淺談中學檔案管理工作的現狀與對策

徐強

【關鍵詞】中學檔案?管理?現狀?對策

一、中學檔案管理現狀

1.職能部門重視程度不夠

中學檔案在維護學校正常教學、融匯教師教學成果方面卻有著極為重要的作用，然而，目前由于檔案管理對學校的幫助不大、學生的關注度不高等原因，相當一部分學校對檔案管理不太重視，檔案管理工作在日常情況下基本沒有什么實質性的工作內容，只有在上級部門進行檢查的時候才象征性的進行簡單的布置與操作，由于校方領導對于學生檔案管理工作的不重視就直接導致檔案信息收集只能集中到實際應用的最后階段，所以信息并不能保證完全準確。

2.管理人員專業水平不夠高

當今中學管理檔案方式主要為以下流程：首先，由校內建立檔案室，將各部門總體檔案交由專人負責管理;其次，根據工作需要將各部門整理的文件及資料經過認真挑選后，立卷或計件整理成冊;最后，由檔案室的管理者對各檔案分類、編號，再根據立案單位、類別、內容等進行統計及存放。這一系列方法能保證文件的規范管理，隨時收集并分類、編號各種檔案，可以保證在需要查閱時能及時找到。

但目前，多數管理員并不能做到條例清晰，對檔案的保存、整理以及調用等流程銜接不是很清楚，這就可能造成檔案遺失或者混亂。

3.管理意識不到位

檔案管理是學校發展中的重要部分。但目前多數管理者的管理理念不到位，對檔案的重要性也不能準確把握，這就導致他們在很大程度上對檔案管理工作產生疏漏，做不到認識上的高度集中。除此之外，中學檔案管理相關人員應加強管理意識、完善管理工作體系，對處理、使用完畢的檔案應做到及時收納，除校內檔案外，還應注重校外資料的整合，將涉及到中華傳統文化的資料收集到中學檔案之中，再把文化傳承與檔案管理的實際工作結合在一起，將傳統文化的收納及保存視為檔案管理工作的主體，使中學檔案管理不僅注重校內小事，更能順應時代潮流，達成多學科、多門類、多渠道、多層次上的和諧統一，進而更好地管理檔案貢獻綿薄之力。

二、中學檔案管理對策

1.加強對檔案管理的重視程度

當下中學檔案管理方面出現問題的原因主要在于學校、家長、學生以及管理人員對檔案的重要性認識不足，鑒于此，加強以上這些機構以及人員對檔案的重視程度才能有效增強檔案管理力度與改善檔案管理現狀。

首先，校方應加大對檔案管理的重視，提升學校檔案管理人員的錄取標準與福利待遇，這樣一來，管理工作人員就會對自己的工作更加盡心盡力，這樣一來，工作效率自然能得到保障。

其次，家長與學生也要形成對檔案的正確認識，即這些檔案可能對以后的學習、工作、生活會有很大影響，所以要樹立起對檔案管理的重新認識，督促學校加強對檔案的管理。

最后，只有檔案管理的實際操作人員增強了檔案管理意識，才能盡量減少在操作中的錯誤，不會把個人的主觀意識融入到檔案信息采集的過程之中確保信息的準確性，才能避免出現檔案丟失、檔案被隨意銷毀的現象的出現。

2.加強對管理人員的崗位培訓

現如今，信息技術高速發展，該技術也逐漸被大量使用在中學的檔案管理工作中。因此，管理者應當與時俱進，提高自己掌握信息技術的能力。

任何工作都應順應時代的發展潮流，檔案管理也不例外，因此，管理者需增強自身的管理能力，同時也要增強管理工作的有效性，迅速掌握與計算機相關的管理技術，并將其熟練運用起來，才能真正做到順應時代的發展變化。

首先，管理者應提升自己使用計算機的能力與水平。這就要求管理者在日常生活中，多學習，多鉆研，最重要的是多使用計算機，這樣他們在面對這樣較為智能的管理時，不至于出現手忙腳亂的狀況。

其次，管理者應學會熟練操作打印機、傳真機等具有現代化的辦公設備，對于辦公室常使用到的錄像設備、刻盤、攝影等的使用方法，都要有基本的了解，對自動索引、自動借閱等操作要熟練掌握。如此一來，面對不斷更新的新科技，管理者不至于出現手忙腳亂的情況。

管理者只有不斷提升自身的素養，才能更好地投入到工作中去，因此，在新的時代潮流下，管理者應不斷充實自己、不斷學習，樹立起“活到老，學到老”的學習意識，將現代管理理念與前人總結下來的經驗結合在一起，這樣才能更好地進行管理。

參考文獻：

[1]韓青樹.芻議學校檔案管理工作[J].教學與管理，2012，（13）.