學校檔案管理信息化建設中存在的問題與建議

張穎怡

檔案管理是學校管理中的重要組成部分，對學校的快速發展具有重要意義，但是現階段，學校檔案管理過程中還存在一些問題，造成學校檔案管理質量效率低，基于此，本文就對學校檔案管理信息化建設中存在的問題與建議進行探討，以期為學校檔案管理提供參考依據。

隨著我國社會經濟的快速發展，科學技術發展迅猛，為人們的生活帶來的諸多便利，對學校檔案管理工作也提出了新的要求，使得學校檔案管理呈現出信息化趨勢。基于此，本文就對學校檔案管理信息化建設中存在的問題進行分析，并提出學校檔案信息化建設中問題的解決措施，從而提升學校檔案管理質量，促進學校實現快速發展。

1 學校檔案管理信息化建設中存在的問題分析

1.1學校對檔案管理信息化建設不重視

學校檔案管理工作是學校管理工作中的重要組成部分，對學校的快速發展具有重要意義。但是現階段，學校在進行檔案管理工作過程中還缺少對檔案管理工作的重視，在管理中不能正確認識檔案管理信息化建設的重要性，造成學校在檔案信息化管理工作中所投入的資金少、人員少、設備少，無法滿足檔案管理信息化建設的需求，造成檔案管理信息化建設步伐緩慢，檔案信息化管理質量下降。

1.2檔案信息化建設缺乏人才隊伍

隨著我國教育行業發展迅速，使得學校檔案管理工作逐漸變得重要起來。但是現階段，學校在進行檔案管理過程中還使用傳統的人工檔案管理方法，造成檔案管理質量下降。與此同時，學校在進行檔案管理信息化建設過程中缺乏人才隊伍建設，具體主要體現在以下兩個方面：一方面，學校在檔案管理過程中缺少完善的獎勵激勵機制，造成檔案管理人員缺少創新意識，管理質量嚴重下降。另一方面，學校在進行檔案信息化管理過程中缺少對人才的引進工作，造成檔案管理人才隊伍質量下降，檔案管理信息化建設無法實現。筆者從廣州市市屬學校共36所，合計48名檔案人員。發放36份調查問卷，回收36份，有效率100%。根據調查數據顯示，檔案管理人員中檔案專業的人才屈指可數，非檔案管理專業人員卻占據97.92%；后期通過參與“檔案上崗證培訓”課程的只有28人，不足六成。可見檔案管理人才是非常短缺的。

1.3學校缺乏完善的檔案管理制度建設

現階段，學校在發展過程中，將主要的精力都放在教書育人、學生管理工作上，忽略檔案管理工作，造成學校檔案管理工作缺少完善的管理制度，具體主要體現在以下兩個方面：一方面，由于學校對檔案管理工作不重視，在日常管理中將主要的管理目標都集中在學生管理工作上，造成學校檔案管理工作質量低，無法實現管理目標。另一方面，學校在進行檔案管理過程中缺少統一的管理標準，在管理過程中經常缺少管理制度，造成學校檔案管理工作管理標準嚴重下降，檔案管理工作信息化建設無法實現。

2 解決學校檔案管理信息化建設的對策分析

2.1學校加強對檔案管理信息化建設的重視

隨著我國社會經濟的快速發展，學校檔案資料需要長期保存，但是隨著時間的流逝，我國學校文件在長期的保存中就容易出現檔案缺失等問題，從而造成學校檔案管理無法正常進行。面對此種情況，學校要想保證檔案管理工作質量，就需要將學校檔案管理信息化，提高對檔案管理工作的重視程度，從而提升檔案管理工作質量，實現學校的快速發展。通常情況下，學校加強對檔案管理信息化建設的重視工作主要從以下兩個方面展開：一方面，教育部門需要組織各個學校領導召開會議，在會議上對學校檔案信息化管理工作進行介紹，讓學校領導明白檔案管理信息化建設的重要性，為學校檔案管理信息化建設奠定基礎。另一方面，學校領導需要加強資金、設備、人員等方面內容的投入，在學校內引進大量的先進信息設備，為檔案管理信息化建設奠定堅實的基礎，從而提高學校檔案管理工作質量，推進學校實現快速發展。

2.2學校加強對檔案管理人才的引進工作

學校要想保證檔案管理信息化建設順利落實，就需要在進行檔案管理信息化建設過程中對檔案管理人才進行引進，保證檔案管理人才質量，提高檔案管理工作質量。通常情況下，學校加強對檔案管理人才的引進工作可以從以下兩個方面展開：一方面，學校需要對內部檔案管理人員進行培訓，加強內部檔案管理人員的信息技術知識、計算機操作能力等方面內容，讓學校內部管理人員提高專業素質，適應檔案管理信息化。另一方面，學校需要到社會上引進檔案專業和計算機專業的“復合型”管理人才，讓這部分人才在對檔案進行管理過程認真負責，并對引進的檔案管理人才進行定期、系統培訓工作，培訓結束后進行考核，等到考核結果結束后讓員工進行上崗，對考核結果不合格的人員進行重新培訓，培訓合格后再讓其上崗工作，保證學校檔案管理信息化建設工作的順利展開。

2.3學校完善檔案管理信息化的制度建設

現階段，學校在進行檔案管理過程中還存在管理人才短缺、制度不完善等問題，造成學校檔案管理工作效率低，因此，學校要想保證檔案管理信息化建設質量，就需要對學校檔案管理信息化的制度建設進行完善，具體可以從以下兩個方面展開：一方面，學校需要對檔案管理工作制定一個完善的管理標準，特別是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范，并指導實施的過程，保證檔案管理工作質量。另一方面，學校需要對檔案管理工作制定完善的制度，在檔案管理中建立電子檔案管理制度、對檔案錄入等方面內容進行規范，充分了解檔案管理中存在的相關問題，針對性制定規章制度，對檔案信息管理中涉及的問題給與明確解答，保證檔案管理信息化建設的順利落實，提高學校檔案管理質量。

2.4學校對檔案數據庫建設進行完善

通常情況下，學校對檔案數據庫建設進行完善需要從以下幾個方面展開：首先，學校在進行檔案管理信息化建設過程中對檔案管理規章制度進行明確，保證學校檔案管理工作的順利完善。其次，學校需要在學校各個部門之間的系統數據結構進行整合，保證通過網絡平臺可以實現信息資源共享，從而減少檔案錄入人員的工作量，節省大量的人力勞動，進一步為學校人員查閱信息提供方便。最后，學校需要專門成立檔案信息化建設平臺，并讓學校檔案信息化建設需要緊跟時代，增加檔案信息化基礎的基礎建設投入，建立完善的信息基礎設施，對學校內部的檔案資源的硬件設備相關配置進行完善，保證學校檔案信息化建設的順利完成。另外，學校在進行檔案管理過程中需要對檔案管理信息化設備進行定期維護工作，加強網絡保護，保證學校檔案信息不會發生侵權情況，健全保護措施，加強管理工作，建立綜合性管理機制，將多種管理方法進行融合，減少檔案管理工作中存在的問題，提升檔案工作管理質量。

3 結束語

總而言之，在我國社會經濟快速發展的背景下，學校傳統的檔案管理工作中逐漸出現一些問題，造成學校檔案管理效率下降，制約了檔案管理工作的快速發展。因此，學校要想保證檔案工作管理質量就需要在檔案管理過程使用信息技術，引進大量復合型人才，對檔案管理工作的規章制定、配套設備等方面內容進行完善，從而保證檔案信息化管理工作質量，推動我國檔案管理工程的快速發展。

（作者單位：廣州市第二中學）