信息時代下文書檔案管理工作改革與創新

摘 要：信息時代下開展文書檔案管理工作是檔案管理必須要重點關注的內容，為了探索管理工作改革與創新的具體方法，首先從提高信息化文書檔案管理的完整性、提升文書檔案管理的工作質量、信息化文書檔案管理工作可以促進資源共享三個方面對信息化文書檔案管理工作的重要性進行了分析，然后探討了關于文書檔案管理部門缺乏對信息化管理的重視力度、信息化文書檔案管理工作的使用程度不高、管理工作人員缺乏對信息化文書檔案管理工作的保密意識的相關問題，最后從加大對信息化文書檔案管理工作的重視力度、建立信息化文書檔案管理工作平臺、定期對文書檔案管理工作人員進行技術培訓幾個方面論述了信息時代下文書檔案管理工作改革與創新的具體策略。

關鍵詞：信息時代；文書檔案；管理模式

一.引言

現階段我國文書檔案管理工作以傳統的管理模式為主，已經無法滿足信息時代下的發展需要。從總體上來看，我國信息時代下文書檔案管理工作改革與創新的任務相對較為艱巨，還存在著許多需要進一步完善的問題。管理工作改革與創新模式的探討對于文書檔案管理工作的發展具有非常重要的意義。基于此種情況，在本文當中筆者對信息時代下文書檔案管理工作改革與創新的具體策略進行了必要的研究與分析。

二.信息化文書檔案管理工作的重要性

（一）提高信息化文書檔案管理的完整性

信息時代下文書檔案管理可以通過建立統一的平臺進行完成，管理部門的工作人員都是通過相同的平臺參與檔案管理工作，平臺可以對所有的工作記錄進行保存，防止工作過程中出現漏做和重復等低級錯誤。管理工作人員借助管理平臺進行工作時都需要嚴格按照設定的程序進行操作，工作人員進行檔案管理工作的規范化使得工作中的失誤減少，工作效率明顯提高。同樣，平臺還可以對工作過程中的修改記錄進行統計，分析、處理檔案管理工作中容易出現的問題，提醒管理人員能夠在今后進行類似工作時能夠提高專注性，不再出現相同的錯誤，減少檔案管理工作花費的時間。另外，文書檔案管理人員還可以借助平臺進行信息查詢，在最短的時間內找到所需要的內容，解決了人工查詢效率低、速度慢的問題，從而提高信息化文書檔案管理的完整性。

（二）提升信息化文書檔案管理的工作質量

傳統的文書檔案管理工作主要是通過工作人員手工整理的方式進行，大量的文書檔案讓每一個工作人員都苦不堪言，在大量的工作中磨滅工作的熱情，很容易產生厭倦心理，在繁重的整理工作中出現失誤，影響后續工作的正常開展。總而言之，效率低下、錯誤率高是傳統文書檔案管理工作最常見的問題。效率低下的傳統檔案管理模式已經無法滿足信息化時代的發展需求，必須對傳統模式進行改革創新。信息化時代的到來為管理模式的轉化提供了契機，借助信息化文書檔案管理能夠很好地解決現階段的問題。利用信息技術可以將整理好的文件以“文件夾”的形式進行儲存，不再需要按照編號將檔案放置在書架上，工作人員在找尋某一檔案時不再需要按照編號在書架上一項一項進行尋找，只需要輸入關鍵字就可以在管理平臺上找到相關檔案，很大程度上提高信息查詢的工作效率，提升檔案管理工作的工作質量，降低由于工作人員的疏忽而出現的檔案管理工作混亂問題。

（三）信息化文書檔案管理工作可以促進資源共享

資源共享是信息化時代的一大特點，改變傳統的媒介傳播機制是應用信息技術最大的優勢。信息化文書檔案管理工作可以借助網絡通道實現資源的共享，不再需要進行專門的檔案文件運輸，極大地節約了運輸成本和時間，還能夠提高文書檔案管理工作的保密性。因此，管理部門要加大對網絡共享平臺建立工作的重視力度，盡快實現管理工作與社會的接軌，實現資源的共通、互享。

三.信息時代下文書檔案管理工作存在的問題

（一）文書檔案管理部門缺乏對信息化管理的重視力度

文書檔案管理工作在檔案管理中占據著較大的比例，因此開展好文書檔案管理工作是非常有必要的，利用信息化技術提高文書檔案管理工作的效率是時代發展的方向，然而大多數的檔案管理中并沒有真正運用到信息化技術，對信息化管理的模式缺乏認識，有的管理部門甚至對信息化管理產生排斥情緒，非常不利于信息化文書檔案管理工作的開展。傳統的管理模式仍舊是開展管理工作的中流砥柱，落后的管理觀念和管理思路對于信息化文書檔案管理工作的推廣造成嚴重的阻礙，出現的一系列問題也一直得不到有效解決。因此，文書檔案管理部門一定要加大對信息化管理的重視力度，提高管理工作的效率。

