技工院校人事檔案管理工作改進與創新探究

劉少芳

【摘要】本文就現代技工院校的人事檔案管理工作中出現的問題進行分析，并針對這些問題提出解決措施。

【關鍵詞】技工院校；人事檔案；存在問題；創新探究

人事檔案中的主要內容包括：教職員工的履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學歷和評聘專業職務材料、政審材料、黨團材料、處分材料、工資任免出國材料、獎勵材料、其它材料十大類別。隨著科技的不斷發展，技工學院的工作人員越來越注重人事檔案的信息化管理，按照科學的方法來進行檔案的收集、分類、整理和保管，這樣在領導對員工考察和評估時，對員工的具體情況有一個直觀的了解和掌握，對技工院校的長足發展有著不可或缺的作用。

一、人事檔案管理工作對技工院校的作用

（一）人事檔案管理的導向作用。人事檔案管理在技工院校的管理工作中，占據著非常重要的地位，它不僅是學校日常工作的核心內容之一，還對技工院校日常管理工作有著導向和連接作用。技工院?？梢砸栽禄驅W期為單位對教職員工進行考核和評價。人事管理部門應當將每一位教職員工的自然狀況、社會關系和日常表現等逐一記錄在人事檔案中，并利用計算機等科技手段，對檔案管理進行智能的分類與規劃，并對教職員工的日常表現進行智能的分析，這對工作人員的評估考核有著非常重要的意義，是考核的重要依據。在對教職員工進行考核評價后，要制定相關的獎罰政策，對取得優秀業績成果的教職員工給予精神上和物質上的雙重獎勵，這樣可以充分調動教職員工工作的熱情，為技工院校今后的工作打下良好的基礎，以上是人事檔案管理對于技工院校工作的導向作用。

（二）人事檔案管理的連接作用。技工院校為每一位教職員工建立個人檔案，即人事檔案，并由人事部門管理和利用。這樣不僅可以擴大教職員工對學院的歸屬感，還會增強他們對于學院的信任感，就如同將自己最重要的個人信息證明放在一個較為安心的地方一樣，這樣不僅能夠保障員工的工作積極性，還可以為員工的日常工作提供一份有力的保障，從而促使院校的發展更加穩定，這樣技工院?？梢皂樌麑嵤┤粘９芾淼母黜椆ぷ?，以上可以充分地體現出人事檔案管理工作的連接作用。

（三）人事檔案對技校教師隊伍管理的作用。在技工院校中教師的教學是直接影響學生學習效果的主要因素之一，對學生的教學質量、綜合素質和綜合能力的培養有著非常密切的聯系。人事檔案中記錄著所有教職員工的專業結構、技術考核和教學評價等，它能夠將教職員工的綜合水平、學術水平、工作水平和綜合素質充分體現出來，并在將來的發展和升職中有著歷史性的憑證。它不僅具有一定的可靠性，還具有一定的科學性。學?？梢砸源俗鳛閼{證，對每一位教師進行有目的、有計劃的培訓和選拔，學?？梢栽诼殑仗岚魏蜕陥舐毞Q評定時，通過其人事檔案進行全面性的考察，這樣可以更加客觀地篩選出提拔培養對象；而對申報職稱的人員也給予準確的評價。這樣，使教職員工更加重視自身的工作表現，對院校教學質量有著至關重要的作用。

二、新時期技校干部人事檔案管理工作中存在的問題

（一）滯后的管理意識。對于人事檔案的管理工作，許多人事部門的工作人員管理意識都比較強。此項工作有著一定的保密性，且是一項默默在背后付出的工作，所以很多教職員工體會不到它的重要性，甚至錯誤地認為，檔案管理工作是人事部的事情，與自我的工作并無太大關聯。更有些院校的領導對于人事檔案管理不重視，人事檔案管理工作僅流于形式，沒有充分的檔案利用。此外，缺少了校方和其他教職員工對于人事檔案管理的重視，最終會導致人事檔案管理出現很多無法避免的錯誤，對于技工院校的管理工作起到了很大的反作用。

（二）滯后的管理機制。在技工院校中的文書、教學、會計等類別檔案管理是極其重要的，因它們是院校的基礎管理。人事檔案應集中統一進行系統的管理，因為它們之間存在著互通性，且有著很大的關聯性。很多院校并沒有將人事檔案與文書檔案、教學檔案集中統一管理，人事檔案是另外單獨歸口人事部門管理，使檔案管理工作分散，這樣不便于院校的工作人員整理檔案之間的關系，就會導致教職員工的真實面貌不能夠全面反映出來，不僅無法真實地還原教職員工的各方面表現，還無法實現幾類檔案管理的互通性，從而無法實現管理機制的科學性和有效性。在人事檔案管理中，收集是工作中的重點和難點之一。現今，收集材料的辦法依舊采用傳統的方式，人員記錄的方式都非常老套且單一，這樣就會導致教職員工的個人特性無法真正地體現出來。對于教職員工定性的描述和綜合素質的考量，缺乏全面性。人事檔案管理中的考核評語也是千篇一律，較為抽象，很少有對教職員工建設性的建議；個人真實情況的反映、人事資源信息資料往往不夠準確，最終會導致人事檔案管理失去其本身的重要意義。

