農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀的分析與思考

鮑瑜 習瀏

農(nóng)業(yè)科研檔案記錄著農(nóng)業(yè)科研工作者的真實工作過程，對后續(xù)的工作具有重要意義，同時也是后來工作者的重要參考資料。但是，在實際的科研工作中，檔案管理工作還存在著諸多問題。本文就檔案管理過程中存在的問題進行分析研究，并提出相應的解決措施，希望可以為農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作提供借鑒意義。

在現(xiàn)今社會的發(fā)展之下，檔案這種信息資源受到越來越多的關注，有效的管理農(nóng)業(yè)科研檔案，可以促進我國經(jīng)濟的發(fā)展，社會的進步。檔案管理工作者需要在工作中加強管理手段，充分認識工作重點，對科研檔案管理工作中遇到的問題進行積極地思考，尋找改革措施，從而有效保證農(nóng)業(yè)科研檔案在農(nóng)業(yè)科研工作中的重要地位。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理工作者對工作的重視不足

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作者對檔案管理工作重要性的認識不足。由于科研單位的年終考核不涉及檔案管理的內(nèi)容，因此員工并沒有太過重視，對科研檔案管理工作的要求僅為管理過程不出錯、檢查時通過即可。同時，有的農(nóng)業(yè)科研單位還存在檔案管理員兼職的現(xiàn)象，這些檔案管理人員，本就缺乏檔案管理的專業(yè)知識，又同時身兼數(shù)職，就使得科研檔案的管理工作效率更低，結(jié)果更差。尤其是在管理人員職務發(fā)生變動時，需要大量的資料交接，但是由于時間緊、任務重，就會出現(xiàn)手續(xù)不足，檔案資料不完整的現(xiàn)象，從而造成了原檔案管理者“甩掉包袱”，新人檔案管理工作者“一頭霧水”的現(xiàn)象， 致使農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作效果越來越差。

1.2 對科研檔案的管理工作不夠細致

在農(nóng)業(yè)科研事業(yè)中，科研檔案管理不僅僅是一個重要的工作，還是一個相當復雜的工作。這就需要管理者有足夠的耐心，同時做事細心。但是，現(xiàn)階段的科研檔案管理工作中，沒有具體的制度規(guī)范，工作不夠細致。對于外借的檔案，沒有明確的要求，致使檔案被放到不利于其保存的環(huán)境中，造成其內(nèi)容缺失或損壞。

1.3歸檔的材料不夠充分

雖然農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作已被列入科研管理工作之中，但是，在實際的工作中，人們往往更重視科研實踐過程以及看看實踐的成果，對項目在進行研究過程中的檔案管理工作重視程度不足，甚至一部分科研管理工作人員，由于自己的片面理解，忽視移交過程中的原始材料，逃避檔案的歸檔工作，把科研單位的研究成果據(jù)為己有。同時，在實際項目的研究過程中，參與人員眾多，研究所持續(xù)的時間也比較長，參與人員的文件歸檔意識不足。因此，很容易造成歸檔文件的缺失，而文件的缺失不僅降低的科研檔案的完整性和系統(tǒng)性，還導致了科研成果的散落，檔案的實用性價值不足，在后續(xù)的研究中不能發(fā)揮其應有的作用。

2 農(nóng)業(yè)科研管理中問題的解決策略

2.1 單位領導加大對管理工作的重視

要想促進農(nóng)業(yè)科研檔案管理水平的提高，保證科研檔案管理工作的順利開展，就需要相關領導加大對科研檔案管理工作重要性的認識，在進行管理人員安排時要慎重，擇優(yōu)錄用，還應定期對管理人員的科研檔案管理知識、技能等進行補充和測評，從而良好保障管理工作的高效進行。此外，對于在管理工作過程中遇到的問題，也應慎重對待，工作人員要積極的尋找解決措施并及時的向領導匯報，隨時對管理方案進行調(diào)整，以推動農(nóng)業(yè)科研管理工作的進程。

2.2 建立、健全各項管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓，任何事業(yè)單位的良好運行都需要完備的制度作為保障，農(nóng)業(yè)科研單位當然也不例外?？蒲袡n案管理工作是伴隨著科研項目整個過程之中的，在科研項目開始實施時，檔案管理工作也隨之開始。在進行檔案管理過程中，應該結(jié)合科研項目的工作特點，制定有效的材料歸檔制度，制度應涵蓋科研工作的各個階段，能夠在符合科研項目的特點的同時，對歸檔管理工作發(fā)揮指導和規(guī)范作用。在進行科研檔案管理過程中必須保證檔案的充分性和有效性。因此，檔案管理應包含檔案的標號、名稱、數(shù)量等基本信息，如進行外借，需要記錄使用者的身份信息，使用的目的、時間，以及檔案歸還的時間。同時，在檔案進行外借時要有相應規(guī)范，必須保證檔案的完好性，在歸還時還應進行嚴格的檢查。

針對檔案交接過程中出現(xiàn)的一系列問題，還應制定相關的交接制度，從而保證在發(fā)生檔案管理人員變動時，檔案交接工作可以清晰、有序的進行，在檔案交接工作完成之后，需要對交接單進行有效核對，并在保證檔案交接無誤的前提下在交接單上簽字，從而良好解決檔案交接混亂的現(xiàn)象。

2.3 加強檔案載體的保護工作

由于科研單位對科研檔案管理工作重視程度不足，所以在工作中的科研檔案管理工作人員大多數(shù)都是身兼數(shù)職，且沒有固定的檔案管理室，總是科研檔案隨著檔案員走，不僅容易造成科研檔案與其他材料混淆的現(xiàn)象，由于沒有良好的溫度、濕度、光照條件，還極易造成科研檔案的毀壞。因此，為保證農(nóng)業(yè)科研檔案管理的有效性，需要建立獨立的檔案室。其次，科研檔案是科研過程中進行記錄的一手材料，真實的記錄的科研項目的發(fā)展過程。一旦有侵權(quán)事件發(fā)生，這些紙質(zhì)的材料將是維權(quán)過程中最有力的武器。而這些紙質(zhì)的材料在復印過程中，受到復印機高強度光源的照射，很容易受到損壞。因此，需要將復印方式進行優(yōu)化。例如，選擇數(shù)字復印機進行復印、利用原件的復印件進行復印同時定期的拷貝和替換復印件等。此外，檔案室的防火工作也是科研檔案管理工作的重點，紙質(zhì)的材料非常容易著火，尤其是在干燥的環(huán)境中，所以管理人員需要對檔案室的溫度、濕度、光照強度等都進行有效的控制，并定期的對檔案室可能存在的安全隱患進行排查，從而更好的保障檔案管理室的安全。

綜上所述，為了更好的保證農(nóng)業(yè)科研檔案管理的有效性，需要管理人員對管理工作中的問題進行積極地思考，針對具體問題，采取措施予以解決?？蒲袉挝坏念I導要給予檔案管理工作足夠的重視，通過制定相關制度、建立獨立的科研檔案室、提升管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)等方式來提升檔案管理工作的質(zhì)量，保證科研項目更好的實施。

（作者單位：湖北省農(nóng)業(yè)科學院）