淺析人事檔案利用中的保密工作

鄭紅

摘 要 人事檔案有著獨特的價值和意義，其管理和利用是我國檔案管理工作中十分重要的組成部分。文章首先對人事檔案開發、利用的內容進行了簡單介紹，然后分析了當前階段我國人事檔案保密工作中存在的問題，并具體論述了加強人事檔案保密工作的有效措施，希望能為相關工作人員提供一些參考。

關鍵詞 人事檔案 利用 保密

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A

0引言

人事檔案管理是各類部門、機構及企業單位管理工作中十分重要的環節，是各單位進行人事管理和人才儲備的重要基礎，也是各單位進行其他管理工作的主要依據，因此，人事檔案的保密性在各單位的管理工作中有著特殊的意義。但是，在實際的人事檔案保密工作中，存在著各種因素影響著人事檔案管理水平的提升。

1人事檔案的開發利用

人事檔案是組織人事部門按照相關政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文字材料，這些檔案信息為人力資源管理工作提供了參照。人事檔案是組織進行人才選拔的重要信息依據，以學校為例，學校在進行教師及人事招聘時可通過競聘上崗，任用一批無論是學識、能力，還是政治素養都很高的年輕干部。在這些干部任用過程中，人事檔案及其管理工作為領導全面掌握干部隊伍的整體狀況提供了第一手可靠資料，為學校跨越式發展奠定了堅實基礎。

2人事檔案保密工作中存在的問題

2.1檔案基礎業務工作不到位

人事檔案的基礎業務工作不到位是檔案保密性出現問題的主要環節。在實際的工作中，檔案管理人員或者由于保密意識較差，或者由于管理水平較低，在進行人事檔案的收集、查閱以及調用時，在有意或無意間就導致了檔案泄露問題的發生：

第一，部分個人材料由于較為分散，檔案管理人員在收集時難免會出現檔案材料收集不完整的現象存在，而這些材料中很有可能有一些不允許被公開的信息。因此，在檔案資料被收集之前一些個人信息就有可能已經被泄露；

第二，部分保密性檔案出現流失泄露的原因，在于查閱者在調取個人信息時，未做好必要的防范措施，導致個人信息被有意或者無意的泄露；

第三，當前進行檔案材料調用的方式主要有兩種，即紙質檔案復印和電子檔案傳輸，而在這兩個過程中都極易導致檔案材料的泄露。其中，紙質檔案泄露主要是由于文件超印，而電子傳輸過程泄露則是由于被不法分子用計算機技術進行竊取并大肆傳播。

2.2信息技術運用不到位

當前，電子人事檔案已經開始保存，但如何實現電子文件的真實性，完整性和有效性仍是一直在研究的難題，畢竟電子文件很容易被修改或遷移。雖然能使用光盤、硬盤等一些存儲設備，但這些設備的使用壽命也是用有限的，一旦出現問題，就會導致檔案信息的丟失。另外，當前已有技術可以進行云存儲，但是一方面是電子檔案的安全性得不到保障，另外一方面提供網絡存儲平臺的企業存在停止運營的可能，因此，電子檔案利用的安全性也是一大問題。

3加強人事檔案保密工作的有效措施

3.1建立健全人事檔案保密制度

良好的人事檔案保密制度是提升人事檔案資料安全性的基礎，各組織單位應當根據相關法律條款，結合自身工作實際，建立起一套科學、完善，并且能夠適應信息化大環境的檔案管理制度，并以此為基礎來規范檔案的收集、歸檔、借閱等操作流程，提升人事檔案的安全性。

第一，完善人事檔案收的集制度。為從源頭上解決人事檔案泄露的問題，工作人員應切實加強人事檔案的收集力度，確保檔案的真實性和完整性，尤其是一些涉及人員隱私的信息；

第二，完善人事檔案審批制度，按利用目的來確定檔案借閱范圍以及規定審批手續；

第三，要建立完善的檔案借閱統計制度，設置時間期限，并讓檔案借閱者對這一時期內借閱次數、復印情況、收發情況做一個詳盡的報告；

第四，要進一步完善人事檔案借閱登記制度，嚴格控制一些借閱者對保密材料的利用；

第五，建立追責制度。追責制度的建立一方面是為了加強工作人員的管理力度，另一方面也是為了在發現人事檔案泄露后，能夠第一時間了解泄露者、泄露原因以及泄露范圍等相關信息并進行處理。

3.2提高檔案管理人員的專業素質

第一，從事檔案管理的人員必須要有過硬的政治覺悟和思想意識，正確認識安全保密對組織建設和發展的深刻影響；

第二，檔案管理、使用、經辦各環節工作人員，應具備高度的政治素養和道德水平，能夠自覺按要求做好信息保密工作；

第三，為適應不斷發展的現代化、信息化、數字化管理趨勢，相關工作人員需要加強對數據管理和處理技術的學習，提高人事檔案管理的信息化水平。

3.3提高當事人的個人信息保密意識

雖然說檔案管理工作是檔案管理員的職責所在，但是對于這種保密性質的檔案材料，僅憑管理員一人之力是遠遠不夠的，需要當事人加強對自身隱私信息的重視程度。基于此，各組織單位可通過講座、培訓或其他方式加強對人事檔案重要性的宣傳，使相關人員切實認識到人事檔案的重要意義，了解檔案泄露的嚴重后果。

3.4為人事檔案數字化信息安全提供技術保障

加大對設備、軟件的投入，能使人事檔案信息管理及時更新，使人事檔案數字化過程和管理更加高效、穩定、安全。人事檔案數字化信息安全保密技術保障包括：防火墻技術、加密技術、操作系統安全內核技術、數字簽名技術等。加密技術是人事檔案數字化信息最直接安全的方法，并且能夠應用于數字化人事檔案加密的技術也很多，舉例來說，“非對稱密鑰”是當前應用較為廣泛的傳輸加密技術之一，普遍用于發送電子檔案信息的公開密鑰和接收保密信息的私鑰，而第三方也難對應用該加密技術的文檔信息進行解碼，有效地保障了人事檔案的安全傳輸。

4結束語

總而言之，我國人事檔案管理工作的開發利用和檔案保密是十分重要的兩部分內容，并且這兩部分內容也不是獨立的，而是互相補充、互為保全，為各單位的穩定、健康發展和社會的發展進步有著十分重要的作用，因此，各單位需要積極探索，并采取各種有效措施來確保人事檔案的安全性，切實提高人事檔案的保密性，提高人事檔案的管理水平。

參考文獻

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