（三）滯后的管理方法。在人事檔案的材料中，大多只記錄著教職員工的個人履歷、學歷和評聘專業職務材料、政審材料、工資晉升材料等，而對于員工自身的表現卻無法客觀表現出來?，F今，在人事檔案管理中存在的最大問題是：記載的信息過于簡單、記錄的形式比較單一，大多以文字和表格為主要表現形式，缺乏聲音和圖像的制作，使用價值較低，這樣就無法實現信息資源與科技相結合，從而導致人事檔案的信息資源無法得到共享。有些院校的檔案管理方式，還處在人工操作階段，缺乏計算機技術的加入，也缺乏先進管理設備的使用，最終使得人事檔案的卷宗管理質量較為低下。使用卷宗的管理方式不僅查找不方便，對于保養工作也存在著很大的弊端，因為大多數檔案卷宗是紙質的，所以在日常的利用過程中，容易對其造成一定的損懷，因為紙質載體有一定的特殊性，使用的年限過長就會出現脆、薄，容易造成卷宗的破損；此外，時間一久，紙質會出現發黃和字跡模糊等問題，這樣的信息有可能不夠準確，檔案就失去了它本身的歷史可究性和客觀性，對教職員工的工作發展有不利的影響。

三、人事檔案管理工作改革的對策

（一）更新人事檔案管理工作的理念。隨著科學技術的不斷發展，技工院校中的各項管理方式和理念都得到了更新，檔案管理水平也在逐步提高。但就現狀來看，現在的檔案管理大多數只做到十類索引目錄的程度，對于人員較多的技工院校來說是遠遠不夠的，關于檔案的具體內容要實施的更新并錄入到電子設備中，完成電子儲存的工作，這樣在檔案利用時，就可以直接在電子設備中進行檢索，不僅可以節省查詢卷宗的時間，還可以有效提升檔案管理的工作效率，從而充分實現檔案管理的信息化。所以，技工院校要及時更新人事檔案管理觀念，將檔案管理工作的改革進行不斷深化，這樣才能使人事檔案的管理順應時代的發展需要。同時，技工院校的人事干部應將人事政策性文件進行歸檔管理，準確發揮其檔案作用。同時，把傳統的人事檔案管理模式摒棄，這樣不僅有利于人事檔案資源的開發和利用，還可以有效更新管理人員的管理理念，從而將人事檔案工作的作用充分發揮出來，對于技工院校的發展有著至關重要的作用。

（二）規范化、科學化的人事檔案管理。首先，技工院校將人事檔案管理中的各項制度進行完善，并加強保密管理工作。因為個人人事檔案有一定的保密范圍，故要加強人事檔案管理人員對檔案的保護意識。其次，對于人事檔案硬件的建設要逐步加強，這樣不僅可以實現檔案管理的科學化，還能實現檔案管理的信息化。院校應對人事檔案管理的工作條件進行改善，適當添置一些現代化的管理設備，如計算機、掃描儀等，這樣才能使管理人員的工作效率提高，從而提升員工的工作熱情。利用計算機技術，完成檔案的貯存、備份、傳遞等，實現高速檢索檔案，同時有效防止檔案信息的丟失。現代化的技術還可以充分對檔案內容和數據進行系統的分析和規劃，這樣不僅實現了人事檔案管理的規范化、科學化，還實現了檔案管理的信息化。對于檔案的收集工作要重視，因為信息的采集工作直接影響到檔案的錄入和日后的考核工作，它是檔案管理工作的基礎所在，工作人員要充分利用計算機技術進行信息采集工作，并進行甄別，這樣才能充分確保人事檔案管理的準確性。

（三）人事檔案管理隊伍的建設。良好的人事檔案管理，首先院校須選擇具有良好思想政治品質的人員從事檔案管理工作，具有良好思想品質的檔案管理人員才是有效保障人事檔案的基本條件。因為檔案工作相對于其他部門的工作枯燥乏味，所以必須要求工作人員有較強的耐力和吃苦耐勞的精神，樂于奉獻。其次是院校要將檔案管理人員的素質提升，建立一支熟悉業務的管理隊伍。對于人事檔案的管理，從業人員必須要經過檔案專業培訓。同時，檔案管理人員還要擁有較強計算機運用能力，充分實現檔案管理的信息化。這樣人事檔案工作才有保障。

四、結語

技工院校的人事檔案管理工作中，將管理機制進行完善，提升檔案管理的正確意識。在科技發達的今天，充分利用計算機技術，將管理方法進行提升。這樣，才能夠將人事檔案管理中的導向作用充分實現，對于人事檔案管理中的鏈接作用也有著至關重要的作用。加強人事檔案管理的隊伍建設，充分提升管理人員的綜合素質和專業能力，這樣人事檔案工作才有保障，才能夠實現人事檔案管理的最終目的。

【參考文獻】

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