論如何提升檔案館檔案管理工作水平

孫曉芳

摘 要：我國自改革開放以后，社會經濟發展速度越來越快，各行各業也加快了創新步伐，在新形勢背景下為檔案館檔案管理工作提出了更高的要求。檔案館應該更新思想，突破原有的工作理念與方式，堅持與時俱進，將服務大局擺在首位，通過做好檔案管理工作，確保充分發揮檔案的價值，為社會公眾提供更加便捷、優質的服務。本文將簡述檔案館檔案管理工作的現狀，并探討了提升檔案館檔案管理工作水平的策略。

關鍵詞：檔案館；檔案；管理

長期以來，檔案館信息系統的作用未得到有效發揮，人們對檔案管理工作性質和職能缺乏深刻的認識，習慣性將其與機關檔案部門視為同等地位。由于檔案館功能與作用發揮不充分，因而與社會各方面聯系不夠緊密，不能將已有本質屬性體現出來。對此檔案館相關領導和工作人員應轉變理念，不斷改進檔案管理工作方法，注重創新與改革，確保真正體現檔案應有價值，為社會發展作出貢獻。

1 檔案館檔案管理工作的現狀

1.1 相關法律法規執行不到位

當前檔案館未嚴格落實《檔案管理制度》，法律監管力度不足，雖然我國在檔案管理上出臺實施了很多針對性文件，對檔案管理制定了很多規定，然而并未真正執行好法律法規。如一些檔案館因為人為因素導致檔案管理工作出現問題，很多重要檔案資料發生遺失、損壞問題，處理方式也非常簡單，僅僅以批評教育、罰款等為主，思想重視程度不高，缺乏切實可行的處罰措施。檔案館不能依法監管檔案管理工作，造成檔案管理變得不規范與不嚴謹，發生了大量問題，造成了嚴重的損失。

1.2 檔案館硬件設施不完整

從當前檔案館檔案管理現狀來看，工作質量普遍較低，主要是相關硬件設施不完整所致，檔案館投入的資金較少，無法將檔案現代化管理所需設備配置齊全。這樣為檔案管理效率與質量帶來了不利影響，不利于檔案收集、整理、歸類、存儲和利用等工作順利進行，無法有效發揮出檔案館的職能作用[1]。尤其是硬件設備更新緩慢，很多處于老舊狀態，為紙質檔案管理帶來了不利影響，時間一久，大量具有較高價值的原始檔案將出現蟲蛀、霉變甚至丟失等問題，從而引起了不可估量的損失。

1.3 檔案管理缺乏標準化、規范化

檔案館為提升檔案管理工作水平，應該注重提升檔案基礎工作的標準化與規范化程度，這樣才能滿足時代與社會的發展要求。現階段檔案館在檔案管理工作上普遍存在如下問題：管理方式落后，技術與設施更新不及時，案卷整體質量不高，檢索方法復雜等。在檔案的立卷、編目和檢索等工作中，沒有按照國家制定的標準規范操作。且檔案館也沒有明確檔案歸檔范圍，很多檔案管理人員不了解哪些檔案需要及時存檔。對檔案管理標準化與規范化來說，除了要添加新的設備以外， 還要加強對各方面因素的協調與制約，檔案館領導需要提高重視程度，為檔案管理工作提供更多支持。

2 提升檔案館檔案管理工作水平的策略

2.1 切實增強檔案管理意識

檔案館要提升每個檔案管理人員的檔案管理意識，能夠扎實認真開展工作，保持優良作風，在硬件設施上要健全檔案管理設備，建設專門的檔案庫房，并將所需各種應用設備與管理配件予以完善，如空調、除濕機、檔案密集架及電腦等。為加快檔案管理信息化建設步伐，要將計算機管理軟件應用到檔案管理程序中，將計算機技術應用作用發揮出來，如打造檔案信息存儲與檢索系統。檔案館還要從整體上提升檔案管理人員素質與能力，激發他們的工作熱情，能夠做到及時、準確對檔案材料進行歸檔，能夠真正將各項管理制度落到實處，提升檔案內容的真實性[2]。并有效提升檔案館檔案管理工作水平，并將龐大、復雜的檔案材料管理好，為今后的查詢與利用提供便利。