（二）信息化文書檔案管理工作的使用程度不高

雖然大多數的檔案管理部門添置了關于信息化管理工作的機器設備來滿足開展信息化管理的工作需要，但是管理工作人員的工作觀念仍舊是以傳統的管理模式為主，在使用計算機網絡設備時只是通過應用部分信息技術進行檔案管理，并沒有發揮出信息化管理的優勢，使得大多數的管理工作人員認為信息化文書檔案管理并沒有所期待的高效率，慢慢喪失對信息化管理的深入學習和理解，導致管理部門放棄采用信息化技術開展文書檔案管理工作。工作人員對信息化技術的不熟悉使得工作的流程變得復雜，還容易由于操作失誤使前面所有的準備工作都付諸流水，反而影響文書檔案管理工作的正常進行。

（三）管理工作人員缺乏對信息化文書檔案管理工作的保密意識

文書檔案屬于單位的機密，一般情況下除了工作人員是不能夠隨意對文書檔案進行整理的。信息化技術應用到管理工作中平臺的共享特點直接影響檔案的保密程度，文書電子檔案很容易被一些不法分子利用黑客技術肆意對檔案內容進行篡改，使得文書檔案管理的真實性被破壞，影響單位對該員工的評價，降低單位的威信，然而，如果過于提高管理工作人員對信息化文書檔案管理工作的保密意識就會使得資源的共享發展受到阻礙，與傳統的管理模式沒有任何區別，不能夠提高管理工作效率。

四.信息時代下文書檔案管理工作改革與創新的具體策略

（一）加大對信息化文書檔案管理工作的重視力度

信息時代下文書檔案管理工作改革和創新首先要做到的就是加大信息化工作的重視力度，只有管理部門能夠認識到信息化的重要性才能夠使得后續的工作開展。現代化的信息管理理念是文書檔案管理工作中必須借鑒的，只有管理理念與管理技術相結合才能夠提高管理工作效率。信息化管理工作能夠有效提高文書檔案管理工作效率，要不斷對管理方式進行創新和改革，使信息化管理技術能夠緊跟時代發展的步伐，加大對相關設施的資金投入，提高管理部門的硬件設備，逐步使得管理工作的效率得到提高。

（二）建立信息化文書檔案管理工作平臺

文書檔案管理工作不僅僅是檔案的保存，更重要的是能夠合理使用檔案，發現檔案背后的價值信息，對單位的發展提供實質性幫助。建立信息化文書檔案管理工作平臺就能夠將檔案內容進行信息化、數字化處理，深入發掘有價值的信息，加快管理工作的步伐。專業化的平臺的主要任務就是對檔案信息的收集、處理、分析，發現管理工作中出現的紕漏，提高文書檔案管理工作效率，促進檔案信息的共享和使用。平臺的構建中除了共享也要做好保密工作，可以使用專門的保密系統，只有管理人員才能夠進入平臺進行信息的梳理、更改，單位的其它人員只能夠對檔案信息進行查詢，不屬于單位內部的人員是沒有訪問文書檔案管理平臺的權限的。

（三）定期對文書檔案管理工作人員進行技術培訓

時代的快速發展使得信息技術在不斷進行更新、補充，只有掌握最新的信息化管理知識才能夠使得管理工作一直處于時代的前沿，才不會被時代所淘汰，因此，管理部門一定要定期對文書檔案管理工作人員進行技術培訓，讓每一個工作人員都能夠掌握最新的信息化管理知識。管理工作人員要摒棄傳統的文書檔案管理工作理念，認識到信息化管理的重要性，提高自身的技術能力水平，從而滿足管理工作的實際需求。

五.結語

分析信息時代下文書檔案管理工作改革與創新對于文書檔案管理工作的發展具有非常重要的意義，在本文當中筆者結合自己的實際工作經驗，對信息時代下文書檔案管理工作改革與創新的具體策略進行了簡略的論述，旨在促進文書檔案管理工作的進一步發展。

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作者簡介

王泓嫻（1963-），女，漢族，河南省信陽市羅山縣人，曲靖師范專科學校中文專業畢業，現在曲靖市房地產管理局辦公室工作