醫(yī)院檔案管理存在的問題及對(duì)策

劉迎

摘 要：隨著我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展， 醫(yī)院檔案工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代發(fā)展需求。由于醫(yī)院檔案涉及到醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等諸多內(nèi)容，和一般的工程檔案有所不同。目前尚存在很多問題，需要我們采取有效措施改進(jìn)，以期實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的資源開發(fā)及利用價(jià)值最大化。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；思考

以科學(xué)管理的工作態(tài)度對(duì)待檔案管理工作，醫(yī)院管理者以檔案資料作出的決策、人事調(diào)動(dòng)、教學(xué)、科研等方面，可以有效提升醫(yī)院的醫(yī)療水平及長(zhǎng)足的發(fā)展。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作受到了巨大的沖擊，如何運(yùn)用高科技工具應(yīng)對(duì)新的挑戰(zhàn)及要求，科學(xué)規(guī)范地做好醫(yī)院檔案管理工作使之為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

一、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中的典型問題概述

隨著國(guó)內(nèi)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的進(jìn)一步深化，雖然現(xiàn)階段醫(yī)院發(fā)展過程中整體管理水平較之于以往有了大幅度的提高，管理水準(zhǔn)得到了肯定，但是醫(yī)院檔案管理過程中依然存在這一些尾大不掉的問題，結(jié)合個(gè)人工作實(shí)踐中總結(jié)如下：

（一）對(duì)檔案管理工作缺乏思想上的重視

從醫(yī)院管理現(xiàn)狀以及實(shí)踐來(lái)看，為數(shù)不少的醫(yī)院并不重視檔案管理，對(duì)工作的重要性認(rèn)知不足、不夠重視，“重醫(yī)療、輕管理”現(xiàn)象普遍，忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。傳統(tǒng)檔案管理室一般只負(fù)責(zé)文書檔案、音像檔案等，而醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而且在某個(gè)科室內(nèi)形成的檔案常常被認(rèn)為是“私有財(cái)產(chǎn)”，科室相關(guān)管理人員認(rèn)識(shí)不到檔案工作的重要性，覺得放到檔案室不如放在自己科室使用起來(lái)方便，醫(yī)院檔案無(wú)法集中統(tǒng)一管理，導(dǎo)致檔案利用率不高。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

實(shí)踐中可以看到，因諸多原因，比如歷史發(fā)展、管理體制等方面的原因，導(dǎo)致檔案管理領(lǐng)域的從業(yè)人員專業(yè)性差，很多離退休干部進(jìn)入檔案管理部門，專業(yè)知識(shí)和技能不對(duì)口，尤其對(duì)現(xiàn)代化的管理流程和計(jì)算機(jī)操作程序不熟悉，以致于檔案管理工作難見成效。另一方面，醫(yī)院對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)也不夠重視，檔案管理工作多由辦公室或其他科室人員兼職，檔案專業(yè)人員數(shù)量少、知識(shí)面窄、思想觀念落后、管理不規(guī)范等，影響了檔案管理效率。

（三）檔案管理制度落實(shí)不到位

雖然大部分醫(yī)院建立了檔案管理部門，但是因檔案管理不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。基于此，檔案管理工作沒有得到重視，而且缺少考核與有效激勵(lì)機(jī)制。

（四）檔案管理工作信息化水平低

雖然信息化管理技術(shù)已經(jīng)逐漸普及，但是部分醫(yī)院檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用、信息安全技術(shù)等缺乏足夠的應(yīng)對(duì)能力，基本還是采用人工收集、檢索檔案；再者，雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)已被應(yīng)用于檔案管理工作，但是僅作為檢索工具使用，資源浪費(fèi)嚴(yán)重。

二、醫(yī)院檔案管理思考及對(duì)策

（一）增強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

首先，要轉(zhuǎn)變觀念，只有將檔案工作作為醫(yī)院發(fā)展的重要工作，與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展，做好考核工作，從根本上改變以往可有可無(wú)、無(wú)關(guān)緊要的片面認(rèn)知；其次，要改進(jìn)工作方式方法，要改變過去“等、靠、要”落后的管理模式，變被動(dòng)為主動(dòng)，拓寬檔案管理服務(wù)范圍，緊緊圍繞醫(yī)院發(fā)展大局，主動(dòng)挖掘檔案資源，提高檔案資源利用價(jià)值；第三，要有與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新意識(shí)、開放意識(shí)、包容意識(shí)，創(chuàng)造性的開展工作，立足實(shí)際、調(diào)整思路，為醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展服務(wù)。

