簡析檔案信息化建設

葉玉琪

摘 要：隨著社會的發(fā)展，檔案管理模式法發(fā)生轉(zhuǎn)變，本文從檔案信息化建設思想意識、技術、組織管理及人員素質(zhì)等方面的現(xiàn)狀以及檔案信息化建設的緊要性，根據(jù)信息化建設的主要內(nèi)容，提出了檔案信息化建設的基本措施，使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化、社會化。

關鍵詞：檔案；信息化；建設

一、檔案信息化建設的涵義

檔案信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。可見檔案信息化一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現(xiàn)代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播；另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

二、檔案信息化建設的主要內(nèi)容

2.1 檔案信息化資源建設

檔案信息化資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。它的主要任務：一是館藏檔案的數(shù)字化，二是現(xiàn)有電子文件的歸檔工作。后者指的就是在各項公務活動中形成的有查考和利用價值的電子文件，要按照有關要求及時歸檔，而且要做到齊全完整，真實有效。所以檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略源資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。

2.2 標準規(guī)范建設

它主要是對電子文件、檔案信息進行管理的一套規(guī)則，包括對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。隨著計算機多媒體技術、網(wǎng)絡技術、電子出版物的迅速發(fā)展和廣泛應用，圖書館網(wǎng)絡化建設被逐漸提上議事日程。圖書閱讀過程，人性化設計，瀏覽簡潔，閱讀舒服，提供了書簽功能，幫助讀者記憶閱讀頁碼。這些都需要檔案管理部門統(tǒng)一制定并推廣實施，以保證電子書、檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享。

2.3 基礎硬件設施及其應用系統(tǒng)建設

主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。主要特點是簡便、靈活，便于各類人群使用。另一種是權(quán)限信息應用系統(tǒng)，它是保證信息安全的一個重要組成部分，其目標是向用戶和應用系統(tǒng)提供權(quán)限管理服務，提供用戶身份到授權(quán)的映射，提供與實際應用處理模式相應的、與具體應用系統(tǒng)相對分離的授權(quán)和訪問控制機制，簡化應用系統(tǒng)的開發(fā)與維護，提高系統(tǒng)整體保密性和安全性。

2.4 人才隊伍建設

檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。根據(jù)檔案工作的需要，必須對檔案工作人員進行業(yè)務培訓，優(yōu)化檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神。檔案工作是“對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想”，要發(fā)展檔案事業(yè)，就要求檔案工作人員必須博學多才，特別是要注重對現(xiàn)代科學技術和檔案邊緣學科知識的掌握，同時還要大膽探索檔案管理工作的自身特點和規(guī)律，找出一條快捷有效地為各項檔案管理工作和全社會服務的新路子。這不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。

三、檔案信息化建設現(xiàn)存問題

3.1欠缺信息化的檔案管理意識。

信息化的檔案管理指的是通過數(shù)字形式來處理檔案信息，同時在網(wǎng)絡協(xié)助下對其進行集中化管理。現(xiàn)如今，網(wǎng)絡技術和多媒體技術已經(jīng)被廣泛的應用在檔案管理中，并朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，但由于管理人員素質(zhì)低下、檔案管理標準不統(tǒng)一、管理觀念落后等問題導致檔案的信息化建設在發(fā)展過程中屢屢受挫。

3.2表層化的開發(fā)信息資源

在對檔案信息資源予以開發(fā)時，仍舊將目光停留在數(shù)字化掃描和目錄錄入方面。假如信息化檔案建設的目的只在于將傳統(tǒng)保管形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化保管形式，而不改變信息利用方式，那么信息化的檔案建設也就沒有什么實質(zhì)性的意義了。

3.3開發(fā)標準不統(tǒng)一

要想使信息化的檔案建設得到推廣就必須對開發(fā)標準進行統(tǒng)一，如若開發(fā)標準不統(tǒng)一，那么數(shù)據(jù)間的互通和共享也就無法實現(xiàn)了。現(xiàn)如今，在開發(fā)信息資源時，由于缺乏統(tǒng)一標準使得系統(tǒng)不能連通。當然，此種現(xiàn)象的產(chǎn)生還與檔案信息秘密性有關。

3.4安全保密意識弱

通過網(wǎng)絡終端設備便能將存放在網(wǎng)絡設備中的電子檔案索取出來。一個終端上面的電子檔案可以同時發(fā)給不同的網(wǎng)絡終端，這便對一定時間段內(nèi)需要限制使用或保密的安全問題造成了一定威脅。因而對其采取一定的保密舉措也就顯得意義重大了。但有的檔案管理部門的安全管理制度不夠完善，并且對檔案秘密性欠缺認定范圍。所以，在對檔案進行信息資源開發(fā)時，檔案管理部門欠缺安全保密的意識。

四、加強檔案管理的基礎設施建設

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期，應該由有關各部門和檔案部門人員共同協(xié)商，分別從各自的管理角度提出設計思路，考慮各方面的需要，從而避免在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)空缺或重疊，提高效率。尤其在設計軟件方面，應采用一定的安全保密措施，實行電子簽單制度，建立和健全檔案管理責任制，電子文件簽入、簽出制度，安全日志制度，從而保障檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外，為便于軟件升級，保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高數(shù)據(jù)存貯形式的標準性、一致性和可續(xù)性。

五、結(jié)束語

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現(xiàn)的，它需要多專業(yè)配合、多部門協(xié)作以及所有檔案人員的積極參與及配合。檔案系統(tǒng)的工作只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應社會和時代發(fā)展的需要，更好地服務社會。

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