成本核算中的信息與溝通控制對策

蔣宗良

摘要：成本核算要求按照產品成本核算的對象、項目和范圍，及時對有關費用進行歸集、分配和結轉，財務部門需及時獲得生產過程中發生的各項耗費、產量和工時記錄等數據。實務中，由于業務部門與財務部門之間信息傳遞與溝通的問題，導致企業成本核算難以達到預期。文章對影響成本核算的信息與溝通中存在的問題進行了分析，并提出解決辦法。

關鍵詞：成本核算 信息與溝通 控制

按照財政部《企業產品成本核算制度（試行）》（財會[2013]17號）的要求，“企業應當根據產品生產過程的特點、生產經營組織的類型、產品種類的繁簡和成本管理的要求，確定產品成本核算的對象、項目、范圍，及時對有關費用進行歸集、分配和結轉。”為此，財務部門需及時獲得生產過程中發生的各項耗費、產量和工時記錄等數據。實務中，由于業務部門與財務部門之間信息傳遞和溝通的問題，導致企業成本核算難以達到預期。本文試對影響成本核算的信息與溝通中存在的問題進行分析，并提出解決辦法。

一、成本核算目標及對相關信息的要求

根據財會[2013]17號文，產品成本是指企業在生產產品過程中所發生的材料費用、職工薪酬等，以及不能直接計入而按一定標準分配計入的各種間接費用。成本核算要求財務部門對生產過程中發生的各項費用按照準則要求真實、完整地確認、計量和記錄，對于間接費用，采用合理、簡便的方法進行分配。

（一）成本核算的真實性要求業務單據完整提供

成本核算的真實性要求“生產成本”與“制造費用”、“以實際發生的交易或者事項為依據進行會計確認、計量和報告”。多數企業生產過程發生的業務量巨大，各種原始單據種類多、數量大，生產部門往往通過ERP系統歸集數據匯總后推送給財務。財務部門進行成本核算時收集全部相關業務數據并進行復核，為此，生產部門應確保：各項業務數據期初數、本期增加數、本期減少數和期末數計算無誤；不同業務數據、各期業務數據之間的勾稽關系核對一致；歸集的業務數據所對應的原始單據與業務記錄保持一致，不能缺漏；所有非常規業務涉及的數據分類準確，統計完整。

（二）成本核算的截止性要求業務信息及時傳遞

成本核算的截止性指財務部門應對已購買、領用、完工、發出的材料或產品（含半成品）及已發生的支出全部在當期核算，不得延后或遺漏。為此，財務部門除對未取得發票或尚未付款的成本支出進行暫估外，還要及時取得業務部門生成的存貨收發存數據、產量和工時記錄等信息。為此，生產部門應按照會計核算確定的截止日，完整統計各項經濟業務發生的相關數據，在每月結賬時及時提供成本核算信息。

（三）成本分配的合理性要求業務數據準確提供

財會[2013]17號規定：“企業所發生的費用……由幾個成本核算對象共同負擔的，應當選擇合理的分配標準分配計入。”成本核算的合理性指間接成本分攤的合理性，即根據與費用發生直接相關的數量標準如產量、機器工時、人工工時、直接材料等分攤間接成本，以恰當歸集各成本核算對象的產品成本。為此，生產部門需要按照相關成本核算對象，準確統計分配間接成本所使用的業務數據并準確提供給財務部門。

（四）成本分配的簡便性原則要求部門之間溝通到位

由于企業產品的多樣性、生產步驟的復雜性和統計手段的局限性，生產部門無法絕對精確的統計所有業務數據，這就要求財務部門根據“簡便性”原則，在保證“總量真實性”、“分配合理性”的前提下，適當簡化收集的業務數據，提高成本核算效率。為此，財務部門應和業務部門進行充分溝通，充分了解生產流程的各個環節，熟悉生產過程中產生的數據特征，掌握各種數據取得的難易程度、準確性和及時性，確定生產部門需要提供的業務數據體系，以滿足公司成本核算對外披露與內部管理的需要。

二、成本核算中信息與溝通存在的問題

根據《企業內部控制基本規范》（財會[2008]7號）：“信息與溝通是企業及時、準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息，確保信息在企業內部、企業與外部之間進行有效溝通。”由于企業管理文化、部門間數據管理的目標差異、歸集與傳遞數據的現實困難等原因，往往導致成本核算的相關信息無法及時、準確傳遞。

