淺談檔案信息化發展的探索與思考

摘 要：科技飛速前進，全球信息大爆炸，信息化走進兩千家萬戶。很多企業和單位已經將信息化管理水準作為衡量的標準，信息技術已經得到了廣泛的應用。但在我國，信息化的發展程度已經無法與時代的進步緊密結合，種種因素對其造成的影響也越多。故而在檔案管理作業中，強化信息化建設，用以提高管理的時效性和高效性，則占有非常高的地位。本文通過信息化在檔案管理中的應用進行探究，從高速公路檔案管理的重要性、高速公路工程建設檔案的特點、高速公路文件資料檔案管理的現狀、如何提高信息化在文件資料管理等幾方面進行探究。

關鍵詞：信息化； 發展； 檔案；

一直以來，我國的檔案管理形式主要以人工檔案管理的傳統形式為主，這種形式漏洞多、隱患大、管理模式落后，根本滿足不了信息化發展的需求，更無法有效的發揮其在檔案管理中的作用。在高速發展的大環境影響下，信息化管理在檔案管理工作中的應用將會占有非常重要的地位。只有在檔案管理中充分應用信息化的優點，才能更好地提高檔案管理的時效性及高效性。我國目前檔案管理工作存在很多弊端，如何解決這些問題則具有了較為重要的意義。

1 檔案的概念及特點

1.1檔案的概念

檔案是指人類社會在進步過程中，個人或集體對產生的有意義、有價值的東西進行保存，并記錄著事物本質的一種形式。

1.2 檔案的特點

1.2.1檔案的制作者

檔案的制作者非常的多樣化。檔案對于不同的人具有不一樣的價值，所以記錄檔案的群體依據對其意義的不同，記錄者也大相徑庭。可以是國家機關、非國家機關，家族、家庭亦或是個人。

1.2.2檔案的形式多種多樣

社會的不斷進步，各個歷史時期，檔案的形式也有所不同。在原始社會，當時的社會生產力十分低下，人們多使用原始的工具。骨器、石器、皮毛等都成為了檔案的記錄載體。隨著時代的發展，青銅器、布匹、竹子等等都曾作為檔案的載體出現過。到了現今社會，檔案的載體更加先進，更加多樣化，如U盤、照相機、電腦等。記錄檔案的形式也不再拘泥于原始的文字，符號，圖片等，影像資料的出現表面檔案的記錄更加的詳盡真實。隨著時代的進步，檔案的載體肯定會更加的多樣化。

1.2.3檔案的屬性

檔案具有真實性的特點。他將真實發生的事情進行原始的記錄，并將其保存。在需要的時候取出檔案，可以將當時的情況真實反映出來，再現曾經發生的歷史。檔案在很多情況下，具有多方面的意義，如教育意義、政治意義、社會意義等，在各個方面有著其不可磨滅的價值。檔案的真實性特點，在很多情況下都可以作為依據，標尺，證據等情況出現。檔案在很多情況下，也體現著其自身的歷史意義，過往的歷史時代，官方記錄的一些檔案，就能充分體現其自身的歷史意義，當時記錄的很多檔案，都以大事記為主，記錄著珍貴的歷史事件，是我國進行歷史研究不可多得寶貴資料。

2 信息化在檔案管理的應用分析

2.1 提高檔案管理人員信息化管理的意識

我國檔案管理正在向著信息化高速前進著。我們應該積極創造條件，營造環境，把信息化檔案管理列入發展的目標中。大力宣傳的同時，利用各方渠道、多種形式來提高各方各級別人員對加強檔案信息化管理的認識，使人們的觀念得以轉變，在這大勢所趨的形勢之下，認知到強化檔案信息化管理的重要性。

2.2 檔案信息管理的合理性

檔案信息化管理是以改善傳統手工方式的落后模式為目的，通過信息化的手段，實現現代檔案管理的高效性、功能性、便捷性。對原有的檔案管理制度進行優化，體現出信息化在檔案管理中的價值，從而制定出更加優秀的、有效的信息化檔案管理制度，使其職能更加明確，更加合理。

