小企業實物資產的財務控制閉環梳理

張淑琴

企業由小做大、由大做強的過程中有可能產生內部管理松弛、實物資產控制弱化等問題，需要一個完備的資產控制體系，做到資產控制適當、形成完善的內部牽制和監督制約機制，消除隱患、防止舞弊行為。

1 完善財務控制體系是基礎

在長期的實踐中會計人員也總結出了一些內部控制管理方面的方法和措施，如內部牽制制度、中心核算制度、責任中心管理制度等。當務之急應當完完善財務控制制度，集中力量盡快建立起以財務為中心，覆蓋生產、經營、管理等環節的系統，引導企業整個內部控制體系的進行閉環設計。

2 明確資產管理的責權分工是前提

美國注冊會計師協會審計委員會發布《審計準則公告第55號》，指出“企業的內部控制結構包括為提供取得企業特定目標的合理保證而建立的各種政策和程序”。小企業容易產生實物資產控制不足會影響會計信息的失真、資產的流失等問題，而控制過度則會加大企業內耗、損失管理成本。內部財務控制的基本原則中的權責明確、相互制衡原則明確提示建立分工明確的實物資產管理體系是閉環控的前提，真正做到不相容職務相互分離、相互制約、相互監督，通常情況下采購、存儲和使用人不能同時擔任財務的記錄工作，采購與驗收、保管、使用、賬務記錄等職責應由不同的人承擔，由采購部以外的其他部門提出請購，并經其部門負責人審批等。

3 以財務控制為中心的閉環控制設計思路

3.1控制采購隨意性，制定合理的標準

首先，由采購部在其他部門協助下建立一套規范的采購標準，結合自身對質量的要求、存儲設備或設施的限制、價格波動以及市場的供應情況，其應主要包括以下內容：編號、品名和類型、使用和入庫時間要求、采購地點建議、質量要求、數量要求、最高限價、以往最低價格、填表人、使用部門等。在實際工作中要嚴格執行、適時修訂。

其次，由使用部門填寫“請購單”，在設置安全庫存量的情況下，只有在庫存量到達最低界限時才能填寫。經部門負責人簽批后，報采購部；采購部應結合庫存情況及企業實物資產配置標準判斷是否可以采購或調撥，若為必需采購項目，則應該尋求供應商和詢價；也可設置價格審查人員，完善、復核請購單上的采購價格信息；采購部集中提交請購單至財務部判定是否符合預算或重大采購，預算外或重大采購需由集體決策、修訂計劃；大額或特殊采購需訂立合同，采購部、請購部門各留一份復印件以便了解進貨的時間，安排相應的工作，送交倉庫一份復印件，以便核對驗收、安排倉位；送交會計部門原件，以便準備資金付款或按時預付定金等，其他合同原件應該提交檔案管理部門。

再次，各部門賦予職責有利于防范不良行為的發生和實物資產被浪費的現象，各部門在采購過程中相互牽制，對采購過程相互監督、防止采購員的私自購買與假公濟私、與供應商之間合謀舞弊等現象。企業可以建立舉報通道、制度修訂申請通道或管控優化小組，對經營中識別出的風險點及時進行補充控制。

3.2共同驗收，及時納入財務核算

依據企業制定的采購標準和配置標準，采購部門和使用部門、倉庫管理員可以共同驗收，以避免常由于質量問題產生矛盾，也可加設收貨部門的質檢員崗位對采購物品的質量標準進行核查。財務部要對價格審查至付款的整個流程進行控制，應當及時核對請購單、訂購單、驗收單、發票等單據，檢查其真實性、合法性及合規性，四單核對一致后才能付款。必要時對單據簽批、實物資產的出入庫要運用審計方法進行控制測試、細節測試，并進行適當的財務稽核。

財務部可在制度中對驗收入庫、索取供貨發票、費用報銷等時間結點進行約定，通過進銷存軟件對未付款的進行時時監控，實時與采購部溝通、核實入庫與待付款情況，每月應與供應商核對往來賬余額及明細，或對所有供應商寄發詢證函。此外，不建議現金采購（小額零星采購除外），財務定期對實物資產采購引起的、確認為無法支付的賬務進行處理。

3.3使用人即保管人，建立歸責制度

企業可以根據自身情況合理劃分納入實物資產管理的范圍，比如：100元至2000元的實物資產進行備案登記，2000以上的實物資產以財務數據為準，通常前者記入了費用，后者作為固定資產核算。采購部、資產管理部門與財務部要明確表單傳遞要求與入賬標準，員工領用實物資產時，資產管理部門可以按崗位將資產保管責任落實到個人并登記個人備品庫，即通過員工填寫的資產領用單、資產調轉單和離職時由資產管理部門在離職審批單上對資產返庫進行控制。

由財務部與資產管理部門定期組織對實物資產進行盤點，及時提醒使用人辦理相關手續，對于毀損、丟失的資產，應該依據實物資產管理制度進行處罰、賠償。

3.4資產控制納入財務內部控制報告

美國2002年頒布的《薩班斯—奧克斯利》法案則要求所有在美國上市公司都要在年報中提供“內部財務控制報告”，評價公司內部財務控制設計及其執行的有效性，而COSO委員會于2003年發布的《企業風險管理框架》（草案），把內部財務控制從“過程觀”提升到了“風險觀”，內部財務控制成為企業經營管理的重要組成部分。內部財務控制是企業從財務的角度對經營活動和過程進行監督控制，為保證經營活動的有效進行和資產的安全、完整，保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策、措施及程序；防止并及時發現和糾正各種舞弊行為，保護企業財產的安全；規范企業會計行為，提高會計信息質量。財務部門可以協同審計部門對實物資產各環節控制設計的有效性進行測試，對控制運行有效性形成評價，并制作企業財務內部控制報告，最終指導企業實物資產的閉環控制梳理。

（作者單位：哈爾濱市浙商小額貸款股份有限公司）