（一）部門之間缺少協調溝通機制

多數公司缺少層級較高的機構協調財務部門與業務部門之間的信息與溝通問題。業務部門負責采購、生產、倉儲等各個環節，業務人員負責存貨的數量變動、供應商的開票付款；財務部門負責對采購、生產和倉儲過程中發生的經濟業務進行記錄。由于部門權責不同，財務人員缺少途徑了解具體業務流程，無法向業務部門提出明確、具體的數據需求。業務人員由于專業知識所限，難以理解財務核算對業務數據的具體要求，不愿意增加工作量以滿足會計核算的需要。這樣一來，成本核算中的信息溝通出現一個怪圈，財務部門抱怨業務數據不符合會計核算要求，業務部門則提出各種實際困難而無法改進信息質量，最終以財務部門無法提出有效建議、權限不足等而不了了之。財務部門需要將產品成本分品種、分步驟、分批次核算，需要業務部門提供相關詳細數據，如果公司業務管理上不需要這些數據，日常管理中無法提供詳細業務數據，最終導致財務部門無法進行明細核算。

正常情況下，成本費用要匹配銷售收入，銷售收入匹配的成本費用可能涉及多個業務部門，但銷售部門僅負責統計銷售收入，不了解也不關心成本費用的發生；生產部門僅負責統計成本費用的發生，成本費用與銷售收入的匹配是割裂的。財務部門在不熟悉公司業務模式的情況下，很容易導致收入確認的同時，成本結轉不完整。

（二）部門之間基本概念理解偏差

財務部門根據生產過程中發生的“經濟業務事項”進行核算，除采購發票外，其他生產環節經濟業務憑證和數據記錄均由業務部門生成并提供。由于管理數據的目的不同，兩個部門之間對于“經濟業務”的概念理解存在偏差，財務人員使用錯誤的業務數據進行成本核算，造成成本額核算的重大錯報漏報。比如，計劃部門下達生產指令，并據此記錄了原材料減少；生產部門收到生產指令后安排多個批次生產，每個批次編寫一張領料單進行領料，同時記錄生產領料的增加，但該領料單數量并非一次領取完畢；倉儲部門發貨時，根據實際出庫情況進行出庫記錄；業務部門生成三個原材料出庫記錄，只有倉儲部門的記錄是會計上需要核算的生產領料數據。但財務部門核算原材料的減少，需要匹配生產成本，使用的數據往往由計劃部門或生產部門提供，導致財務核算的材料減少與倉儲記錄無法核對一致。又如，生產與倉儲部門對發生的存貨毀損、產品返工等特殊事項等認識不足，要么未能及時告知財務部門，要么作為常規數據填報，導致財務核算失真。

（三）部門之間統計數據側重不同

與成本核算有關的“經濟業務事項”包括采購、生產領用、完工入庫、原材料或半成品在生產過程中的流轉、生產部門職工薪酬的支付、水電費的發生、機器折舊攤銷、運輸費、包裝費等其他費用的發生、生產過程中質量瑕疵、存貨毀損等；這些經濟業務發生的時間與數量記錄或者有外部憑證支持，或者有內部單據支持，特殊情況下缺少直接對應單據，需要生產部門為滿足財務部門核算要求專門生成單據并記錄相應信息。

會計核算要求經濟業務是否真實發生為關鍵節點，分期統計某個時期的成本費用及某個時點的資產負債情況，而業務部門更重視流水核對，一般不關注時點和時期概念。由于經濟業務的復雜性，內部控制較差的公司，業務部門之間的數據核對多是滿足于雙方滾動記錄的發生額保持一致，在某個時點的不一致事項會隨著調整事項的消除或者業務的持續開展而自然消失。因此，雖然業務人員宣稱業務數據核對一致，但從財務角度看，業務數據均存在包括跨期差異在內的各種“合理”對賬差異。

（四）業務數據歸集存在管理缺陷

與成本核算相關的信息與溝通控制能夠提高企業產品或勞務成本核算的準確性，恰當核算每個會計期間的成本費用。該控制不會對生產經營產生立竿見影的效果，相關控制缺失造成的損失具有一定隱蔽性，導致不被管理層所重視。比如：倉儲部門收發存數據由不同人員負責，存貨收發存數據登記管理的標準不一，數據加總后與上下游單位無法核對；公司層面不對入庫單、驗收單、領料單、工時記錄、生產通知單等做統一規范，各基層單位按照自己習慣的樣式編寫、傳遞、登記，導致不同部門業務數據無法匯總；同一業務在不同部門之間歸集數據時，采用不同的截止時點，導致業務數據加總后出現重大差異；對于業務部門生成的數據不監督、不復核、不考核，隨著人員變動、時間推移差異數據累積增大，無法查找累積的差異原因；公司對業務數據記錄及差異管理不做統一要求，每個業務員對日常產生的差異在業務系統外以筆記備注的形式標注，導致匯總業務數據產生的核對差異很難及時查找原因。

