試論如何加強(qiáng)城建檔案的管理

榮梓宏

摘 要：城建是一項(xiàng)非常復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，城建檔案管理可呈現(xiàn)出一個(gè)城市的具體發(fā)展過程，記載我國城市建設(shè)及城市發(fā)展的歷史進(jìn)程，同時(shí)可作為今后城市規(guī)劃建設(shè)的重要信息資源，所以說加強(qiáng)城建檔案管理工作力度有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：城建 檔案 管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）01（b）-0134-02

1 城建檔案管理工作要點(diǎn)

1.1 城建檔案收集

城建檔案管理收集工作的開展與檔案管理人員與黨建技術(shù)人員的密切協(xié)作有著非常直接的關(guān)系。對(duì)此，則要求檔案管理單位及相關(guān)管理工作人員在城建工程建設(shè)過程直至工程竣工后，嚴(yán)格遵循現(xiàn)有制度形成一套完整的文件資料，對(duì)檔案資料做出科學(xué)的鑒定、選擇與管理，并且及時(shí)向檔案管理部門進(jìn)行上報(bào)；其次，檔案管理部門要采取一系列科學(xué)的管理方式制定明確的城建檔案管理制度，以幫助管理人員做好檔案的整理工作，同時(shí)對(duì)城建檔案材料文件進(jìn)行清點(diǎn)、檢查，針對(duì)那些有可能遺留的部分零散文件予以追補(bǔ)收集。

1.2 城建檔案管理

城建檔案資料多種多樣，并且數(shù)量非常大，如果想要對(duì)這些資料進(jìn)行有效的科學(xué)管理，使得檔案資料得到最大程度上的利用，則需要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理的分類指導(dǎo)。針對(duì)收集的城建檔案進(jìn)行一體化管理，挑選中那些重復(fù)的檔案，把缺少的檔案內(nèi)容填補(bǔ)完整，確保每一份檔案資料的完整性。待檔案資料收集之后將資料放到專柜進(jìn)行存放，同時(shí)要安排專門的管理人員進(jìn)行保管，做好每日檔案的檢查，明確檔案使用程序，定期對(duì)檔案資料上的灰塵進(jìn)行清理，確保檔案資料的完整與整潔。在基建工程簽訂合同過程當(dāng)中，要確定城建檔案的具體數(shù)量、歸檔時(shí)間、質(zhì)量要求等方面的內(nèi)容，同時(shí)要規(guī)定在提交的城建檔案不完整的情況下不可給予驗(yàn)收及付款，對(duì)城建檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)性的監(jiān)管。除此之外，做好城建檔案和文書檔案的系統(tǒng)性劃分，對(duì)于一文多件的文件資料，譬如項(xiàng)目任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書等，可將原文件進(jìn)行專業(yè)的管理并及時(shí)歸檔。因城建工程施工作業(yè)中會(huì)有很多不同的檔案資料形成，并且還存在各方面互相交叉的情況，尤其產(chǎn)生的城建檔案資料間不但是互相連接的，并且還存在平行交叉的現(xiàn)象，為此，檔案管理工作人員一定要明確其中潛存的關(guān)聯(lián)，確保城建檔案管理工作做得井井有條，這樣才能夠達(dá)到檔案日常查閱與管理等方面的基本需求。

1.3 城建檔案歸檔

為促使城建檔案管理工作的全面開展，需要把城建檔案管理與工程規(guī)劃與驗(yàn)收等工作緊密地聯(lián)系在一起，從而實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的同時(shí)進(jìn)行。城建檔案的立卷一定要嚴(yán)格按照規(guī)定格式，保持字跡的清晰與圖像的清楚，與此同時(shí)嚴(yán)格遵循基建材料的規(guī)律，對(duì)于檔案材料所包含的主要內(nèi)容、實(shí)際價(jià)值及載體形式給予系統(tǒng)性的總結(jié)，按照工程項(xiàng)目組卷，確保整個(gè)城建檔案的精準(zhǔn)、類別齊全，方便今后的系統(tǒng)化管理，保證城建檔案的各項(xiàng)功能。同時(shí)需將歸檔完成的城建資料及時(shí)地上交至單位檔案庫進(jìn)行保存，嚴(yán)格遵循檔案交接手續(xù)，在交接檔案之前對(duì)檔案的質(zhì)量與完整程度進(jìn)行系統(tǒng)性的檢查。

2 加強(qiáng)城建檔案管理的具體措施

2.1 增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)

作為城建檔案管理單位則一定要樹立起牢固的大局觀念，加強(qiáng)城建檔案工作宣傳力度。開展宣傳欄，利用電視臺(tái)等新聞媒體對(duì)城建檔案管理相關(guān)的法律規(guī)章制度及管理辦法進(jìn)行公布公開，增加檔案管理工作的透明度。通過行之有效的方式增加檔案信息的開放度，這樣才能夠更好地滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)城建檔案的現(xiàn)實(shí)使用需求，增強(qiáng)社會(huì)人民群眾的檔案意識(shí)。城建檔案管理人員要不斷地更新自我思想理念，做到與時(shí)俱進(jìn)，做好上門服務(wù)，樹立起主動(dòng)服務(wù)、客戶至上的服務(wù)意識(shí)，通過正確的方式處理與客戶之間的關(guān)系，通過有效的方法去解決工作過程中遇到的實(shí)際性問題，盡最大努力來提升自我服務(wù)水平。

