高校教研項目管理流程的優(yōu)化創(chuàng)新

秦 俊， 肖 靜

(武漢理工大學(xué) 教務(wù)處，武漢 430070)

0 引 言

高等教育教學(xué)改革的真正發(fā)展是從上世紀(jì)90年代開始的，經(jīng)歷了加速推進與積極發(fā)展時期【1】。經(jīng)過多年的教學(xué)改革，我國高等教育教學(xué)改革取得了很大進步，但與國際高校教育教學(xué)改革相比還存在一定的差距。陳韓曉[2]指出,英國在高等教育改革中建立了質(zhì)量評估體系；韓宇[3]提出美國的教育改革是由美國國家科學(xué)基金會(NSF)和一些相關(guān)機構(gòu)通過提供資助的形式，不僅在選擇資助時對教育教學(xué)改革項目進行評估，在項目完成后也組織相關(guān)專家進行評估驗收。教研項目的研究周期一般為2年，2年的研究周期內(nèi)高校管理者往往關(guān)注的重點是教學(xué)成果而不是項目的執(zhí)行過程,這種“重結(jié)果、淡化過程”的管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)階段教研項目發(fā)展的需要。最早提出“組合管理”思想的是諾貝爾經(jīng)濟學(xué)獎獲得者、美國經(jīng)濟學(xué)家Harry Markowitz，他于1952年在Journal of Finance雜志發(fā)表文章“現(xiàn)代組合理論”，闡述如何進行組合選擇【4】。本文通過將項目組合管理理論和方法引入教研項目管理工作當(dāng)中，對現(xiàn)行的管理流程進行優(yōu)化創(chuàng)新，提高管理工作的效率，可作為改進教研項目管理模式的一次嘗試。

1 現(xiàn)行教研項目管理流程梳理

1.1 過程管理PDCA循環(huán)

全生命周期管理的理念既是一門技術(shù)，又同時是一種管理流程【5】。根據(jù)項目生命周期理論，教研項目的管理流程包括項目的申報、評審、立項建設(shè)、中期檢查、結(jié)題、教學(xué)成果總結(jié)及推廣應(yīng)用等環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)都影響著教研項目質(zhì)量。過程管理對教學(xué)改革研究項目從立項研究到研究成果的推廣具有直接的導(dǎo)向作用【6】。因而，強化過程管理是教學(xué)改革研究項目建設(shè)的有力保障【7】。過程管理包括過程策劃、過程實施、過程檢測和過程改進4個部分，即PDCA循環(huán)(計劃Plan，實施Do，檢查Check，結(jié)果處理Action)。PDCA循環(huán)是開展所有質(zhì)量控制活動的科學(xué)程序方法，是一種持續(xù)改進、不斷上升式的循環(huán)，每循環(huán)一周，質(zhì)量就提高一臺階(見圖1)。對過程實施PDCA動態(tài)循環(huán)管理，有利于過程的增值。在整個教研項目生命周期內(nèi)，教研項目管理是一個循環(huán)反復(fù)的過程。

圖1 PDCA循環(huán)

1.2 基于PDCA循環(huán)理論的現(xiàn)行管理流程分析

根據(jù)PDCA程序步驟，具體分析高校現(xiàn)行的教研項目管理流程，如圖2所示，通過對流程中各環(huán)節(jié)進行梳理，發(fā)現(xiàn)主要存在以下幾方面問題：

圖2 教研項目管理流程

(1) 項目策劃階段。各學(xué)院項目申報缺乏合理規(guī)劃，影響項目布局。項目申報時學(xué)院管理部門往往缺乏從全局角度規(guī)劃項目布局，不能有針對性地組織教師申報，僅僅關(guān)注單個項目的建設(shè)，以至于出現(xiàn)項目的重復(fù)申報、布局不合理、研究內(nèi)容不能適應(yīng)立項指南要求等，極大浪費資源。與此同時，陸國棟等[8]對國家級教學(xué)成果獎的獲獎現(xiàn)狀分析中發(fā)現(xiàn)國家級教學(xué)成果獎的平均實踐周期為9.96年，也就是說，想要產(chǎn)出高質(zhì)量的教學(xué)成果，不僅是一個長期的過程，而且要在10年前就了解未來教學(xué)改革的趨勢，確定教學(xué)改革的方向與目標(biāo)，才能有針對性有重點地進行研究。

