信息技術在大學生創新創業訓練計劃項目管理中的應用

章劉成, 陳寅平, 尹 龍, 尤婷婷

(哈爾濱商業大學 經管綜合實踐中心, 黑龍江 哈爾濱 150028)

教育部于2007年開始實施“大學生創新創業訓練計劃”(簡稱“國創計劃”),即以面向大學生立項的形式,資助在校大學生開展研究性學習和創新性實驗,開展創業計劃設計、企業運作可行性研究、模擬企業運行和真實創業等實踐活動[1]。項目實施以來,全國共有730多所高校的25萬余名大學生參加,覆蓋理、工、農、醫、文、法等12個學科門類,成為高等學校本科教學質量與教學改革工程中覆蓋面最廣、影響最大的項目[2-4]。2012年,我校通過教育部遴選,成為黑龍江省首批實施國家級大學生創新創業訓練計劃項目的省屬高校。

1 問題的提出

截至目前,我校共完成國家級立項175項、省級266項、校級573項。學校平均每年自籌資金開展大約120項左右的校級項目,對“國創計劃”的重視和支持力度,我校立項規模位居全省高校前列。“國創計劃”基本覆蓋全校各學科、各專業的學生。年均參與學生在900人左右,約占大二、大三年級學生的7.5%。2012—2017年,全校累計11 000多名學生,1 350多個項目參與申報。累計聘請校內外網絡評審專家、現場評審專家350多人次,“國創計劃”成為學生創新創業的重要實踐平臺。通過多年的項目運行和管理,發現了以下問題[5-9]。

“國創計劃”申報項目和人員設汲范圍廣、項目質量參差不起、不易篩選;專家邀約難度大、協調工作繁瑣;受時間、空間制約,師生交流有限;項目審核、答辯、立項,公正性難以掌控;項目進度管控難度大,無法按時保質完成項目;如何合理支配項目經費,經費管理難度大;項目時間跨度大、程序復雜,無法有效控制進度及時間安排;項目內容覆蓋領域廣、數量大,匯總統計難度大;紙質材料長期保存不易,參考查詢困難等。

作為“國創計劃”的管理部門,我校竭誠為學生和指導教師服務,通過有效的管理使每一個有價值、有意義的項目順利開展下去,使更多的學生有機會參與進來,激勵學生的創新思維和創新意識,打造創新文化,培育學生的創業意識和創業技能,進而全面提髙教學質量[10]。為有效解決以上問題,適應大學生創新創業訓練計劃管理工作的需要,2012年,我校開始創新管理手段、探索建立高效的創新創業訓練項目過程管理機制、運用信息技術設計開發了“哈爾濱商業大學大學生創新創業訓練計劃智能管理系統”并于2013年投入使用和運行。

2 “國創計劃”項目智能管理系統結構及功能

管理系統功能貫穿于“國創計劃”的全部流程,包括項目申報、評審、立項發布、項目合同、進展記錄、中期報告、結題報告、成果跟蹤及項目的經費管理、項目實施過程中學生與指導教師互動交流,以及院系級專家分類評審。系統數據自動匯總和統計查詢,項目進度能實施監控,真正實現了項目管理全程的無紙化、網絡化和信息化[11]。管理系統結構如圖1所示。

圖1 “國創計劃”項目智能管理系統結構

2.1 項目申報、評審的信息化管理

(1) 申報管理。保證項目申報通知發放的及時、準確。一方面,教學實驗設備管理中心根據教育部、省教育廳文件制定通知并發布到學院、學工辦、團委等各個部門,做到信息發布的快速、準確、落實到人,并充分調動教師和學生的積極性,以班級為單位大力宣傳,為項目申報、遴選做準備。另一方面,在大學生創新創業計劃項目管理網站第一時間發布申報通知,學生和教師可以通過網站獲取相應的信息。

根據我校項目管理辦法的相關規定,采取“3+2”的申報管理方式,即項目申報實行院級、校級、省級3級申報,學生在先行申報院級項目的基礎上,經過學院專家組評審,學院推薦出校級項目,再經過學校專家組評審,學校擬推薦出省級、國家級項目。對于推薦的校級項目,我校實行二級管理,由教學實驗設備管理中心和學院共同管理項目,結合實驗室開放、學生競賽、本科畢業論文等實踐環節,優化管理。利用大學生創新創業計劃項目管理系統,優化申報過程,實現申報過程的無紙化,學生在系統中填寫申報材料,院級和校級專家在系統中完成項目的評定工作。

(2) 評審管理。 我校“國創計劃”的評審流程為學生網上申報、學院初評、學校匿名評審、學校會議答辯評審,確保“公正、公平、公開”評選出高質量的項目。評審依據為以重點學科、品牌專業、特色專業、戰略專業為重點,逐步覆蓋到各個專業的思路進行評選工作。通過這些措施,爭取在短時間內讓大部分在校生都能得到項目研究的鍛煉。通過幾年的積累,在管理系統中建立專家庫,通過系統隨機抽取專家實現項目的匿名評審,保證了項目評選的公平、公正性。

(3) 項目來源的管理。目前我校項目的來源主要包括:依據本專業的辦學特色擬定的研究性課題,各精品(優秀)課程建設團隊結合課程教學模式改革需要擬定的體現研究性、創新性的科研課題,各實驗教學中心公布的研究課題,學生個人或團隊根據研究專長獨立選擇的課題,依托學生自主管理實驗室、學生創新工作室、學生專業社團的模擬商業運作、社會調研項目和其他有價值的研究與實踐項目等。通過信息化管理系統對項目進行分類管理,避免項目內容的重復,確保新申請項目的創新性。