2.2 加強(qiáng)館藏建設(shè)

如果想要做好城建檔案管理工作，則需要將目前單一的檔案存檔結(jié)構(gòu)進(jìn)行根本性的改變。館藏建設(shè)是非常重要的一個(gè)方面，是確保城建檔案質(zhì)量地基礎(chǔ)保障，對(duì)此，要根據(jù)檔案的性質(zhì)，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化的系統(tǒng)管理，制定明確的城建檔案管理流程，同時(shí)能夠按時(shí)保質(zhì)保量地完成既定目標(biāo)。不斷加強(qiáng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，進(jìn)一步完善城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，強(qiáng)化各部門之間的及時(shí)交流與合作，增加培訓(xùn)力度，強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督工作。此外，要不斷地加強(qiáng)城建檔案的收集、管理與鑒定等基礎(chǔ)工作業(yè)務(wù)，其中，檔案的收集工作在整個(gè)檔案管理中是非常重要的內(nèi)容，惟有做到檔案及時(shí)歸檔，把檔案收集的更加完整，這樣才能夠促使館藏結(jié)構(gòu)更加豐富。可以說，檔案管理工作是非常重要的組成部分，如果只有檔案及時(shí)歸檔，而檔案管理工作形同散沙一樣，并不能實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。在城建檔案管理過程當(dāng)中，對(duì)檔案做出合理性的鑒定是非常重要的一大方面，其關(guān)乎著整個(gè)檔案管理工作最終所能達(dá)到的效果，關(guān)乎著檔案的實(shí)際價(jià)值，并且也是城建檔案管理工作中難度最大的一項(xiàng)工作。這主要是由于城建檔案的鑒定要受到所在城市發(fā)展規(guī)模、城市性質(zhì)、所處地理環(huán)境等一系列因素的影響，并且鑒定工作整個(gè)過程十分復(fù)雜，其處于檔案資料的收集、管理、立卷及保管等工作當(dāng)中，檔案鑒定工作可起到優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、促使檔案質(zhì)量得到進(jìn)一步提升的有效作用，為此，加強(qiáng)館藏建設(shè)是提高城建檔案管理質(zhì)量的有效途徑。

2.3 規(guī)范管理

因城市建設(shè)地域性的不斷增強(qiáng)，我們無法按照事先的規(guī)劃來進(jìn)行城市發(fā)展，為此，需要根據(jù)社會(huì)的發(fā)展變化來做出相應(yīng)的改變，這就要求城建檔案管理部門能夠根據(jù)城市的發(fā)展變化開展相應(yīng)的城建檔案資料收集工作，這樣才能夠確保檔案資料的完整無缺。所以，一定要從自身的現(xiàn)實(shí)條件入手進(jìn)一步完善檔案管庫建設(shè)，從而確保檔案具有良好的保管條件，同時(shí)，不斷強(qiáng)化檔案管庫的安全防護(hù)措施、提升整體的防火能力、對(duì)庫房的溫濕度進(jìn)行科學(xué)合理性的掌控等，從而確保檔案處于安全的管理狀態(tài)。此外，積極地挖掘檔案潛藏的重要價(jià)值，將檔案的有效利用率提升到最高的水平。

2.4 依法治檔

在城建檔案管理工作當(dāng)中依法治檔是非常重要的構(gòu)成內(nèi)容，在發(fā)展城建檔案管理事業(yè)的過程當(dāng)中，要不斷地加強(qiáng)法制思想意識(shí)，嚴(yán)格做到有法可依、有法必依。各級(jí)政府部門要在最短時(shí)間內(nèi)創(chuàng)建相對(duì)完善的城建檔案法律體系。其中，城建檔案管理部門一定要嚴(yán)格執(zhí)行國家法律規(guī)章制度，確保城建檔案管理工作的正常開展。

2.5 人才保障

從目前的城建檔案管理工作現(xiàn)狀來看，各單位對(duì)檔案管理工作并不重視，其中不少的企業(yè)中檔案管理人員是由企業(yè)自己派遣的人員來擔(dān)任的，這些人并不是檔案管理專業(yè)出身，并未接受過正規(guī)的培訓(xùn)，在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中缺乏專業(yè)的知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，這會(huì)造成日常管理工作中各種問題的發(fā)生。為此，城建檔案管理部門要嚴(yán)格堅(jiān)持學(xué)以致用的基本準(zhǔn)則，不斷增加檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，多途徑進(jìn)行專業(yè)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的系統(tǒng)培訓(xùn)，從而培養(yǎng)一批高綜合素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人才。

3 結(jié)語

在信息化時(shí)代環(huán)境下，城建檔案管理工作人員一定要不斷地進(jìn)行管理方法的實(shí)時(shí)性創(chuàng)新，掌握先進(jìn)的現(xiàn)代化管理技能，努力提升檔案管理工作水平，深入探索更多的城建資源，從而更好地適應(yīng)新時(shí)期城建檔案管理工作的多元化需求。

參考文獻(xiàn)

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