對政府電子文件安全問題的探討

車穎

【摘要】電子政務環境中的電子文件與個人、各級黨委政府和國家的利益息息相關。如果在電子政務環境下的電子文件信息的安全性得不到保障，不僅會影響到電子政務的高效性和便捷性，還會嚴重威脅到國家的戰略利益。本文就政府電子文件中的安全問題進行討論，并提出幾點提高政府電子文件安全性的建議。

【關鍵詞】政府；電子文檔；安全管理

一、現存于政府電子文件中的安全問題

（一）電子文件管理體制不完善。盡管“統一領導，分級管理”的管理體制被廣泛應用到政府文件管理工作中，但是由于文件管理部門的權威性不高，缺乏對電子文件管理發展的整體規劃和指揮調度的職能，導致建立的部門管理制度不完善難以順利執行，文件的分散性太大，給實行電子文件集中管理造成了很大的阻礙，進而出現信息孤島的現象，文件的完整性、真實性和可控性都無法保證。

（二）電子文件安全技術問題。目前，我國在電子文件安全技術方面加大了研發力度，一方面不斷學習國外在這方面的先進技術和經驗，另一方面在國內的一些廠商也在積極自主的研制類似防火墻、系統漏洞掃描軟件、安全路由器和安全網關等安全產品。盡管現狀如此，但是縱觀這些安全技術的實用性、完善性和規范性還是有很多不足的。尤其是政府電子文件管理中的加密和備份技術，缺乏具有自主知識產權的技術和產品，除此以外還疏于對引進的設備和信息技術進行有效管理和技術改造。

（三）電子文件管理人員綜合素質不高。電子文件的管理和應用是建立在網絡系統和計算機技術的基礎上的，這是與紙質文件管理最大的不同，因此對文件管理人員也有不一樣的要求。保證政府電子文件安全性是建立在良好的管理基礎上的，而電子文件管理的有效性需要相關人員掌握過硬的文件管理基礎知識和電子計算機的操作技能。就政府目前文件管理人員現狀而言，專職于文件管理的專業人才不足，更不用說同時具備電子技術的文件管理人才，現有的管理人員缺乏文件管理基礎知識，同時沒有熟練掌握電子操作系統的技巧，因此時常出現政府文件歸檔混亂及信息泄露的情況，為電子文件管理工作帶來很大的安全隱患。

二、提高政府電子文件安全性的建議

（一）合理運用信息加密技術。信息加密就是通過某種加密算法將電子文件原始信息作為明文，轉變成密文，根據加密密鑰和解密密鑰的相符性可將加密體制分為對稱加密和非對稱加密兩種。根據政府工作實際情況和文件信息重要性，合理應用加密技術來保證政府電子文件的安全。加密和解密過程都使用同一個密鑰的對稱加密體制，統一數據算量小，效率高；而非對稱加密體制中采用公用密鑰和私有密鑰來進行加密和解密的過程，其中公開的公用密鑰是用于加密過程的，所以電子文件的發送者通過公鑰對信息加密，私有密鑰僅限于文件接收方使用和保管，通過私有密鑰解密電子文件獲取信息內容。如此一來，在一定程度上避免了無關人員從中獲取文件信息，為電子文件的信息安全提供保障。

（二）善用數據備份技術。數據備份技術也是保障政府電子文件信息安全的重要手段之一，是應對文件丟失或損壞這種意外情況的有效方法。就應用最廣泛的異地備份和雙套制而言，異地備份就是對同一份文件的電子文檔和紙質文檔進行異地保存，雙套制就是將歸檔文件的電子文件和紙質文件都一式兩套，一套用于日常使用，將另一套進行封存保管，或者為了保險起見還會一式三套用于異地保存。一旦出現文件損壞，

“黑客”入侵或者地震、火災等意外情況，政府電子文件管理因為有效運用了數據備份技術而降低了文件安全風險，尤其是在當下計算網絡飛速發展，電子文檔被頻繁使用環境中，這項技術可以有助于政府及時恢復受損文件信息，最大程度的降低政府文件的損失，提供了良好的災難恢復機制，為政府電子文檔信息提供了安全保障。

（三）建立并完善管理制度。提高政府電子文件的安全性還需要整個政府部門通過建立和完善相關制度來加強對文件管理工作的推進。具體來說分為以下三個部分：第一，清楚劃分電子文件的涉密等級，根據文件內容的重要性進行等級劃分，給予不同身份的人不同的文件使用權限，與此同時，針對對外開放的電子文件內容進行篩選或者限定設置，形成安全系數較高的加密文件，從而保證政府工作的正常運行。第二，通過建立并完善電子文件管理系統和制度，對政府電子文件處理流程的每個環節進行規范化管理，提高文件管理部門的專業性和權威性，保證電子文件的準確，及時解決出現的問題。第三，政府需加強電子文件管理相關的軟硬件設備建設，以便在此基礎上開展數據備份和管理，保證電子文件安全健康發展。

（四）提高電子文件管理人員的綜合素質。政府電子文件的安全管理除了技術支持和制度支持以外，更重要的是管理人員的操作，在電子文件日益普及的今天，擁有一批懂得檔案管理同時具備電子技術的專業人才隊伍是非常有必要的。政府部門要在重視電子文件安全管理的基礎上加強對文件管理人員的培養，一方面要拓寬渠道引進兼備電子文件操作技能和文件管理的人才，選用思想素質好，責任心強的人員負責電子文件管理工作；另一方面，對現有的文件管理人員要加強專業培訓，尤其是保證電子文件安全的現代科技知識培訓。

三、結語

電子文件在信息社會的發展過程中應運而生，過大的文件信息量讓電子文件成為了信息社會發展的需求。政府部門為了更好地適應社會發展的需求，擁有電子文件安全管理的宏觀網絡環境固然重要，但更關鍵的是加強自身對電子文件信息的安全管理，為政府信息資源的綜合利用打下堅實的基礎。

【參考文獻】

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[2]李佳.政府電子文件的安全問題與對策研究[J].中國-東盟博覽， 2012（8）：170.