(2) 項目實施階段。現(xiàn)行管理流程中，項目申報及評審過程繁復(fù)。申報者將申報材料提交給項目管理單位，再由項目管理人員進行數(shù)據(jù)錄入；申報材料送至評審專家進行評審，評審結(jié)束后將紙質(zhì)材料取回。紙質(zhì)文檔的申報及評審費時費力，增加項目管理人員工作量，也不便于查找，對項目的可持續(xù)發(fā)展不利。

(3) 項目監(jiān)督階段。一直以來，教研項目中“重立項結(jié)題，輕實施過程”的現(xiàn)象比比皆是【9】。管理部門在項目執(zhí)行過程中缺乏有效監(jiān)督，尤其是中期檢查形同虛設(shè)。中期檢查報告雖要經(jīng)過學(xué)院教學(xué)委員會把關(guān)完成，但教師與管理部門都不會認(rèn)真核查研究進展。同時，教研項目研究過程管理松懈，使教師不愿意花精力研究，甚至借用他人成果充當(dāng)結(jié)題材料，致使一篇教研論文充當(dāng)多個教研項目的研究成果。因此，管理部門應(yīng)當(dāng)以實踐性的成果作為項目的結(jié)題要求，而非單純認(rèn)定發(fā)表教研論文數(shù)量等硬性指標(biāo)去衡量【10】。

(4) 項目結(jié)果改進階段。該階段是項目研究的最后一個環(huán)節(jié)，包括項目的結(jié)題驗收和評價改進兩個部分【11】。結(jié)題驗收所要提交的材料包括教研論文、實踐性的教學(xué)成果等。教研項目最終的研究結(jié)果是能產(chǎn)出教學(xué)成果，并運用于實踐教學(xué)中。隨著高校管理部門對教師投入教學(xué)工作的重視，人事部門逐漸把教研項目作為評定職稱的依據(jù)。教師為了評職稱往往把項目研究周期壓縮至1年，這種短時間研究周期內(nèi)產(chǎn)出的成果得不到實踐檢驗，可推廣性大大降低。研究人員急功近利的心態(tài)降低了研究的質(zhì)量和水平，在一定程度上影響和制約了教學(xué)成果推廣的信度和效果。

2 基于項目組合管理的管理流程優(yōu)化設(shè)計

針對現(xiàn)行教研項目管理模式分析中所存在的問題，引入項目組合管理理論對現(xiàn)行管理流程加以優(yōu)化，優(yōu)化后的流程如圖3所示。

圖3 教研項目管理優(yōu)化流程

從優(yōu)化后的管理流程圖可看出，管理流程中增加了項目的優(yōu)化組合、組合調(diào)整、溝通交流等環(huán)節(jié)；項目結(jié)題后增加了教學(xué)成果總結(jié)、成果推廣、應(yīng)用等環(huán)節(jié)；同時，對申報的項目建立了項目數(shù)據(jù)庫(見圖3)。優(yōu)化后的管理流程可提高教研項目質(zhì)量、提高申報效率。

2.1 開發(fā)項目管理系統(tǒng)，提高工作效率

高校通過構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)及應(yīng)用，可使傳統(tǒng)的項目管理體系中低效率的工作形式大幅度消減【12】。項目申報與評審系統(tǒng)建立后，所有項目的申報與評審全部在系統(tǒng)中完成，極大提高工作效率，減少申報人員往來于項目申報管理單位的繁復(fù)過程。同時，系統(tǒng)公開、透明、快捷的特點，項目管理人員也能實時跟進整個項目的進展過程，縮短流程、節(jié)省資源。所有申報與立項項目進入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，有利于項目信息的保存，并能有效地避免項目的重復(fù)申報，實現(xiàn)了信息的互通共享【13】。管理人員也可及時追蹤項目研究進程，對項目研究過程加以監(jiān)控，督促項目高質(zhì)量按時完成研究過程，并對研究進展不好的項目加以控制管理，保障項目研究的持續(xù)性。

