信息化的手段，最大限度地減少管理占用的資源和降低管理成本。

為適應精細化管理的新要求，解決項目人工時與考勤數據信息量大、處理程序復雜、人工統計耗時長的特點，本文利用Excel VBA開發工具研究一套數據統計處理程序，可以克服人工處理效率低，容易出錯的問題，將工程師從簡單重復的低級勞動中解放出來，同時提高數據統計質量，實現數據統計的程序化和標準化。

1 VBA概述

Excel 是一款功能強大、技術先進且使用方便的數據管理和分析軟件。VBA是Office辦公軟件的內置編程語言，通過該語言，用戶可以創建功能強大的宏，以輕松執行重復性任務，實現對各類復雜數據管理的簡單化。

VBA 簡單易學，可以使用宏記錄器記錄用戶的各種操作并將其轉換為VBA 程序代碼， 因此能很容易地把需要處理的工作自動化。

2 數據統計與處理流程

2.1 數據統計與處理流程

項目人工時與考勤數據統計與處理的工作流程如圖1所示。

圖1 工作流程

(1) 考勤數據導出，根據管理制度檢查識別異常考勤信息，如遲到、早退、未打卡等情況。

(2) 計算出勤工時，標記異常出勤人員，并按部門歸屬形成格式統一的考勤記錄表；

(3) 考勤記錄表發送至各部門，由各部門對所管理人員的考勤信息進行確認；

(4) 收集經部門確認的考勤記錄表，匯總形成當天所有人員的考勤信息表；

(5) 匯總當月考勤累計情況，生成當月考勤總統計表。

2.2 存在問題及原因分析

2.2.1 人工處理工作效率低

正常情況下，每位員工每天會在考勤機上錄入2次以上信息。由于員工人數較多，考勤數據需每天下載處理，且每次處理的數據量十分龐大，對這些數據進行比對、計算以及較為復雜的處理將會耗費大量的人力物力，大大降低了工作效率。

2.2.2 數據處理工作十分復雜

員工打卡時可能出現各種特殊情況，如打卡時間缺失，這就需要根據實際情況手動補充缺失的內容，進而計算得到考勤結果，工作程序繁瑣。

2.2.3 出錯率較高

由于考勤信息數據量大，每天計算處理需考慮的因素多，這就導致了考勤數據手動處理過程中不可避免會出現錯誤，從而降低數據的準確性。

綜合分析以上問題產生的原因，沒有好的后處理工具是影響數據統計處理效率低、耗時長的主要矛盾，因此迫切地需要通過PDCA循環，借助于Excel VBA二次開發工具來解決。

因果分析圖如圖2所示。

圖2 因果分析圖

3 Excel VBA程序開發及主要功能

3.1 自定義工具欄

在Excel Thisworkbook中設置自定義菜單隨工作簿打開而激活。具體代碼如下：

Private Sub Workbook_Activate()

SetMyMenu

End Sub

Private Sub Workbook_Deactivate()

DelMyMenu

End Sub

在SetMyMenu過程中，使用MenuBars函數，可有效鏈接各模塊程序，實現自定義工具欄的集成。如圖3所示。

圖3 自定義工具欄

3.2 數據處理模塊

包括數據處理、數據檢查兩個程序。主要使用For…Next循環語句，If條件判斷函數。其中：

(1)數據處理程序功能包括備份源數據，無考勤人員信息補齊后按照規則排序。

(2)數據檢查程序功能是根據考勤管理制度，識別異常考勤信息，并標記出來供部門確認。

3.3 數據統計模塊

包括數據分發、生成新表、數據返回三個程序。主要使用For…Next循環語句，If條件判斷函數。實現功能包括：

(1)定制格式統一的數據統計表，如圖-4所示，將經檢查處理的數據分別拷貝至相應的部門工作表，并移動復制至新工作簿，以部門重新命名存放在本工作簿所在文件目錄下。

(2)經部門確認的考勤表收回后，再通過"數據返回"程序復制至當前工作簿內。

圖4 部門考勤記錄表

3.4 數據匯總模塊

包括數據匯總、月度匯總兩個程序。考勤記錄表經部門確認后，通過數據匯總的兩個程序，實時匯總統計每天及每月的考勤信息。

4 效果檢驗

經過統計檢驗，使用程序化、自動化的數據統計處理工具開展工作，包括前期數據導入、數據處理、檢查、分發、確認、匯總，共耗時約20min。其中計算機程序對于輸入數據的處理過程壓縮到3min之內，可見該程序效率非常高。

同時，程序化、自動化的數據統計對信息的準確性也大有保證，可有效避免人工統計的錯誤，排除因大量重復性的機械操作引起的疲勞失誤、大大降低綜合出錯率。

圖5 應用效果對比圖

5 結束語

Excel VBA不僅能提高數據處理的效率和準確度，而且可移植性強，具有較強的通用性和擴展性。本研究僅對工時與考勤統計處理進行開發研究，而Excel VBA在工時統計、計劃編制等方面也可以應用推廣，進行快速、準確的批量數據處理。在工程項目管理中使用Excel VBA程序開展數據統計處理工作，對于人力投入統計、施工組織協調、項目過程記錄等各方面都有積極有效的影響，可進一步提升項目精細化管理水平。

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