(4) 多向選擇的實現。通過信息化管理系統實現學生、導師的多向選擇。即先由學院對指導教師和學生的資質進行審查,指導教師和學生根據研究課題和項目進行雙向選擇。專家組再根據師生的雙向選擇結果對項目進行評審和論證,最后由通過面試的負責人組建學生研究團隊。項目負責人、成員及導師進行多向選擇,優化組合研究團隊。

2.2 項目過程管理

(1) 開題管理。系統將利用CNKI的查重檢測系統對所有項目的開題報告進行查重,組織專家對項目研究的各個環節進行預期指導,對可能出現的問題及時糾正。組織專家對項目研究過程描述、經費預算、成員分工等方面進行詳細指導,對需要更換成員、負責人或指導教師的項目商議后及時更換,以確保項目研究的順利進行。

(2) 中期檢查。項目研究時間過半,項目負責人可以在系統內直接提交中期檢查報告,內容包括任務完成情況、困難和問題、下一步工作計劃等。管理部門將組織中期檢查,并提出改進建議。項目運行過程中因各種原因出現的項目參與人員變動、更換題目及內容等情況,需要項目負責人先在系統內填寫相應的變更書面申請,指導教師審核通過后,等待學院和管理部門的審批。項目執行期內,項目組因無法克服原因終止項目研究,項目負責人可在系統內直接提交申請,指導教師審核通過后,等待管理人員的審核通過。被替換的學生和未完成項目的指導教師將在系統內被標記,不能參與下一年度的項目申報。

(3) 結題。項目完成后,項目組應在系統內完成大學生創新創業訓練項目綜合研究報告,并附上研究記錄等相關材料和研究成果、實物等,管理部門組織專家進行結題驗收。當項目提供的驗收材料與數據不完整、不真實、無故未完成預期成果、擅自更改項目研究目標和內容時,項目驗收將不合格。驗收未通過的項目成員和指導教師將會在系統內被標記,2年內不得再次申報大學生創新創業訓練計劃項目。

2.3 項目的輔助、督促和監督環節的信息化管理

(1) 輔助環節管理。通過系統提供有關“國創計劃”的線上培訓與講座,學生可根據自己的需要獲取相應的幫助內容[12]。系統還提供了實驗室開放平臺的鏈接,放寬了實驗室開放和實驗設備借出條件等措施,以便輔助項目研究順利開展[13]。

(2) 督促環節。系統根據項目任務書,結合項目的進度情況,進行人性化消息提示,保證項目完成,促使項目組成員根據項目的研究內容、進度安排及成員分工情況,按時完成各環節的任務。

(3) 監督環節。項目組成員可以在管理系統內提交工作日志、小組會議記錄、導師指導記錄、調研記錄等材料。管理部門依此審核項目進度的合理性、經費使用的合理性及階段性成果的可評價性等。

2.4 項目經費的信息化管理

經費管理采用“項目負責人、導師和院長審核、管理部門審批”的經費報賬流程,即項目負責人嚴格按照“經費管理辦法”的相關要求填寫報銷單后,由指導教師、院長分別審核無誤后,管理部門進行審批,合格后方可到財務部門進行經費報賬。在這一過程中,項目負責人可以直接在管理系統上填寫支出類別、支出金額、支出項目等信息,指導教師和學院領導進行網上審核簽字,學生便可以根據系統生成的報銷序列號,下載打印報銷單。通過信息化管理簡化了報銷流程,方便了師生。同時也對經費支出進行了實時統計,方便管理部門使用。

3 “國創計劃”項目信息化管理的成效

截至2017年底,項目運行良好、成果豐碩,其中869項通過了結題驗收,研究成果在省級以上學術期刊發表論文1 000多篇,其中包括核心期刊33篇、申請專利30余項(其中發明專利2項)、完成商業計劃書324份、研究報告499份、完成設計作品26項。通過驗收項目材料的組織、學術論文和研究報告的撰寫以及商業計劃書設計等,學生的寫作能力、科學方法運用能力及創新思維培養都得到極大提升。

“國創計劃”項目實現了全過程信息化管理,項目指導教師、項目學生和學校管理機構實現了實時對接,信息傳送、經費管理及成果展示等實現了網絡化,提高了工作效率和項目管理質量。“國創計劃”成為學生成就創新、創業夢想的重要支撐[14]。通過管理信息系統智能交互,學生在項目進程中與指導教師、學院專家進行實時交流溝通,許多項目已經成為學生展現創業夢想最直接、最有效的途徑之一。在與學生座談時,學生說在創新創業實踐過程中真實感受到創新、創業的艱辛與喜悅,在創新研究中展現自己的才華,在創業訓練中實現自己的夢想,受益良多。也有一些學生參與創新創業訓練項目的研究感覺負擔重、責任大,但是從中體會到了很多,最大的感悟是認識到團隊精神的重要。“國創計劃”給了學生一個近距離接觸自主創新創業的機會,為學生提供了施展和鍛煉能力的舞臺。

4 結語

通過智能管理系統的開發和實踐,實現了對整個項目全程監控、確保高效高質完成項目管理工作,實現了人性化的信息提示交流，確保了工作任務及時完成,實現了日志功能、監督學生的項目完成進度,實現專家遠程評閱、網絡匿名評審、網上答辯,實現經費的預算及支出控制,實現了結果自動匯總和查詢等功能,從而為保證我校國家級、省級、校級項目的實施和管理更加有序、科學和高效,為創新人才培養模式、建立高效的創新創業訓練計劃項目管理機制做出有益探索和實踐。

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