公路工程檔案管理信息化路徑分析

娜爾古麗?努爾蘭

摘要：公路工程建設的順利實施，除了施工等要素的影響，其中的公路工程檔案資料管理也非常關鍵。隨著科技的進步發展，公路工程檔案管理為了適應新形勢的需要，必須加強信息化管理，從而使公路工程檔案能夠更好的為公路工程建設維護等方面進行服務。

關鍵詞：公路工程；檔案管理；信息化

公路工程檔案管理信息化工作的推進需要從人員素質提升和檔案管理系統完善兩方面來共同進行，借此來對檔案信息資源的價值進行深入挖掘，進而幫助檔案管理工作盡快實現信息化、高效化與數字化的目標，為公路建設提供更大程度的助力。

1規范檔案管理

公路工程的檔案資料會涉及到較多的信息和商業機密，鑒于其檔案管理工作的特殊性，在對公路工程開展檔案管理工作信息化工作的同時，應對檔案管理工作進行規范，從而使得所保存的檔案資料的安全性得到有效的保證。因此，在規范檔案管理過程中，還應注意建立健全相應的制度，從而實現檔案管理信息化與制度建設信息化的同步進行。通過完善的制度對檔案管理信息化的各項工作中的各個環節進行約束。此外，還應對所保存的檔案資料，特別是針對電子類文件以及其他易損壞的檔案資料采取必要的防護措施，以確保檔案資料的安全性。

2提升檔案管理技術

提高檔案管理技術須全面加強檔案資源的信息化建設，運用計算機數字技術將文書型檔案轉化為電子檔案，并組建完善、便捷、高效的電子檔案系統，為該系統設置密碼與防毒軟件，結合數字技術對分類項目進行數字命名，例如檔案目錄中的分類項目應包括字段名FLH、類型CHAR、字節30、允許空NULL；密級項字段名MJ、保管期限字段名BGQX、文種WZ、規格字段名ZTGG、數量字段名ZTSL等。檔案的數據保存形式是DBF或TXT，其中使用TXT格式的文件的每個字段占一行，記錄為一行，列與列之間使用分隔符TAB隔開；在進行檔案文件的再次壓縮和重組時要同時移交相應的解壓縮、合并方法；檔案號應嚴格采用“全宗號—年號—目錄號—案卷號—頁號”的格式；縮微號由畫副號和盤號組成；文件的編號由機關代字、年度、順序號組成；對于檔案的秘密級別來說，主要分為內部級NB、秘密級MM、機密級JM、絕密級UM。而且，要促進檔案資源數據與檔案信息之間的準確無誤和無縫對接，確保數字檔案的完整性。這樣能夠防止電子檔案信息泄密，節省檔案管理成本，提高檔案調閱效率，推動檔案管理工作的更新。

其次，公路工程檔案信息化建設包含的工作量較多，要注意抓住其中的關鍵關節，做好信息的錄入工作，把各類施工資料進行數字化處理，將其用網絡資料的形式保存下來。

另外，軟件系統是公路工程檔案管理的重要基礎，它能夠為檔案的系統分類與保存提供支撐。然而，目前的檔案信息化建設軟件還較為落后，雖然傳統的單板機計算機檔案管理方式為工作提供了便利，可以做到數字化信息的記錄、整合與檢索。但是在目前的發展狀態下，單板機的技術含量較低，已經不適用新形勢的系統，單板機中的兼容性問題也逐漸暴露了出來，因此必須馬上對軟件進行升級和維護。

3建設復合型的檔案管理隊伍

做好公路工程檔案管理人員隊伍建設是一項重要的工作，是確保檔案管理信息化成功的最基礎的工作。這就要求我們首先必須提高檔案管理工作人員的信息化意識。這必然要求檔案管理人員首先要熟悉電子文件的特征，其次是必須了解計算機系統網絡相關安全防護的基本知識，這樣就可以保證檔案信息的完整性以及安全性。另外要求檔案管理人員必須在工作中立足本職工作，不斷的強化學習，利用一切可能的機會參與信息化培訓，只有持續的更新專業技術知識，不斷的提高自身的業務素質；其次要不斷的提高管理人員信息化管理的工作技能。為了可以較快的實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，檔案管理部門應排定計劃對檔案管理人員進行培訓，培訓內容主要包括計算機網絡、信息管理等方面的知識。檔案主管部門還要制造好的條件讓檔案管理人員可以及時了解檔案發展趨勢和最近技術，不斷提高檔案管理工作人員的工作技能。檔案管理部門和檔案管理者必須意識到檔案信息安全保障能力建設的重要性以及緊迫性，不斷的完善各種檔案管理的制度，并認真執行，把安全至上的理念物化到檔案管理各個環節中去。

