完善創新技工院校檔案管理的實踐舉措分析及闡述

楊茗雅

【摘要】隨著教育改革的不斷進行，學校對教育的應用改革也逐漸提上日程。就技校而言，由于學校領導以及工作人員的不重視，在檔案管理工作中，相關人員缺乏專業的知識，相應的檔案管理設備、模式等也不能及時跟上步伐。文章主要從技工院校檔案管理存在的問題出發，探究了合理的解決措施。

【關鍵詞】技工院校；檔案管理；創新措施

學校的檔案管理工作涉及學校的方方面面，如學校的發展狀況、師資力量以及學生的發展培養等，為學校開展其他工作提供了充足的條件。技工院校要實現長遠發展，必須加強對檔案管理的重視，以達到提高技校管理水平的目的。

一、技工院校檔案管理存在的問題

（一）領導的重視程度不足

檔案管理工作相較于技工院校的其他工作而言，具有冗雜性、瑣碎性等特點，且日常的檔案管理工作并不能為技校的活動、教學開展提供有效的幫助，因而學校領導等方面并沒有形成對檔案管理的正確認識，對于檔案管理工作涉及的管理人員、管理手段、管理設備等大多采用人員調配的手段，并沒有進行設備技術的采購更新，而是單純地將其判斷為檔案收集的過程。隨著技校教學以及其他各項工作的開展，管理人員等的工作負擔也逐漸加重，但由于缺乏專業的知識手段，檔案管理的設備技術等不能到位，技校的檔案管理工作并不能及時有效地完成，檔案管理工作發展日益落后。

（二）檔案管理模式落后

檔案的收集、整理以及檢查、輸出、歸檔等環節更多地依賴員工手動處理，工作效率自然不能實現有效的提高，耗費的時間等也非常多。由于手動整理的種種弊端，員工在長時間的操作過程中很容易出現操作錯誤等現象，這種錯誤在檢查過程中很難發現。在確定檔案歸檔以后，受檔案中存在的各種錯誤的影響，檔案查找的難度也明顯增加，檔案的利用效率明顯下降。隨著一輪又一輪的檔案查找，錯誤也會越來越多，檔案管理工作人員的工作負擔也進一步增加。

（三）檔案文件材料收集不完善

技工院校的檔案管理工作人員在進行檔案的錄入等操作時，缺乏專業知識和能力，對工作不重視，甚至不熟悉《中華人民共和國檔案法》等法律文件，對檔案保護、檔案收集以及檔案移交等操作并不能及時進行，容易導致檔案操作的延誤。此外，受工作人員專業素質以及工作素養等方面的限制，在學期結束之后，檔案管理人員并沒有及時地歸類整理相關檔案，檔案入庫等操作的開展也只是浮于表面，更多的只是走流程，具體的操作過程中存在許多不規范的地方。在檔案管理人員兼職以及臨時調動等問題上，隨著檔案管理人員的不定期頻繁更換，具體操作過程中受到各類因素的限制，文件材料的交接工作開展得并不完善，甚至會出現不交接等現象。新任的工作人員并沒有形成對文件的重要性認識，不同種類的文件歸檔工作開展時也具有隨意性，不利于合理分類工作的開展。

（四）檔案管理設備設施落后

技工院校檔案管理工作中多選擇紙質檔案錄入，缺乏電子文件檔案，對于保存不當、被損壞的檔案不能及時修復，增加了學校的工作負擔。檔案分類等的不合理阻礙了學校其他相關工作的開展，不利于學校發展。

二、完善創新檔案管理工作的措施

（一）加強對檔案管理工作的重視

學校領導對檔案管理工作的重視是促進檔案管理崗位穩定、工作人員認真工作的重要保障。檔案管理人員不能只是被動地等待學校領導主動認識到檔案管理的重要性，而是應積極主動地解決檔案管理工作中存在的問題，規范檔案管理的各項工作，采用適當的手段對技校師生宣傳檔案管理的重要性和意義，促進學校整體對檔案管理工作的新認識，提高學校領導對檔案管理的重視程度。通過在學校領導面前的利益爭取等操作，促進學校領導給予檔案管理工作者以語言文件上的支持、待遇方面的激勵，促進檔案管理工作以更為積極的姿態展開。

（二）提高檔案管理工作人員的專業水平

檔案管理工作的冗雜性、瑣碎性等特點，要求檔案管理工作人員在開展工作時必須具備良好的專業知識素養和思想道德品質，可以耐得住寂寞，可以全心全意投入到檔案管理工作中去，從內心培養對檔案管理工作的熱愛，而不是出于應付心理進行各類浮于表面的操作。工作人員要加強對檔案管理工作的重視，及時發現工作中存在的問題和自身專業水平欠缺的地方，通過積極參加培訓，請教資歷較高的員工等，促進自身檔案管理水平的提高。檔案管理人員要端正自己的態度，針對檔案管理工作開展時出現的各類專業以及非專業問題，及時加強與學校其他部門之間的聯系，采用合理手段促進問題的解決，必須具備恒心和毅力，積極開展各項工作，促進檔案管理工作的順利開展。

（三）加強學校各部門的檔案收集整理工作

通過多種手段，加強在學校中的宣傳推廣，促進學校各部門工作人員、師生等加強對檔案管理工作的重視，及時主動地將檔案管理部門需要統計收集的各項材料提交上去，促進檔案管理工作的全面開展，真正覆蓋學校發展的各個方面。對于學校召開各類會議，舉行各種活動所產生的視頻、音頻、會議文檔等材料，檔案管理部門也應及時將其進行收納整合，促進學校發展資料的完整全面收集。檔案管理工作人員必須重視檔案收集整理的各項工作，在專人整合收納的同時，安排其他工作人員負責檢查、歸類等工作，以保證所收集的材料都是全面完善的，避免出現遺漏等現象。

（四）加強檔案管理的設施設備建設

技工院校檔案管理工作中也應逐步引入信息化技術設備，以實現檔案信息快速錄入，檔案信息及時備份等要求。通過使用具有較高水平的智能信息設備，以提高檔案工作開展的效率，減輕工作人員的工作負擔，促進檔案錄入等工作的合理及時開展，而不是長期瑣碎操作，耗費財力、物力。信息化設備的引入，使得技工院校檔案管理操作過程中可以及時應用數據庫等系統對檔案進行查找，檔案查找的速度和準確性都得到了明顯的提高。工作人員還可以設置不同類型的防火墻以及防盜措施，有效保障學校檔案的安全，促進學校檔案管理質量的提高。

（五）檔案管理集成標準化操作

借助網絡信息技術，構建本校的檔案資源數據庫，采用其他技術，將檔案收集輸出與學校其他工作聯系起來，開展檔案管理的集成操作。通過建立學校專屬的資源服務平臺，可及時將學生信息、教師信息等展示出來。在本人授權登錄的情況下，師生可以對自己的發展狀況等形成準確的認識，促進服務操作的便利化。同時，在工作中，檔案管理部門不可避免地會與學校的其他部門以及師生發生聯系，從而促進各部門工作的全面協調開展。

三、小結

技工院校的檔案管理工作并不是一蹴而就的，而是長期并且穩定開展的。檔案管理部門通過加強與學校其他部門和師生之間的聯系，提高領導的重視程度，及時引進先進的信息技術，打造檔案管理特有的信息服務門戶等，可促進檔案管理工作深入人心，促進檔案管理工作隨著時間的發展而逐漸完善創新。

【參考文獻】

[1]李拓.淺析檔案管理的缺陷與完善[J].赤子（上中旬），2017（01）：169.