機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案收集整理的特性分析

李雯雯

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，社會(huì)的不斷進(jìn)步，我國(guó)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)量在不段的增多，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)行的過(guò)程中，隨著信息量的增多，部分信息涉及到一些國(guó)家機(jī)密、科研成果、會(huì)計(jì)檔案、商品信息等專有資料，這些資料一旦被黑客入侵或發(fā)生泄漏會(huì)對(duì)企業(yè)、國(guó)家、個(gè)人造成不同程度的影響，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)設(shè)立專門檔案進(jìn)行管理，本文就機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案收集整理的特征進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析說(shuō)明。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案是事業(yè)單位檔案管理的主要組成部分，是各個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中較為重要的歸檔類別，機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案因其內(nèi)容的特殊性，各單位對(duì)其重視程度較低，其收錄的主要內(nèi)容包括會(huì)計(jì)檔案、研究成果、基礎(chǔ)工程大難、出版物檔案等，因?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案在檔案管理類別中其自身具有一定的規(guī)律和特點(diǎn)，和其他的檔案管理在收集、歸檔及其管理工作上有較大的差異，這就使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案具有一定的特殊性和獨(dú)立性。

專門檔案應(yīng)靈活性歸檔

文書類檔案的歸檔時(shí)間一般情況下是以年度為單位的，機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案的歸檔時(shí)間則是由機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行專業(yè)方面活動(dòng)的具體時(shí)間來(lái)決定的，機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案的歸檔規(guī)律和特性會(huì)因?qū)嶋H情況的變化而變化，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案歸檔時(shí)間具有靈活性，應(yīng)當(dāng)按照實(shí)際情況的差異來(lái)決定，并不是在固定的時(shí)間進(jìn)行歸檔，例如：某科研成果檔案要根據(jù)科研項(xiàng)目完成的進(jìn)度度來(lái)決定具體的歸檔時(shí)間。科研項(xiàng)目從項(xiàng)目的成立、擬定項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)行直到項(xiàng)目完成，根據(jù)不同的科研項(xiàng)目進(jìn)度的不同，有時(shí)歸檔時(shí)間是一年或幾年對(duì)于科研時(shí)間較長(zhǎng)的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)甚至需要幾十年來(lái)完成專門檔案歸檔。就基建工程項(xiàng)目而言，基建工程從項(xiàng)目審批、項(xiàng)目方案制定、項(xiàng)目施工直至項(xiàng)目完工這個(gè)過(guò)程也不是在一年的時(shí)間內(nèi)能夠完成的，機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案要根據(jù)具體的項(xiàng)目進(jìn)度和項(xiàng)目階段來(lái)進(jìn)行分段式的歸檔。

針對(duì)不同類型的聲像類檔案不應(yīng)同文書類檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，聲像類檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行專門的歸檔，聲像檔案屬于瞬時(shí)和分階段的真實(shí)記錄，主要存儲(chǔ)于膠片、光盤、內(nèi)存卡等載體上的聲音或視頻。聲像文檔主要記錄機(jī)關(guān)單位的重大事件、重要活動(dòng)及重要人物的面貌，文書檔案的年度歸檔時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，聲像文檔為了防止數(shù)據(jù)因時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而產(chǎn)生丟失或損壞，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔，在機(jī)關(guān)單位項(xiàng)目完成或進(jìn)行到某一階段時(shí)要及時(shí)的歸檔，并在項(xiàng)目或活動(dòng)完成后進(jìn)行再次歸檔，對(duì)聲像歸檔的文件進(jìn)行整理。

專門檔案材料應(yīng)保障其完整性和成套性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案在檔案管理類別中其自身具有一定的規(guī)律和特性，機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案的規(guī)律和特殊性主要表現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：其一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位專有的活動(dòng)內(nèi)容和性質(zhì)的差異使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案的歸檔時(shí)間有所差異。其二，因機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案的歸檔時(shí)間在大工程、大型科研項(xiàng)目等較長(zhǎng)需要較長(zhǎng)時(shí)間的項(xiàng)目中因其特性會(huì)使得歸檔的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，如果相關(guān)的歸檔工作人員的責(zé)任意識(shí)較弱的話，則其檔案文件容易丟失或不完整。所以在專門文檔在收集數(shù)據(jù)是，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案的完整性重視程度。