4建立檔案數據庫保證檔案信息安全

不斷對信息數據庫進行建設和完善是確保檔案信息安全性的關鍵。用戶可以通過互聯網和信息平臺對各類信息進行方便而快捷的交流。由于公路工程檔案類別多，數量極大，使得檔案管理信息化建設的難度明顯提升。因此，公路工程檔案管理人員篩查檔案數據庫的精確性是確保公路工程數據庫完整性和準確性的根本。此外，通過建立和完善公路工程的數據信息中心同樣可以保證檔案信息的安全。隨著公路工程項目數量的不斷證多，檔案數據庫中所保存的數據也在飛速增長，這就導致存放空間狹小，管理設備落后等問題不斷涌現。基于此，在建立檔案數據庫時，為了便于為人們提供更為快捷和人性化的服務，應結合公路工程的自身特點一級檔案管理信息化建設的實際情況，充分運行現代化的技術手段，加大對于資金投入，建立并完善相應的信息防護體系。雖然目前檔案管理工作中仍然存在檔案信息安全的問題，只要相應的管理人員根據檔案信息的安全等級進行統籌安排和有針對性的管理手段，可以有效的保證公路工程檔案信息的安全。

5信息化管理系統的完善

公路工程檔案管理的信息化目標實現，首先需要不斷融合計算機技術、網絡技術以及移動互聯網技術等，結合科學管理手段，形成全新的信息化檔案管理系統。具體來看，首先需要幫助公路工程的檔案管理者形成信息化管理理念，能夠根據需求及時組建工作團隊，引導信息化檔案管理部門，選聘專業的檔案工作人員，進而建設具有完備的檔案管理體系，對公路工程檔案信息資源的價值進行充分利用。事實上，檔案管理信息化不僅是對檔案信息資源進行價值挖掘，還需要對資料進行有效的采集、記錄以及存儲還需要進度還有資料等進行統計并記錄，在對資料進行有效的檢查、整合與分析之后，最終儲存的信息才是真實準確有效的。隨著我國公路在建和完成規模的不斷擴大，信息規模也在與日倍增，檔案管理工作也需要緊跟時代發展步伐，強化智能化和信息化技術的融入，對公路工程建設資料進行高效統計與整合，提升檔案資料的系統性以及完整性。最值得關注的一點便是信息系統的安全防護體系，除了基本的防火墻、自查機制和權限設置等，還需要專項硬件檢查，對其中任何問題和安全隱患都要有完備的處理機制，提高解決效率，保障整體運行。

同時，為了優化檔案管理模式，不斷完善檔案管理工作，還需要做好以下工作：首先，檔案管理機構應重視加強基層檔案管理工作，彌補殘缺的檔案文獻，加強檔案信息內容管理，避免出現虛假信息，對于造假檔案，應予以應有的懲處。第二，借助數字技術建立高度統一的檔案管理體系，以此充分發揮有效的管理職能。第三，檔案管理機構應重視挖掘檔案資源的內在價值，引導檔案管理人員認真研究檔案內容，對檔案進行重組和有效地分配，從而充分發揮檔案資源的社會價值。

6結語

為了全面提升公路工程檔案管理水平，從事檔案管理工作的相關人員應注意加強對檔案管理信息化路徑的分析與研究。通過對檔案信息化管理理念、模式等進行調整和創新，對安全體系方面進行完善，對檔案管理人員素質進行不斷的提升，進而為公路工程檔案管理信息化創新方面工作的開展奠定堅實基礎，為公路工程建設等方面工作提供更多支持。

參考文獻

[1]王明芳.試析新時期公路工程檔案管理信息化創新路徑[J].辦公室業務，2017（14）：57.

[2]張前進，劉嚴.公路工程檔案管理信息化問題研究[J].建筑工程技術與設計，2015（28）：146.

（作者單位：新疆塔城公路管理局和布克賽爾分局）