2.2 逐步完善檔案管理制度

建立完善的制度有利于檔案管理工作順利開展，這是檔案館檔案管理中的一項重要內容，在制定各項規章制度的時候應該滿足下列規定：第一，檔案館要從實際情況出發，結合國家相關法律法規，保證制定的檔案管理制度科學、合理及合法。第二，檔案管理制度可操作性要強，簡單適用，方便易行，能夠達到規范與約束檔案管理工作行為的要求。第三，檔案管理制度具備約束的雙向性特點。檔案館制定檔案管理制度的時候，不能只以普遍員工為對象，而是要對領導與職工產生約束作用，力求做到制度的公平與公正。第四，維護檔案管理制度執行嚴肅性。檔案館在制定檔案管理制度以后，需要確保將其執行到位，采取有效的獎懲措施，為檔案管理工作創造良好條件。

2.3 加快硬件環境設施建設

當前檔案館各項硬件設施還不夠完善，也沒有將相關硬件設備配置齊全，這就要求盡快進行規范整理。第一，在檔案管理工作中增加更多經費，盡快購置空調、溫濕度計、去濕機等基礎設備，確保各項硬件設備保持完整，讓檔案館中溫濕度始終處于最佳的狀態。同時檔案館還要使用鐵質檔案柜與檔案夾、裝訂打孔機等器械與物品，優化館內檔案的保管與整理條件[3]。第二，要將檔案室建設好，要確保其標準合格，并配置計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，提升檔案管理工作的現代化水平。這樣才能滿足現代經濟條件下為檔案館檔案管理工作提出的要求，通過在檔案管理工作中發揮出現代科技的作用，能有效改善檔案管理環境與技術，為檔案的收集、整理與利用等工作提供便利，促使檔案館檔案公共服務能力不斷增強。

2.4 加強檔案管理方式、服務創新

檔案館要不斷豐富館藏內容，提升館藏檔案質量，還要從廣大用戶實際需求出發，有針對性做好檔案資源收集工作，通過逐步對檔案文獻資源進行優化、組織和集成，提升檔案管理工作的系統化、規范化和有序化水平，這樣社會公眾才能享受到準確、及時和可靠的服務。檔案館要提升檔案服務能力，主動開展檔案服務工作，逐步加大對檔案利用者的研究力度，滿足他們的需求。這樣才能保證利用者第一時間獲取所需檔案信息，能夠進一步將檔案的價值體現出來，為檔案館檔案管理工作開創新的局面。

2.5 培養檔案管理人員素質

檔案管理人員綜合素質的高低，對檔案館檔案管理工作有著至關重要的影響，不僅要掌握豐富的專業知識，還要能夠熟練操作各種計算機軟硬件，處理檔案管理信息化工作中遇到的各種問題[4]。檔案館要想提升檔案管理工作水平，需要為檔案管理人員提供更多的培訓機會，不斷提升他們的綜合技能，掌握基本的通訊、網絡及計算機應用技術。檔案館要通過技術培訓、研討及自學等形式，讓檔案管理人員學習到新的知識，逐步積累起豐富的檔案管理經驗，提升他們的崗位勝任能力。而檔案管理人員也要形成現代化管理意識，積極主動投入到學習中，保證規范開展檔案管理工作，為檔案館的發展作出自己應有的貢獻。

3 結語

總之，檔案管理是一項政策性、機密性和專業性較強的工作，需要檔案館引起高度重視，解決現階段檔案管理工作中存在的問題，以此為社會各界提供更好的服務。這就要求檔案館盡快制定完善的規章制度，嚴格督促檔案管理人員認真落實，通過不斷提升檔案管理工作水平，既保證了檔案的安全性與完整性，還能最大限度發揮出檔案的作用，為經濟的發展與社會的進步服務。

參考文獻

[1]趙曉艷，李林.大數據時代企業檔案館管理創新初探[J].科技經濟導刊，2017，（32）：172-173.

[2]梁頌華.鎮區檔案館管理創新分析[J].辦公室業務，2015，（05）：63.

[3]趙同瑛.數字檔案館建設對檔案管理體制的影響[J].檔案天地，2014，（06）：41-42.

[4]馬升暉.淺淡數字檔案館的檔案管理工作[J].黑龍江史志，2013，（03）：28-29.