例如在基建工程檔案中，因其工期時(shí)間較長(zhǎng)、工程流程繁瑣、工程階段較多并且其涉及到的部門也較多的特點(diǎn)，使得基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性和成套性等特點(diǎn)，基建工程項(xiàng)目文件有：前期文件、勘測(cè)文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)管文件、設(shè)備文件、完工文件等，從工程項(xiàng)目審批、勘查設(shè)計(jì)、投標(biāo)、施工等過(guò)程中程序較多。因?yàn)榛üこ痰娜藛T流動(dòng)較大，并且各工程建設(shè)人員之間缺乏良好共同，在加上工程施工人員對(duì)于檔案管理方面的知識(shí)不夠了解，這就容易造成工程項(xiàng)目管理和技術(shù)檔案的離散、丟失或損壞。因此在對(duì)基建工程進(jìn)行專門檔案收集是，要特別注意檔案的完整性，根據(jù)項(xiàng)目施工的進(jìn)度不同，進(jìn)行有規(guī)律的的收集、整理，為基建工程檔案的完整性和精確性提供保障。

在聲像檔案的數(shù)據(jù)收集過(guò)程中同樣存在上述問(wèn)題，從另一個(gè)角度來(lái)看，聲像檔案的存儲(chǔ)性更為隨意，拍攝到的電子照片或視頻因?yàn)椴煌脑蚋菀讚p壞或丟失，如果在拍攝完成或拍攝過(guò)程中不注意資料的備份和存儲(chǔ)很容易的造成文件的丟失或存儲(chǔ)失敗。因此在聲像文檔進(jìn)行歸檔時(shí)相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)監(jiān)管力度，增強(qiáng)數(shù)據(jù)收集人員的責(zé)任意識(shí)，注重聲像檔案收集過(guò)程的完整性并著重注意單張影像歸檔的全面性，例如是否對(duì)單張影像的活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)、內(nèi)容、名稱都有詳細(xì)的說(shuō)明，為后續(xù)查看聲像檔案提供查找依據(jù)。

專門檔案應(yīng)強(qiáng)調(diào)其實(shí)效性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案的記錄主要反映機(jī)關(guān)事業(yè)單位在舉行專有活動(dòng)的實(shí)際情況，因機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案沒(méi)有固定的形式和載體，所以在內(nèi)容上具有單一性、在形式上具有特殊性、在載體上具有多樣性、在對(duì)歸檔上具有固定性、在服務(wù)對(duì)象上具有針對(duì)性。這就使得在對(duì)專門二擋進(jìn)行管理時(shí)就應(yīng)當(dāng)針對(duì)其特性區(qū)別于一般的文書檔案。文書檔案可以根據(jù)不同的年代、部門、和保管期限進(jìn)行統(tǒng)一的管理，而專有文檔就要強(qiáng)調(diào)其實(shí)效性，根據(jù)不同的活動(dòng)特點(diǎn)進(jìn)行單獨(dú)管理，例如會(huì)計(jì)檔案、出版物檔案可以依照年度和保管機(jī)箱進(jìn)行整理。科研成果檔案、基建工程檔案及聲像大難則要根據(jù)具體的檔案內(nèi)容和不同載體進(jìn)行分項(xiàng)整理，區(qū)別開(kāi)來(lái)的檔案管理模式為將來(lái)的檔案考察提供可便利，為檔案管理工作效率提供了保障。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案是檔案管理工作的組成部分，因其重視程度不夠很容易在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)檔案資料的丟失和損壞，使得檔案資料的完整性很難保障，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)專門檔案的重視程度，做好自身單位專門檔案的管理工作，依據(jù)上屬部門的規(guī)章制度和專門檔案的規(guī)律和特性，進(jìn)行信息的收集整理及歸檔工作，保障專門資料的完整性、實(shí)效性和準(zhǔn)確性。為我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案做出卓越貢獻(xiàn)。