綜合檔案室如何做好檔案收集歸檔工作

李靜

摘 要：檔案歸檔管理是檔案管理工作中的重要內容，其能夠保證電子檔案的完整性，并促進檔案資源價值的最大化發揮，為社會生產生活提供可靠的檔案信息資源，滿足社會群體對檔案資源的多元需求。本文主要探討現代社會發展新形勢下檔案歸檔管理的具體措施，僅供參考。

關鍵詞：檔案；歸檔管理；措施

檔案是指在社會各項活動中直接形成的原始記錄，其包含多種形式，并且具有良好的保存價值。檔案資源具有良好的現實價值和長遠價值，對于社會可持續發展具有重要意義。因此在檔案管理工作中應當加大力度做好檔案歸檔并加強管理，以保證檔案資源安全，推進檔案事業的不斷發展進步。

一、檔案科學化歸檔管理的重要意義

就檔案歸檔管理工作的具體情況來看，以往檔案管理模式下，檔案工作人員往往依賴手工操作對檔案進行歸檔，此種情況下不僅無法取得理想的檔案歸檔管理效率，甚至會造成人力資源的嚴重浪費，檔案管理安全性不足，嚴重影響檔案歸檔管理工作質量。而隨著信息時代的到來，計算機技術逐漸得到廣泛應用，基于信息技術與網絡技術之上的電子檔案逐漸形成，檔案資料收集、存儲、分類與統計等環節操作更為便捷，切實提高了檔案歸檔管理的工作效率。基于計算機技術對檔案進行歸檔管理，促進體系化管理的順利實現，通過檔案信息與載體的分離利用，便于檔案信息與其他信息系統建立互聯關系，有效提高了檔案歸檔工作質量和效率，突破時間與空間的限制，促進檔案資源利用價值的最大化發揮，因此檔案科學化歸檔管理具有重要意義。

電子檔案與紙質檔案相比，其在檔案歸檔存儲的方式也發生明顯轉變，以VCD、DVD光碟、大容量移動硬盤等作為主要載體的，對檔案資源進行存儲，使得檔案信息資源的讀取和利用更為便捷高效、存儲時間長且不易損壞，所受外部影響較小，具有良好的穩定性。可以說，電子檔案的形成，為檔案事業的發展奠定了堅實的基礎，在一定程度上拓寬了檔案事業的發展空間，推進檔案歸檔管理向更高的管理階段邁進。

二、當前檔案歸檔管理中存在的不足

（一）檔案的管理水平難以適應現代化發展的需求

長期以來，處理和檔案管理由不同的部門負責，影響了檔案的管理效率，削弱了檔案的信息服務功能。隨著計算機技術和信息技術不斷地被開發和利用，各單位對檔案的歸檔管理要求更高了。管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平。

（二）檔案管理人員專業素質不高

一些檔案管理人員，對檔案分類、立卷等技能掌握不夠熟練，導致檔案收集范圍不明確、立卷不符合規范等問題。在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。

（三）保密意識淡薄

在日常工作中，由于受“無密可保”、“有密難保”、“保密無用”等思想的影響，對檔案保密重要性的認識不夠，一定程度上影響了檔案的保密工作。

三、做綜合檔案室檔案收集和歸檔工作的措施

（一）加強檔案收集和歸檔的宣傳工作

通過對檔案收集和歸檔工作進行宣傳，可以為后續工作的開展奠定良好的基礎。在檔案管理工作中，可以采用多種方式來強化檔案收集和歸檔工作的宣傳，努力提高檔案管理人員的檔案管理意識和工作積極性。同時單位管理層也要充分利用多媒體宣傳手段，加大對檔案重要性的宣傳力度，進一步對檔案管理方法進行規范，強化檔案核查力度，進一步提高檔案管理的質量。而且通過做好宣傳工作，可以使員工對檔案的重要作用有一個深入的了解，從而在日常工作中能夠更好地協助檔案管理人員做好檔案的收集和歸檔工作，提高檔案的真實性和完整性，確保辦公室檔案收集和歸檔水平的全面提升。

（二）完善檔案的收集和歸檔工作管理制度

為了更好地做好檔案的收集和歸檔工作，需要對檔案收集時間、保管期限、歸檔范圍和注意事項等進行細化和明確，針對單位實際情況進一步對檔案的歸檔范圍進行明確，制定合理的職責分工制度，實現檔案的統一集中保管。同時各單位還要根據自身發展的實際需要來對檔案管理制度和管理方法進行更新和改進，從而更好地滿足檔案收集和歸檔的需求。

（三）加強臨時性檔案文件材料的收集

在部分人員調動或是離職過程中，會有少量文件遺留在這些人手中，導致文件資料無法及時歸檔，甚至出現丟失的情況。因此檔案管理人員要定期對上一年度的檔案進行收集和整理，特別要重視日常工作中臨時性檔案資料的收集工作。在人員調動或是離職時及時做好文件材料的移交和接收工作，并將收集完整的檔案文件打印移交清單和移交目錄，移交人與接收人簽字，確保文件材料及時歸檔，為檔案文件的后續利用奠定良好的基礎。

（四）全面提高檔案管理人員的素質

做好辦公室檔案的收集和歸檔工作，需要構建完善的管理體制，同時還要努力提高檔案管理人員的整體素質。通過定期培訓和繼續教育，努力提高檔案管理人員的專業知識水平和管理能力，全面提升檔案管理人員的自身素質，增強檔案管理人員的責任意識和使命感，使檔案管理人員能夠全心全意地做好辦公室檔案管理工作，努力提高檔案管理水平，為檔案工作的順利開展起到積極的促進作用。

四、結語

綜上所述，隨著現代社會不斷發展進步，社會活動更加復雜化與多樣化，檔案歸檔管理的難度也明顯加大。為保證檔案歸檔管理工作質量，促進檔案資源利用價值的最大化發揮，應當結合實際情況積極完善檔案歸檔管理相關制度，規范檔案歸檔諸多環節，提高檔案立卷質量，從而確保檔案資源能夠為現代社會發展提供服務，并推進檔案事業的穩定健康發展。

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