2.2 進行項目的組合管理，提高項目質(zhì)量

“組合管理”是一種綜合性管理模式，也是對多個項目進行管理的有效手段，即把不同類型的項目組合在一起，包括正在進行的和將要進行的項目。區(qū)別于傳統(tǒng)的單個項目管理模式，項目組合管理的重點是選擇項目。通過合理的選擇與資源配置，實現(xiàn)有限資源條件下的項目組合配置價值最大化【14】，產(chǎn)出更大價值的教學(xué)成果。目前，項目組合管理采用的方法主要有期望商業(yè)值法、動態(tài)定制等級列表法、評分模型法等。其中，評分模型法的應(yīng)用最廣泛。通過項目組合優(yōu)選評分模型構(gòu)建，依據(jù)分值大小，不同類別的項目可分別進行排序，最后選擇分值較高的項目進行組合。

(1) 教研項目組合優(yōu)選評分模型指標(biāo)體系的構(gòu)建。從項目研究構(gòu)成的角度出發(fā)，結(jié)合評審專家提出的修改意見，同時考慮高校的實際情況，科學(xué)合理地構(gòu)建教研項目優(yōu)選評分指標(biāo)體系。基于教研項目組合優(yōu)選評分模型的參照對象、有申報教研項目經(jīng)驗的教師訪談、參與過教研項目評審的專家意見及管理者在多年教研項目管理過程中的實踐經(jīng)驗，構(gòu)建高校教學(xué)改革研究項目組合優(yōu)選指標(biāo)體系。指標(biāo)體系由兩級指標(biāo)構(gòu)成，按100分計，每一級指標(biāo)匹配相應(yīng)的指標(biāo)內(nèi)容且對應(yīng)相應(yīng)的分值，依據(jù)分值的大小對項目進行組合調(diào)整。優(yōu)選組合模型如表1所示。

表1 教研項目組合優(yōu)選模型

(2) 項目組合優(yōu)選后的管理。教研項目的組合優(yōu)選必須遵循模型中指標(biāo)體系，參照模型中指標(biāo)體系的評價結(jié)果，依據(jù)分值大小，在所有申報項目中找出對教學(xué)改革發(fā)展最有價值的項目進行組合研究，最終確立立項項目。組合優(yōu)選后的管理流程見圖4所示。

2.3 加強對教研項目的過程管理

項目中期檢查工作往往是教研項目管理過程中最項目的順利實施，必須定期檢查項目的研究進展情況，進行過程跟蹤管理【10】。管理部門可制訂文件要求項目負(fù)責(zé)人在項目研究中期需向項目管理部門提交項目階段性檢查報告，報告研究進展情況及取得的階段性成果；同時，學(xué)校可依托專家委員會制定項目的中期檢查與結(jié)題驗收的評審細(xì)則【15】，根據(jù)實際情況抽取部分項目召開項目中期檢查評審會，通過項目答辯的形式接受專家的質(zhì)詢，對進展良好項目繼續(xù)給予經(jīng)費資助，個別可追加資助經(jīng)費；對進展較差項目進行督促，并暫停使用資助經(jīng)費，從而保障教研項目的有效開展。

圖4 教研項目組合管理流程圖

2.4 加強教學(xué)成果的管理

項目結(jié)題后，由教研項目管理部門對項目成果進行管理，將項目產(chǎn)生的教學(xué)成果進行收集整理，并在系統(tǒng)的成果展示平臺進行成果的展示交流與推廣轉(zhuǎn)化【16】。管理部門通過組織教學(xué)研討會、教師工作坊、教師成長沙龍等形式，提供項目研究成果展示、交流。對推廣應(yīng)用效果良好的教學(xué)成果可給予獎勵，鼓勵教師進行成果轉(zhuǎn)化，并在教學(xué)成果獎的評選中優(yōu)先推薦省級成果獎。對于有推廣價值的教學(xué)成果，可提供服務(wù)保障措施，給教學(xué)成果的運用提供便利，使得教研項目成果真正提高教學(xué)質(zhì)量，使廣大師生受益。

3 結(jié) 語

通過對高校教研項目管理流程的分析，提出將項目組合管理理論和方法引入到教研項目管理中，設(shè)計并建立了符合項目創(chuàng)新發(fā)展需要的科學(xué)、高效的教研項目全過程管理流程。優(yōu)化創(chuàng)新后的管理流程對提高教育教學(xué)改革研究項目管理工作的自動化程度，提高教育教學(xué)質(zhì)量，以及進一步提高教育教學(xué)研究項目科學(xué)化管理起到了推動作用。同時，項目組合管理能夠保障教研項目實施的質(zhì)量，提高項目結(jié)題的有效率，有助于教學(xué)成果的培育，為教育教學(xué)質(zhì)量提供保障。

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