高職院校檔案電子信息化建設的影響因素分析

許琪瑋

摘 要：隨著科技時代的飛速發展，高職院校檔案電子信息化建設成為必然趨勢。作為高職院校綜合建設體系中的重要組成部分，高職院校檔案對優化學校教學品質、提升學校綜合素質能力具有不可忽視的促進作用。本文從高職院校檔案電子信息化建設的必然性入手，分析了高職院校檔案電子信息化建設的影響因素和所面臨的問題，簡要的提出了新時代高職院校檔案信息化的解決方法。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；不利因素；信息化；數字化

1.前言

隨著信息時代的到來，數字化成為新時期社會各領域發展建設的主流模式。教育領域作為知識傳播的主要載體，必然走在時代發展的最前沿。近年來，高等職業技術教育的迅速發展，對檔案規范化管理提出了更高、更新的需求和標準，必須加強和完善檔案信息化建設，以更好地適應新時代的要求。要充分利用和借助數字化、網絡化等現代化技術手段，以現代化管理模式取代傳統檔案管理模式，以達到高效快捷的利用和共享資源的目的。因此，加強檔案電子信息化建設對提升高職院校整體辦學管理水平具有十分重要的現實意義。

2.檔案電子信息化建設是高職檔案管理的必然趨勢

2.1.社會的發展離不開信息化建設

隨著經濟、科技的不斷進程，高校帶動國民經濟未來的發展已成為社會公認的事實。隨著高校地位的提高，高校檔案作為高校發展的重要一環，其價值也越來越受到社會的重視，其涉及領域也從原來的單一性發展到多個領域。因此，為了滿足檔案開放式的網絡化管理需求，更快地適應社會對自動化的強烈需求，必須加快檔案信息化建設，以更好地和時代接軌。

2.2.現代高等教育對信息化的需求

新時代的檔案不僅在數量上有很大的提升，其內容也更為新穎、全面，形式上更為系統化、規模化，檔案信息資源共享、歸檔材料配套實現電子信息化、調取檔案的利用手段等將逐漸成為檔案發展的必然趨勢。然而，傳統管理模式根深蒂固，給檔案管理帶來很多不便，新型的檔案資源對管理的條件以及技術都有更高、更新、更細、更精準的要求，這就要求創造出一種更科學、高效的方式來適應工作發展的需要，這種方式就是檔案電子信息化建設。

2.3.時代發展對檔案自身的要求

隨著技術的不斷發展，信息的表現形式也不再拘泥于紙質文字，紙質檔案已無法滿足信息對載體的需求。同時，檔案的利用方式也同以往有了巨大的差異，檔案的利用不僅體現在紙質翻查，其更多地要求能通過檔案資源共享得到更廣泛、更方便和快捷的服務。為了滿足社會各領域的不同需求，必須實現檔案自身的信息化。

3.高職院校檔案電子信息化建設的現狀

3.1.重視程度不足

大部分高職院校是通過中專、中職等學校晉升而成，因此檔案管理的條件和水平相對落后，對檔案信息現代化建設沒有清醒的認識且投入甚少。有些學校甚至純粹為應付檢查而設置了一些基本條件。這嚴重拖后了檔案建設的進程，不僅違背了高職院校檔案信息化與時俱進的原則，同時也制約了高校自身的發展。

3.2.基礎設施不足

一些高校檔案設施設備的配置還相對落后，檔案管理系統軟件不成熟，使得數據無法及時傳遞及共享，從而滯后了檔案信息化的速度。缺乏安全保障措施和技術支持，一旦檔案管理軟件被病毒或某些不安全因素破壞，后果不堪設想。

3.3.專業管理人才不足

檔案專業管理人員、信息處理人員、系統維護人員嚴重缺乏，或者與實際工作不相匹配。

4.高職院校檔案電子信息化建設的制約因素

4.1思想認識不到位，缺乏大檔案建設意識

主要是領導基層思想認識不到位，尤其是認識不到檔案信息化建設的技術含量，認識不到檔案管理職能的辦學功效，有意識的削弱檔案管理職務的功能與地位，使相關的檔案管理機構存在的價值大打折扣，所以在人員配置方面隨意性、散漫性比較強，有些專業技術崗位高職低配，甚至有些檔案管理人員身兼數職，致使檔案信息化建設成為紙上談兵，無法實現資源共享和利用。

4.2專業管理團隊綜合素質偏低，跟不上現代化發展步伐

檔案管理團隊專業素質低、專業專職人員少的問題普遍存在。檔案管理工作十分繁重，枯燥單調，一些高學歷的專業人員不愿意從事檔案管理工作，因此，檔案管理工作團隊大多由非專業、學歷低、年齡大的人員組成。這些人對數據存儲和壓縮技術、聲像技術、安全技術幾乎一竅不通，對專業知識也是一知半解，缺少專業技能，很難滿足高職院校對檔案信息化建設發展的需要，嚴重影響了高職院校檔案信息化的進程。

檔案管理人員缺乏相關專業知識和學歷，或者只有專業知識而缺乏相關的信息技術知識。直接導致專業合作工作能力嚴重不足，無法實現互聯互通，使檔案訊息的獲取渠道受阻，無法搜集到相關檔案資料資源。甚至有的工作人員缺乏電腦、數字化基礎設施、多媒體等電子設備的操作能力，導致檔案管理信息化的變革更新很難實施和進行。

4.3基礎設施建設相對薄弱，滿足不了數字化建設的需要

新時期社會各個領域都已經實現了智能化辦公，很多高職院校的檔案信息化建設還處在開發和利用的初級起步階段，總體狀況相對落后。一些高職檔案管理機構仍然存在使用初級計算機辦公的情況，無紙、數字、網絡電子化得不到基本實現。甚至有部分高職檔案管理機構還在用已經淘汰或棄用的計算機，難以配置現代化的管理軟件系統。硬件建設環境設施不全，對檔案信息化建設投入不足，不能實現檔案目錄網絡管理與檔案信息網絡化管理共享信息資源的要求。

4.4管理體制機制滯后，不能適應信息化建設進程。

部分高職院校檔案管理制度不完善、不健全，形同虛設，工作人員不能嚴格按照操作規程執行操作程序，甚至不能嚴格按法規管理檔案，造成檔案資源管理混亂。目前一些高職院校檔案管理內容，依然是一些傳統的基礎建設為主，缺乏圖片、語音、錄像、實體物檔案，從而大大降低和減少檔案的利用率。

5 結語

高職院校檔案工作者應從增強檔案意識、加強建章立制、豐富檔案信息、實施網絡化管理、做好畢業追蹤、加大開發利用等相應措施入手，積極轉變觀念，提高思想認識，樹立大檔案的服務性意識，不斷優化和完善檔案管理制度，通過建立數據庫、加強網絡化、數字化等信息化基礎工作建設，并建立安全保障系統，提升檔案信息化管理的標準化水平和工作品質。

參考文獻

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