（二）提升檔案管理從業(yè)人員綜合素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，隨著社會(huì)分工的不斷變化，科室門類、檔案管理人員的流動(dòng)和責(zé)任心等因素，都會(huì)影響檔案質(zhì)量，因此，要根據(jù)檔案工作客觀需求，對(duì)檔案從業(yè)人員進(jìn)行教育培養(yǎng)，并且大膽引進(jìn)先進(jìn)人才，既要將其納入人力資源儲(chǔ)備體系，又要組織開展學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，充分發(fā)揮他們的積極性，激發(fā)他們的熱情和潛能，培養(yǎng)兼具“通才”和“專才”的復(fù)合型人才，提高檔案業(yè)務(wù)水平，最大限度實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的整體提高。再者，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求，尤其是檔案信息量不斷增大，內(nèi)容更為豐富，加之載體多元化、手段先進(jìn)性，檔案工作者要不斷更新和充實(shí)知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)檔案法規(guī)、檔案管理、信息化建設(shè)等專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，堅(jiān)持在主動(dòng)、跟蹤以及信息資源開發(fā)上做文章，將檔案管理工作與醫(yī)院社會(huì)效益結(jié)合起來(lái)，有目的、有針對(duì)性地開展檔案方面的研究和創(chuàng)新，提高檔案管理水平。

（三）加大檔案管理機(jī)制優(yōu)化建設(shè)力度

近年來(lái)，隨著現(xiàn)代檔案管理水平的不斷提高，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)完善的檔案管理機(jī)制，比如檔案資料信息收集、歸檔、利用以及保管和檔案鑒定等制度。在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，醫(yī)院檔案信息內(nèi)容更加的復(fù)雜，而且各科室、各部門專業(yè)性更強(qiáng)，以致于檔案管理工作的保密性與技術(shù)性要求明顯不同。針對(duì)這一問題，仍需從制度的建立與完善上下功夫，以制度建設(shè)為先行，不斷夯實(shí)醫(yī)院檔案管理工作基礎(chǔ)。整體來(lái)看，醫(yī)院臨床醫(yī)技科室、行政后勤科室、各個(gè)管理層級(jí)甚至普通醫(yī)護(hù)人員所形成的文件檔案和信息資料等相對(duì)比較分散，不利于管理人員收集信息，需要構(gòu)建完善健全的檔案收集機(jī)制和措施，建立完善檔案材料登記制度，確保檔案信息資料的完整性。 同時(shí)，還要構(gòu)建完善的管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，采用垂直式的檔案管理模式，對(duì)檔案管理部門進(jìn)行優(yōu)化，分管院長(zhǎng)負(fù)總責(zé)，各科室主任作為部門成員并專職一名檔案員，形成上中下三級(jí)檔案管理體系。其中，兼職檔案員主要收集和整理部門信息資料，尤其是日常工作中具有一定指導(dǎo)作用和參考價(jià)值的材料，可以隨時(shí)交給檔案室，不僅可以豐富檔案材料，而且便于落實(shí)責(zé)任、監(jiān)督檢查。

（四）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

目前多數(shù)醫(yī)院實(shí)行的信息管理體系是檔案與其他信息分開管理的模式，負(fù)責(zé)信息管理的大多由信息科和檔案室組成，各自獨(dú)立進(jìn)行信息的收集、整理、保管、加工和信息服務(wù)，分離的工作模式制約了醫(yī)院信息管理整體水平的提高。要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用，以計(jì)算機(jī)為工具，將檔案內(nèi)容按黨群管理、行政管理、科研教學(xué)、基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備耗材、財(cái)務(wù)管理、病案管理等納入其中，建設(shè)統(tǒng)一的醫(yī)院檔案信息管理中心，通過購(gòu)買或自己研發(fā)相關(guān)的使用軟件，形成醫(yī)院檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，在完善保密條件的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案資料共享和利用，具有檢索快捷、方便高效的優(yōu)點(diǎn)，避免了人工檢索出現(xiàn)的失誤，同時(shí)節(jié)約了人力成本。在醫(yī)院檔案信息化管理過程中，首先應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思想觀念以及服務(wù)模式，事先規(guī)劃好本院檔案管理工作。其次，建立切實(shí)可行的檔案信息化管理機(jī)制，以此來(lái)確保檔案信息管理工作有序進(jìn)行。同時(shí)還要注意加強(qiáng)檔案管理從業(yè)人員信息化技術(shù)水平以及綜合素養(yǎng)，使他們能夠掌握現(xiàn)代化技術(shù)軟件和系統(tǒng)，應(yīng)用于檔案管理必然能夠提高工作質(zhì)量和效率。最后，構(gòu)建系統(tǒng)和檔案管理平臺(tái)，使各科室之間能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化連接，共建共享資源。

三、結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)著眼于運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，設(shè)立檔案信息的安全管控體系，明確檔案的開放范圍和保密程度，確保檔案管理工作的規(guī)范性和保密性。定期更新軟件配置，加強(qiáng)防毒軟件的病毒防御功能，讓檔案信息化能充分調(diào)動(dòng)起來(lái)，多道、多途徑開發(fā)利用，推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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