三、加強成本核算中信息與溝通的建議

（一）領導重視，建立有效組織體系

按照會計核算要求歸集業務數據、整理復核無誤后傳遞給財務部門，一般會增加生產部門的工作量，公司管理層應重視這一工作，明確負責業務信息記錄、核對、編制統計報表的具體崗位職責。應從公司層面建立協調機制，保證生產部門及時統計、核對業務數據。作為生產部門負責人，應督促并檢查統計信息錄入的及時性和準確性，全面掌握業務數據的基本情況；定期編制生產統計報表；督促并檢查業務對賬工作，調整不符事項；參與存貨盤點工作，協助出具盤點報告，督促整改及處理工作；與信息部門、財務部門溝通日常業務數據核對結果。

對成本核算而言，生產部門負責生產數據的記錄，將這些生產數據與上下游部門的數據、上期數據核對一致后傳遞給財務部門，財務部門復核后進行核算，這既是內部控制的要求，也是企業管理分工負責的要求。經濟業務發生后，生產部門各個環節對經濟業務單據“業務聯”自留一份，從各種數量指標進行記錄、統計、核對、分析，以供管理使用；同時，將業務單據“財務聯”（或定期編制統計表格）交給財務核算，期末業務部門編制統計報表與財務報表數據核對，確保賬實相符，實現會計監督職能。

（二）妥善保管，完整收集業務單據

業務單據多種多樣，作為會計核算原始憑證的業務單據是能夠證明經濟業務發生的單據，而不是計劃單據、通知單據、控制單據等“管理單據”，業務單據的聯次應保證業務流程中涉及方都有一聯憑證留存。憑證由第一出具人印制、簽發。

業務記錄時需嚴格填寫憑證上的內容，保證每一聯次內容完整、清晰；記錄的關鍵是涉及經濟業務的各方在同一會計期間使用同一業務憑證進行記錄。

業務單據傳遞時注意及時性，在傳遞受到限制時可以使用電子單據傳遞，但須注意電子單據的保存。

業務流程中的相關部門應妥善保管經手的業務單據，對于業務部門自己留存的憑證，注意按期訂本保存，并能與業務數據相核對；不是所有憑證都傳遞給財務部門，需要傳遞給財務部門的憑證，由成本核算人員作為附件附在記賬憑證后面，不能隨意處置。財務部門有責任保證記賬憑證中業務單據的完整性；如果業務單據數量較大，可以按順序單獨訂本保存。

（三）及時記錄，準確統計核算數據

所有業務單據及時錄入信息系統，禁止跨期記錄。對于出現的賬實不符的差異、往來核對的差異等，限期查找原因，及時解決。信息系統需根據公司規定的收貨單、發貨單、退貨單等進行錄入；如果存在存貨盤盈盤虧或其他非正常損溢，需要根據公司領導批準的單據進行錄入，不能沒有原始單據任意變更信息數據。業務人員及時錄入存貨入庫和出庫信息，至少每月與上下游部門、財務部門等進行核對；主管部門應不定期檢查業務人員的對賬情況。

各公司內部經濟業務，應該根據記錄實際業務發生的單據進行，確保涉及業務單據雙方的部門使用同一單據在同一月份記入業務期間。如果這一原則得到貫徹，單位內部的業務數據、結算數據之間應能保持一致。

業務部門或信息部門定期從業務信息系統導出業務數據，妥善保存。

（四）加強協調，提高信息溝通效果

業務部門不應在原材料沒有出庫或產成品沒有入庫時就填制單據計入信息系統，同樣也不應延后。不管業務部門記錄業務數據還是財務部門記入財務明細賬，均應以能夠證明經濟業務發生的“業務單據”所列示的期間記賬，不應出現單據日期與記賬日期跨期的現象。

為了確保及時記賬，各部門生成的單據要及時傳遞給其他相關部門。單據傳遞一是不能跨月，一月的單據不要二月再傳遞，有特殊困難的，也要確保不跨季；二是不能期末一次傳遞大批單據，導致下游部門結賬前來不及記錄。

為了確保單據傳遞及時，可以采取先傳電子版單據后補紙質單據、提供單據明細表格等能夠首先保證記賬的靈活形式；也可以通過聯網業務系統記錄打印單據的形式。

財務部門要根據業務數據進行全面核算。采購未結和發貨未結都要及時進行暫估，不應以未收到發票為由延期確認。

參考文獻

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