新常態(tài)下人事檔案管理的轉(zhuǎn)變

朱喬芙

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案管理必須主動(dòng)適應(yīng)新常態(tài)的環(huán)境變化，加快檔案管理模式的改革與創(chuàng)新，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，充分發(fā)揮人事檔案資料的使用價(jià)值。本文從分析人事檔案管理存在的問(wèn)題入手，對(duì)新常態(tài)下人事檔案管理的轉(zhuǎn)變策略進(jìn)行探討。

一、人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理認(rèn)識(shí)不足

長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理未能得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，使得人事檔案管理改革與創(chuàng)新發(fā)展缺乏必要的人、財(cái)、物支持。在人事檔案管理中，檔案管理部門(mén)沒(méi)有制定長(zhǎng)期有效的檔案管理規(guī)劃，在經(jīng)費(fèi)不足的情況下，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，經(jīng)常出現(xiàn)檔案泄密、失檔、改檔等情況。此外，檔案管理部門(mén)只是按部就班做好本職工作，缺乏對(duì)檔案管理理論的深入研究。

（二）管理制度缺失

人事檔案管理缺乏完善的管理制度作為執(zhí)行依據(jù)，在實(shí)際工作中時(shí)常出現(xiàn)以下問(wèn)題：檔案室通風(fēng)不良、空氣潮濕，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料霉?fàn)€、發(fā)黃；檔案材料未按照規(guī)定程序辦理轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出，存在檔案丟失、漏缺的隱患；檔案登記內(nèi)容不規(guī)范，多記錄優(yōu)點(diǎn)、表?yè)P(yáng)、培訓(xùn)、調(diào)研等優(yōu)異經(jīng)歷，少記錄缺點(diǎn)、批評(píng)、檢討、處分等不良經(jīng)歷，導(dǎo)致人事檔案難以如實(shí)反映人才全貌。

（三）管理手段落后

人事檔案管理仍然沿用單一的管理手段，在信息化建設(shè)方面嚴(yán)重滯后，不重視硬件設(shè)備更新和軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，使得人事檔案信息無(wú)法快速傳遞和共享，導(dǎo)致檔案信息利用效率偏低。同時(shí)，檔案管理部門(mén)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用僅局限在檔案信息的記錄和歸檔層面，缺乏對(duì)信息化技術(shù)的深層次應(yīng)用，如人事檔案編研、整理、利用等方面尚未實(shí)現(xiàn)信息化管理。

二、新常態(tài)下人事檔案管理的轉(zhuǎn)變策略

（一）提高人事檔案管理重視程度

對(duì)于新常態(tài)下的人事檔案管理工作而言，其具有非常重要的作用，是人事檔案得以有效利用的前提和保障。為此，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)不斷提高對(duì)人事檔案管理的重視程度。首先，檔案管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人，應(yīng)定期到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，并對(duì)人事檔案管理的實(shí)際工作情況進(jìn)行調(diào)研，據(jù)此來(lái)解決相關(guān)問(wèn)題。其次，可將新常態(tài)作為契機(jī)，積極開(kāi)展思想政治教育和業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)等活動(dòng)，逐步提高認(rèn)識(shí)，借此來(lái)使檔案管理人員盡職盡責(zé)地工作，保證重要人事檔案不泄密、不失密、不改檔。同時(shí)，應(yīng)在培訓(xùn)中，加入檔案法律法規(guī)的內(nèi)容，讓檔案管理人員了解并掌握檔案管理的有關(guān)法律，為檔案管理提供依據(jù)。

（二）完善人事檔案管理制度

在新常態(tài)下，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行完善，以此來(lái)提高檔案的管理水平，具體可從以下幾個(gè)方面著手：其一，健全保管制度。為最大限度地減少紙質(zhì)檔案的破損率，應(yīng)制定檔案定期維護(hù)保養(yǎng)制度，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行，通過(guò)噴藥、殺蟲(chóng)等措施來(lái)預(yù)防檔案被蟲(chóng)蛀；制定采光通風(fēng)制度，防止檔案受潮、發(fā)霉；制定定期填報(bào)制度，防止重要檔案材料遺漏。通過(guò)對(duì)檔案保管制度的健全，可以使認(rèn)識(shí)檔案保持完好無(wú)損。其二，完善登記制度。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)新常態(tài)下的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案材料進(jìn)行收集，并按照取有據(jù)、用有效、合理的原則，對(duì)人事檔案進(jìn)行登記，對(duì)于重要材料，則應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)，不夸大其詞，對(duì)手續(xù)不全或是與歸檔要求不符的材料，不硬性進(jìn)檔。

（三）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理手段

在新常態(tài)下，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化在推進(jìn)人事檔案管理發(fā)展中的重要作用予以充分認(rèn)識(shí)，據(jù)此對(duì)人事檔案的管理手段進(jìn)行轉(zhuǎn)變，逐步加大檔案管理信息化的建設(shè)力度，拓展人事檔案管理系統(tǒng)的功能（如圖1所示）。檔案管理部門(mén)可對(duì)現(xiàn)有的管理系統(tǒng)和硬件設(shè)備進(jìn)行合理利用，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等等，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，使檔案內(nèi)容數(shù)字化，以便進(jìn)行信息化管理，在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)加以完善，借助數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)開(kāi)展人事檔案管理工作，提高管理效率和水平。同時(shí)，為保證電子檔案的信息安全性，應(yīng)在信息傳遞、管理及利用等環(huán)節(jié)中，引入有效的安全防范措施。此外，檔案管理部門(mén)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)，及時(shí)進(jìn)行漏洞修復(fù)，為人事檔案的安全提供保障。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，人事檔案是管理人才、挖掘人才、使用人才的重要依據(jù)。為此，檔案管理部門(mén)必須加強(qiáng)人事檔案管理，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度，進(jìn)一步完善檔案管理規(guī)章制度，引入信息化技術(shù)加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，從而不斷提高人事檔案管理水平。（作者單位為四平市人事考試中心）