基于工作分解結構理論分析的高校軟件采購管理

李 歡， 趙睿英， 張曉丹， 蘭 山

(北京理工大學 實驗室與設備管理處，北京 100081)

0 引 言

近年來，隨著高校軟件采購項目數量的日益增大，軟件采購中存在的問題逐漸凸顯。軟件采購相比于儀器設備類采購，具有其特殊性與復雜性。在高校軟件采購實際執行過程中，采用與儀器設備類采購相同的管理方式，在采購各個環節中均容易出現不適用問題。針對軟件采購需求調研不充分、采購方式選擇不合理、采購評審辦法制定缺乏依據等問題，將工作分解結構(Work breakdown structure,WBS)分析方法引入軟件采購管理中，結合分析結果規范軟件采購調研，依據軟件特性進行產品形式與品目分類，制定符合不同類別軟件特性的采購方式與評審辦法。WBS分析在軟件采購中的應用，對于提高軟件采購管理水平、提升軟件采購質量具有一定的實際意義。

1 高校軟件采購問題分析

(1) 軟件采購前存在問題。區別于儀器設備采購，通常情況下，軟件采購需求并不能簡單采用定量的指標描述，需要做好充分的調研[1]。此外，高校采購需求部門與采購業務部門銜接不緊密，采購需求部門調研情況通過文件提交等形式交付采購業務部門執行采購，在立項時間倉促，經費預算執行時間緊張的情況下，采購需求部門針對需求產品通常只做少量的供應商調研與需求分析，就倉促交付采購執行部門執行采購，為采購質量埋下隱患。

(2) 軟件采購執行期間問題。軟件采購方式選擇不能適應軟件采購的特殊性與復雜性，軟件依據研發屬性分類，可分為軟件開發類、軟件升級改造、成熟商品化軟件三大類，不同類型軟件采購具有不同特性。在實際采購執行中，未能按照軟件類型選擇對應采購方式，大量項目執行中采用了招標方式。對于特定應用領域的軟件升級改造、成熟的專用商品化軟件等采購項目，并不能保證至少3家滿足用戶需求的公司參與投標，無法形成有效競爭[2]。

軟件采購的評審方法設置不合理，軟件項目采購評審方法和標準難以量化，軟件采購不同于普通儀器設備采購，特別是定制開發類軟件產品，通過具體定量的指標參數不易清晰描述對軟件產品的技術需求，這直接影響到采購文件編制。在采購執行中，由于采購需求的不清晰描述，只能以軟件模塊的有無作為評分依據，這既造成了供應商對于模糊的需求無法做出對應的響應，同時也增加了采購評審難度[3-5]。

此外，軟件采購品目分類混亂問題嚴重，軟件即可歸屬于貨物類采購，同時也屬于服務類采購范疇，對于貨物類或服務類采購，采購評審中對于價格分比重設置不同。不同類型的軟件采購項目在執行中存在分類混亂現象，且缺乏規范科學的品目分類方法，造成評審方案制定時隨意設置價格分比重問題。

2 軟件采購項目的WBS分析

WBS是一種以項目需求為導向，將項目進度、工作量和資源等因素充分結合的一種項目系統分析方法。WBS分析結合項目總體開發周期與項目交付最終成果，以項目系統結構為導向分解細化系統，評估項目總工作量、工作進度、成本預算、風險管理等，特別適用于軟件類項目的科學預估分析，為軟件采購項目的采購需求量化、評審辦法制定、項目風險防范提供參考指引[6-10]。

(1) 項目需求分解。基于WBS可對整體軟件項目按全生命周期進行分解，分解后的軟件模塊可細化出具體技術需求。

(2) 項目工作量估算。項目模塊分解后，參考類似項目的數據，采用類比法估計WBS中各個模塊的工作量，匯總得到項目的總工作量。項目工作量估算包含開發與支撐環境、開發人員規模概算、安裝培訓等服務等全生命周期各階段估算。

(3) 項目進度估算。結合WBS需求分解、工作量估算，對開發與支撐環境、開發人員規模概算、安裝培訓等服務等全生命周期各階段時間匯總，對于并行進行的環節取最長時間計算，對于串行階段進行求和估算。

