機關事業單位專門檔案收集整理的特性分析

李雯雯

隨著我國經濟的高速發展，社會的不斷進步，我國的機關事業單位數量在不段的增多，在機關事業單位運行的過程中，隨著信息量的增多，部分信息涉及到一些國家機密、科研成果、會計檔案、商品信息等專有資料，這些資料一旦被黑客入侵或發生泄漏會對企業、國家、個人造成不同程度的影響，所以機關事業單位應設立專門檔案進行管理，本文就機關事業單位專門檔案收集整理的特征進行簡單的分析說明。

機關事業單位專門檔案是事業單位檔案管理的主要組成部分，是各個機關事業單位檔案管理中較為重要的歸檔類別，機關事業單位專門檔案因其內容的特殊性，各單位對其重視程度較低，其收錄的主要內容包括會計檔案、研究成果、基礎工程大難、出版物檔案等，因為機關事業單位專門檔案在檔案管理類別中其自身具有一定的規律和特點，和其他的檔案管理在收集、歸檔及其管理工作上有較大的差異，這就使得機關事業單位專門檔案具有一定的特殊性和獨立性。

專門檔案應靈活性歸檔

文書類檔案的歸檔時間一般情況下是以年度為單位的，機關事業單位專門檔案的歸檔時間則是由機關事業單位進行專業方面活動的具體時間來決定的，機關事業單位專門檔案的歸檔規律和特性會因實際情況的變化而變化，因此機關事業單位專門檔案歸檔時間具有靈活性，應當按照實際情況的差異來決定，并不是在固定的時間進行歸檔，例如：某科研成果檔案要根據科研項目完成的進度度來決定具體的歸檔時間。科研項目從項目的成立、擬定項目計劃、項目進行直到項目完成，根據不同的科研項目進度的不同，有時歸檔時間是一年或幾年對于科研時間較長的項目來說甚至需要幾十年來完成專門檔案歸檔。就基建工程項目而言，基建工程從項目審批、項目方案制定、項目施工直至項目完工這個過程也不是在一年的時間內能夠完成的，機關事業單位專門檔案要根據具體的項目進度和項目階段來進行分段式的歸檔。

針對不同類型的聲像類檔案不應同文書類檔案進行統一歸檔，聲像類檔案應當進行專門的歸檔，聲像檔案屬于瞬時和分階段的真實記錄，主要存儲于膠片、光盤、內存卡等載體上的聲音或視頻。聲像文檔主要記錄機關單位的重大事件、重要活動及重要人物的面貌，文書檔案的年度歸檔時間過長，聲像文檔為了防止數據因時間過長而產生丟失或損壞，應當進行實時歸檔，在機關單位項目完成或進行到某一階段時要及時的歸檔，并在項目或活動完成后進行再次歸檔，對聲像歸檔的文件進行整理。

專門檔案材料應保障其完整性和成套性

機關事業單位專門檔案在檔案管理類別中其自身具有一定的規律和特性，機關事業單位專門檔案的規律和特殊性主要表現在以下兩點：其一，機關事業單位專有的活動內容和性質的差異使得機關事業單位專門檔案的歸檔時間有所差異。其二，因機關事業單位專門檔案的歸檔時間在大工程、大型科研項目等較長需要較長時間的項目中因其特性會使得歸檔的時間過長，如果相關的歸檔工作人員的責任意識較弱的話，則其檔案文件容易丟失或不完整。所以在專門文檔在收集數據是，應當增強對機關事業單位專門檔案的完整性重視程度。

例如在基建工程檔案中，因其工期時間較長、工程流程繁瑣、工程階段較多并且其涉及到的部門也較多的特點，使得基建檔案具有多樣性、復雜性和成套性等特點，基建工程項目文件有：前期文件、勘測文件、設計文件、施工文件、監管文件、設備文件、完工文件等，從工程項目審批、勘查設計、投標、施工等過程中程序較多。因為基建工程的人員流動較大，并且各工程建設人員之間缺乏良好共同，在加上工程施工人員對于檔案管理方面的知識不夠了解，這就容易造成工程項目管理和技術檔案的離散、丟失或損壞。因此在對基建工程進行專門檔案收集是，要特別注意檔案的完整性，根據項目施工的進度不同，進行有規律的的收集、整理，為基建工程檔案的完整性和精確性提供保障。

在聲像檔案的數據收集過程中同樣存在上述問題，從另一個角度來看，聲像檔案的存儲性更為隨意，拍攝到的電子照片或視頻因為不同的原因更容易損壞或丟失，如果在拍攝完成或拍攝過程中不注意資料的備份和存儲很容易的造成文件的丟失或存儲失敗。因此在聲像文檔進行歸檔時相關部門應當增強監管力度，增強數據收集人員的責任意識，注重聲像檔案收集過程的完整性并著重注意單張影像歸檔的全面性，例如是否對單張影像的活動時間、地點、任務、內容、名稱都有詳細的說明，為后續查看聲像檔案提供查找依據。

專門檔案應強調其實效性

機關事業單位專門檔案的記錄主要反映機關事業單位在舉行專有活動的實際情況，因機關事業單位專門檔案沒有固定的形式和載體，所以在內容上具有單一性、在形式上具有特殊性、在載體上具有多樣性、在對歸檔上具有固定性、在服務對象上具有針對性。這就使得在對專門二擋進行管理時就應當針對其特性區別于一般的文書檔案。文書檔案可以根據不同的年代、部門、和保管期限進行統一的管理，而專有文檔就要強調其實效性，根據不同的活動特點進行單獨管理，例如會計檔案、出版物檔案可以依照年度和保管機箱進行整理。科研成果檔案、基建工程檔案及聲像大難則要根據具體的檔案內容和不同載體進行分項整理，區別開來的檔案管理模式為將來的檔案考察提供可便利，為檔案管理工作效率提供了保障。

機關事業單位專門檔案是檔案管理工作的組成部分，因其重視程度不夠很容易在檔案管理過程中出現檔案資料的丟失和損壞，使得檔案資料的完整性很難保障，檔案管理人員應當加強對專門檔案的重視程度，做好自身單位專門檔案的管理工作，依據上屬部門的規章制度和專門檔案的規律和特性，進行信息的收集整理及歸檔工作，保障專門資料的完整性、實效性和準確性。為我國機關事業單位專門檔案做出卓越貢獻。