新時代醫院人事檔案管理標準化研究

馬蕓

摘 要：檔案管理是醫院管理工作的一個重要組成部分。隨著醫院信息現代化管理的快速發展，目前，我國醫院各種門類檔案相對獨立的保管模式，已完全不能滿足醫院醫療、科研、教學、預防、保健的多層次的信息需求。相比醫院人事檔案管理，其管理好壞直接影響醫院人事工作的效率，改善醫院現存人事檔案管理困境，建立規范的人事檔案規章制度，進而提高人事檔案管理水平，充分發揮好人事檔案的資源優勢，從而為醫院能夠更好地選拔人才和調配人才提供真實而可靠的材料，達到人才資源的有效開發利用。

關鍵詞：新時代；醫院；人事檔案；管理標準化

一、醫院人事檔案管理的特點

醫院人事檔案是在醫院人事管理活動中形成的，記述和反映人員經歷、德才水平和工作表現的，以個人為單位保存備查的各種人事資料。具有以下幾個特點：

積累性和補充性，醫院人事部門為了正確地選拔和使用人才，就要形成有關人員的履歷、社會關系、政治表現、文化知識水平、工作和學習狀況等方面的人事材料。人員的成長是不斷發展變化的，因此，人事材料的歸檔也不可能一次性完成，需要不斷地收集和補充。

真實性和機密性，醫院人事檔案信息涉及一個人的成長經歷，其檔案材料來源和內容應完全真實，理論上不應出現殘缺不全的現象，這會影響單位對一個人的了解全面與否；當然，人事檔案是員工的私人信息，理應保密，不應該公開。

獨立性和排他性，建立人事檔案的目的是真實地反映一個人的工作和學習經歷，以及政治狀況，以便于人事部門能夠更好地了解人員背景，因此，人事檔案需要單獨管理，保持檔案的獨立性。

依附性與流動性，和其他單位人事檔案管理類似，醫院人事檔案的流動和人員的流動同步進行，其應具有對人身的依附性，這樣才能方便流轉人事部門及時掌握轉入人員的詳細情況，管好用好所屬的人員。

二、醫院人事檔案管理流程的標準化發展

（一）醫院人事檔案的收集標準化

（1）科學性原則。人事檔案管理工作不僅是一個一次性工作，檔案室負責人員應對人事的檔案管理工作有一個長遠的要求與規劃，做到后續人事檔案管理工作的科學性規劃。

（2）完整性原則。人事檔案收集工作之后，要把記錄實際工作和歷史發展情況的各種類型與各種載體材料的檔案文件收集齊全。

（3）規范性原則。實現醫院人事檔案管理規范化的基礎就是對人事檔案工作實施標準管理，而標準化要從檔案收集初期就要做到，嚴格按照國家頒布的相關檔案管理法規，再借鑒國內外檔案管理的經驗，從根本上解決檔案收集工作的規范性。

（二）醫院人事檔案的整理標準化

（1）人事檔案管理的有序化。人事檔案整理工作的主要目的是揭示文件之間的有機聯系，實現檔案的有序化管理，及時地為醫院工作人員的提供發展需要的檔案信息，人事檔案管理人員要制定科學的分類方案對人事檔案進行分類管理。

（2）人事檔案管理的科學化。人事檔案整理工作是醫院檔案管理工作中的重要一環，將新錄用人員檔案不齊部分及時通知補齊，為員工后續晉升和發展提供必要的文獻資料，這對提高醫院人事工作效率具有很大的正面效應。

（3）人事檔案管理的現代化。人事檔案管理是一項管理工程，需要以現代科學技術為支撐，對人事檔案實體進行科學管理。人事檔案的現代化管理是新時代背景下中國人事改革的發展要求。

（三）人事檔案的標準化保管

（1）建立檔案存放秩序。檔案的存放井然有序，為檔案的完整和迅捷提取提供了保障，也為檔案的保管和后續維護提供了良好的條件，因此，檔案保管人員要做好頂層設計，為檔案的排序和管理做好準備工作，形成合理檔案保管體系，更好的為人事部門提供人事檔案信息。

（2）防止和減少檔案的損毀。 人事檔案的保管時間較長，保管期間有可能面臨檔案的損壞，因此檔案管理人員應學會基本的檔案維護技術和方法，還有檔案管理人員應清理好檔案室衛生，調節好檔案室溫度，將檔案損壞的自然因素控制和降低在最低范圍之內，這樣盡可能延長人事檔案的保存期限。

（3）確保檔案的完整性與保密性。確保檔案的完整性，指的是檔案存放期間，人事檔案資料不應缺失，要保證其完整性；再者，人事檔案涉及部分個人隱私，非因牽涉法律原因，不應隨意給不相關人員查看員工人事檔案信息，發生檔案泄密事件的，將有可能觸犯法律，追究責任。

三、醫院人事檔案管理幾點原則

（1）預防為主，防治結合。人事檔案的損壞是一個量變到質變的過程，期初階段，人事檔案資料也許只是很小的褶皺，后面很多不經意的翻閱，就有可能引起紙質人事檔案資料的損壞和缺失，要做到減小或者甚至避免這種情況的發生，應做到未雨綢繆的準備，要預防為主，提前做好防止可預見問題的防范措施，及早發現問題，及早解決問題，才能延長人事檔案資料的保管期限。

（2）尋找檔案損毀的因果關系。檔案保存期間的損壞原因主要可以歸為兩個方面，其一，人為因素，人事檔案的查閱相比其他檔案更頻繁，檔案資料的損壞可能性更大。還有檔案人事管理人員操作的失誤或者工作上的失職等都會引起檔案的損壞和遺失。因此，檔案管理人員要學會分析檔案損壞和遺失的原因，掌握檔案保管的規律。

（3）借鑒國外檔案管理技術方法，提高檔案管理人員的管理技術。醫院人事檔案管理要緊跟新時代的發展，不斷學習和借鑒國外新技術和新方法，吸收適合本地醫院人事檔案管理的技術和方法，根據本地特色應用到工作實踐當中。再者，醫院要定期組織培訓員工人事檔案管理課程，為更好的提高檔案管理的質量和水平做更多努力。

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