(4) 項目風險估計。軟件項目執行過程中，存在產品規模風險、開發環境風險、技術不穩定風險、后期維護風險。WBS分析系統中，對軟件項目各階段風險制定風險參數概率估算，采用科學概率計算得出軟件項目執行風險評估結果。

3 軟件采購管理的思考

高校軟件采購管理中在采購前調研、采購執行階段均存在問題亟需解決，在軟件采購管理中引入WBS項目管理分析方法(見圖1)，可以為軟件采購提供一種科學的分析視角和解決思路。對應軟件采購管理中存在的問題，采用WBS對于軟件項目的分析，得出的項目需求分解、工作量估算、進度估算及風險估計4個要素，制定WBS分析解決策略解決對應問題。

圖1 基于WBS分析的軟件采購管理

3.1 規范采購申請材料，實現部門間緊密銜接

結合WBS對于軟件項目的評估分析，規范統一采購申請材料模板，按照項目需求分解、工作量估算、進度估算及風險估計4個要素，對采購需求部門提出參照WBS分析結果編制的采購申請材料。①可從材料提交環節監管和督促采購需求部門，有利于軟件采購項目的快速充分調研；②規范統一化的采購申請材料模板的制定，緊密銜接了采購管理部門與采購需求部門，采購需求部門全面呈現了對軟件采購的需求，采購管理部門也傳達了采購相關規章制度需求。特別是，《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》(財政部第87號令)第十一條規定，采購需求應當完整明確，并包含共7項內容。參照WBS軟件項目分析結果，采購執行部門針對采購需求部門規定采購申請材料的規范化模板，響應了財政部第87號令的最新規定，可全面覆蓋對采購需求材料的最新要求。

3.2 依據軟件采購項目特性，合理選擇采購方式

3.2.1軟件采購項目WBS分析與分類

高校軟件采購項目種類眾多，例如：財務管理系統、教務系統、Office辦公軟件、Matlab等科研專用軟件。對于不同類別的軟件，其產品形式差異很大，采購方式的選擇與軟件產品形式息息相關。高校軟件按照產品形式分類可分為：軟件定制開發類、軟件升級改造類、成熟商品化軟件[11-13]。對應不同類型軟件項目WBS分析示意圖見圖2。

圖2 軟件項目WBS分析結果對比

軟件定制開發類項目指依據各高校的采購需求完全新開發的軟件，該類軟件通過定制研發滿足高校個性化需求，以合同章管理系統為例。軟件開發類項目的WBS分析特征為：總體項目實施進度評估值大，采購前開發工作量大，采購后開發工作量大，項目專業技術風險評估較低，采購后執行風險評估較高。

軟件升級改造項目即二次開發軟件項目，是在原有已開發的軟件產品的基礎上，高校根據自身的管理、教學或科研等特點增加特定的功能模塊，而形成的軟件產品，以一卡通系統升級為例。對應WBS分析特征為：總體項目實施進度評估值大，采購前開發工作量較小，采購后開發工作量大，項目專業技術風險評估較低，采購后執行風險評估較高。

成熟商品化軟件：市場上已商品化的軟件產品，可直接從生產商和供貨商處采購。可細分為成熟通用軟件(如殺毒軟件、影音播放軟件等)、成熟專用軟件(PS、Matlab，LabVIEW等)。

成熟通用軟件對應WBS分析特征為：總體項目實施進度評估值小，采購后開發工作量與采購前相比可忽略不計，項目專業技術風險評估低，采購后執行風險評估低。

成熟專用軟件對應WBS分析特征為：總體項目實施進度評估值小，采購后開發工作量與采購前相比可忽略不計，項目專業技術風險評估高，采購后執行風險評估低。

3.2.2采購方式選擇

對于不同軟件項目應針對特性選擇采購方式，特別是公開招標、邀請招標采購方式并不通用于各類軟件采購。軟件定制開發類、軟件升級改造、成熟商品化通用軟件、成熟商品化專用軟件4類軟件項目具有顯著的WBS分析特性，采購方式選擇如表1所示，對于部分軟件升級改造、成熟商品化專用軟件，可能存在潛在供應商唯一或不足3家的情況，采用邀請招標、公開招標方式采購并不合理，可采用競爭性談判、競爭性磋商、單一來源談判等采購方式。