2.3 完善檔案信息化管理體系

首先，要形成檔案管理工作的制度。聘請業務熟練的專制檔案管理人員，專業的、系統的進行信息化檔案管理工作，這樣才能把檔案管理工作結合到各項內容當中，使得檔案管理實現正常化與規范化。檔案管理的信息化具有很強的業務性與技術性，從原始資料的形成到信息檔案的歸檔，中間內容復雜且又環環相扣。各個階段形成的資料，需及時的歸檔封存，并及時的做好移交工作。我們要建立一套嚴謹的自上而下的檔案信息化管理體系，資料的制作部門、檔案的管理部門及使用部門需相互協調，相互制約，從而形成一套系統的文件信息化管理體系，強化檔案資料的質量，保證檔案資源的真實性可靠性，進而促進信息化檔案管理的發展。

2.4 成立信息化檔案管理平臺

具備較為完善的自動化辦公系統，是實現檔案信息化管理的基礎。在辦公系統中成立信息化檔案管理的平臺，令各部門各級人員針對崗位設置不同的權限，可操作的界面也能滿足各部門職能的要求。獲取的數據及時錄入數據庫，以便于作業人員方便查看。一旦信息化檔案管理平臺成立，將會為工程建設提供極大的便利，從而使信息化在檔案管理中得到更為充分的利用。

2.5 改變檔案管理的傳統思維

檔案管理的舊有體系，以人工操作為主，效率低，功能差等缺陷，造成檔案管理的利用率大幅度降低。科學技術的不斷前進，事業的飛速發展，舊有的傳統檔案管理體系無法滿足當今的需求，信息化在檔案管理中的應用尤為重要。通過軟件的自我研發，或通過引進的方式對現有系統進行更新，利用便捷的工程軟件來更好的進行檔案的信息化管理。加強軟件資源的開發工作，積極引進國外優秀的管理軟件，創造條件使得國內的從業人員能夠學習到發達國家檔案軟件方面的知識。讓我國檔案事業發展不在閉門造車，及時的與國際接軌，了解國內外的狀況，積極汲取國外的優秀經驗，定期對相關人員進行培訓。事實已經證明，傳統的管理模式已經拖了檔案管理發展的后腿，只有打破舊有觀念，積極接受優秀事物，開發自我潛力改革陳舊的管理模式，轉變檔案管理的舊有思維，接受更加合理高效的信息化檔案管理模式，從而加快我國檔案管理事業的快速前進。

2.6 強化信息化系統的安全性

應積極應用高新科技設備及信息化管理的相關軟件，嚴格控制操作權限，從而使檔案信息化管理制度職能有效發揮出來。

2.7 最大限度的對檔案信息資源進行使用

檔案管理信息化令其社會效益和經濟效益積極的發揮是檔案管理的最終目的。將檔案資源合理的、有效的充分利用起來，才能做到物盡其用。及時的將檔案信息進行調用，充分利用檔案資源，可以有效的節約人力、財力。

2.8 強化檔案信息化管理人員建設

優秀的檔案管理人員應當具備責任心以及良好的職業道德操守。作為一門專業性較強的工作，檔案管理工作需要從事人員具有較高的職業素質；嚴格遵守檔案管理的各項規章制度是做好檔案信息化管理工作的關鍵。不斷完善檔案管理制度，使得檔案管理的相關工作能夠更好的，更加有效的進行展開，切實做到有規可循、有矩可守、按章辦事。強化檔案管理人員的綜合素質，將對檔案信息化管理工作的質量產生直接的良性影響。提高從業人員的業務水平，做好教育與再教育工作，不斷掌握新方法、新理論，更好的促進檔案事業的發展。

三、結束語

檔案管理事業有益于國民，乃是關乎社會前進的大事，對于人們意義非常重大，與國民生活息息相關。時代的進步，電子信息化管理在檔案管理部門中的應用，已是大勢所趨，充分體現其價值。電子信息化檔案管理的科學性、合理性，有助于檔案管理工作效率的提升，檔案管理的信息化發展已是大勢所趨。

參考文獻

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作者簡介

李欣蔚，（1985-），女，四川綿陽市人，漢，職稱助理館員，研究生，研究方向：檔案管理及信息化