表1 采購方式選擇

3.2.3數據分析與驗證

選取本校2016年預算金額20萬元以上的軟件采購項目的數據作為分析對象，共42項采購項目，其中行政管理類采購11項，科研教學類采購31項。對42項軟件采購項目進行WBS分析，得到軟件項目分類情況(見圖3)，成熟專業軟件共18項，軟件定制開發類共15項，軟件升級改造共5項，成熟通用軟件4項。對應42項采購項目，查閱采購記錄文件，采購方式統計(見圖4)，其中，軟件定制開發類與成熟通用軟件均采用招標方式采購，有1/3數量的成熟專業軟件采用單一來源談判方式采購。5項軟件升級改造項目全部采用非招標采購方式。上述數據統計驗證了基于WBS分析的軟件項目分類與采購方式選擇辦法的合理性。

圖3 2016年軟件采購項目分類

3.3 基于WBS分析明確軟件項目的貨物或服務品目分類

在《政府采購品目分類目錄》中，部分軟件歸類于貨物類采購，部分屬于服務類采購。《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》中規定“貨物項目的價格分值占總分值的比重不得低于30%；服務項目的價格分值占總分值的比重不得低于10%。”在高校軟件采購項目實際執行中，缺乏統一規范的軟件采購項目品目分類標準，造成軟件采購項目在價格分值比重確定的隨意性[14-16]。軟件項目價格分值比重的制定，應依據軟件項目本身特性。軟件項目的WBS分析，能夠估算軟件項目的整體工作量及各分功能模塊的工作量。依據軟件開發工作量比例特性，開展軟件采購項目進行貨物或服務品目分類方法研究。以合同簽訂為時間節點，估算時間節點前后的軟件項目工作量。

以合同章管理系統、校園全景展示軟件、財務系統升級、云平臺軟件升級、殺毒軟件采購等5個典型的軟件采購項目為分析對象，依據WBS工作量估算，得出合同簽訂前、合同簽訂后的工作量對比圖。

合同章管理系統、校園全景展示軟件均屬于軟件定制開發類項目，但合同章管理系統需要供應商針對高校歸口管理部門、管理規章制度以及實際流程完成各模塊的架構與實現，項目開發工作量集中在合同簽訂后；校園全景展示軟件針對具體高校定制開發時，在簽訂合同之前，軟件的前端接口、后臺數據分析等各關鍵模塊的大量開發工作已完成，在合同簽訂后，只需采集具體高校的原始圖像數據并導入軟件系統。同理，對于財務系統升級、云平臺軟件升級，均屬于軟件升級改造類項目，但財務系統升級涉及到各類項目經費的具體管理規章制度調整，開發工作量集中于合同簽訂后針對具體高校的定制開發；而大多數云平臺軟件升級，開發工作量集中于合同簽訂之前，基于已有硬件系統重新配置云服務軟件實現升級，可在短期內完成。

依據WBS工作量分析對比結果，貨物與服務品目分類可以合同簽訂為時間節點，合同簽訂后，軟件開發工作量顯著大于合同簽訂前軟件現有部分工作量，則該軟件項目歸類于服務類；反之，歸類于貨物類。特別是成熟商品化軟件，供貨后可在短時間內完成安裝調試工作，幾乎在合同簽訂后不涉及軟件開發，因此，歸類于貨物類采購(見圖5)。基于WBS工作量分析的貨物或服務品目分類辦法，可較為規范科學地制定價格分值比重，為評審辦法分值比例確定提供了標準化依據。

圖5 基于WBS工作量對比分析的軟件采購品目分類

4 結 語

針對軟件采購在各個環節存在的問題，將WBS分析方法引入軟件采購管理。針對高校采購中幾類典型軟件項目，開展了WBS分析及特征提取，實現了較為合理的軟件項目產品形式分類以及品目分類，為軟件項目的采購方式確定、評審辦法細化提供了標準化的實施依據。在高校軟件采購的實際執行中仍存在難以定量分析與規范化管理的問題，本文提出了WBS分析在軟件采購中的應用研究與探索，為解決軟件采購管理的難點問題提出了新思路，對于提高軟件采購管理水平、提升軟件采購質量具有一定的實際意義。

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