如何做好人事檔案的接收與管理

石春莉??

摘要：人事檔案是記錄我們的身份、學歷、資歷等的，人事檔案的管理更是關系著你、我、他的大事，因此本文就檔案的特性以及如何做好人事檔案的接收與管理工作，進行了細致的闡述。

關鍵詞：接收與管理；檢查與核對；及時歸檔

一、人事檔案的概念及其特征分析

（一）人事檔案的概念

在我國企業的人事管理制度中，最重要的一個環節就是人事檔案的管理，人事檔案對于各企業員工來說至關重要，因為人事檔案記錄了個人的基本信息，包括身份信息、個人經歷、教育資歷、政治面貌、品德作風、參加工作后的工資待遇、社會保障信息、組織關系等，這些資料對于我們而言十分重要，是記錄人生軌跡的重要依據。

（二）人事檔案的特點分析

人事檔案資料涵蓋的內容較為廣泛，包括企事業單位員工的個人信息和履歷，入團入黨情況、個人自傳、考評鑒定、各項獎勵和處分，單位的任免資料等等。人事檔案就是員工的個人信息庫，員工的個人面貌通過人事檔案可以直接顯示出來，從人事檔案中我們就可以了解一個人的基本能力和經歷。人事檔案有幾大特征，具體分析如下：

首先，人事檔案是勞動部門使用人才和給人員提供來動報酬的重要依據和資料，人事檔案與其他普通檔案資料有著較大的區別，人事檔案可以直接為現實服務。

其次，人事檔案一定要是真實的，材料要完整和齊全，材料要避免被損壞，這也是人事檔案管理的最基礎要求。人事檔案的真實性在于為用人單位提供最準確的個人信息，避免企業和個人遭受不必要的損失。

另外，人事檔案時隨著人的變化而隨時更新的，人事檔案資料要結合人的具體經歷進行補充，例如職務任免變化，員工職稱評定資料等等，人事檔案要及時進行更新和補充。

人事檔案內容涉及諸多方面，如個人功過等情況，也涉及了一些重大歷史事件或內心隱秘等等。因此，任何人不能私自保存和泄漏人事檔案的內容，保證人事檔案的機密性。

二、人事檔案的接收與管理

（一）人事檔案的接收

對新形成或調轉來（一般是由工作調動等原因引起的）的人事檔案材料，接收單位要及時做好接收工作，首先要對人事檔案資料進行科學的鑒別，看是否符合接收的條件，檢查與核對并保證人事檔案完整，核對無誤后，（調轉來的檔案應在回執上簽字蓋章，及時退回）；其次，根據人事檔案的分類確定其應該存放和歸檔的位置，歸檔時要做好目錄的補登。然后，進行電子檔錄入，有利于未來檔案的查閱及保存；最后，將新形成或調轉來的檔案材料進行歸檔。以下是檔案接收內容及注意事項：

1.紙質檔案資料

紙質檔案一般分為幾大類。第一類：員工入職登記表。主要包括員工試用總結、轉調崗通知、工作總結、離職申請書等等；第二類，員工個人信息表。包括員工姓名、出生年月日、民族、婚否、聯系方式、教育水平、工作履歷等等；第三類，家庭信息表。主要包括父母的姓名、出生年月，兄弟姐妹的姓名、出生年月，聯系方式等等；第四類，各類證件，包括員工本人的身份證、各類畢業證、學位證、資格證等、入職體檢表、離職證明、勞動合件、員工入職資格證；員工轉正材料，員工轉正材料涉及的表格和資料較多，包括個人申請，還有試用期總結報告，試用期業績、領導和部門的轉正評估表、轉正薪酬福利表；還有員工的崗位調動信息資料，薪資調整資料、獎懲記錄等。

2.電子檔案資料

電子檔案與紙質檔案一樣，有很多員工的基本資料都要力如電子信息庫，產生的電子信息資料，也是人事檔案資料的一種。其中也包括上面提到的員工個人基本信息資料表，包括姓名、性別、年齡、民族、學歷、出生年月日、現崗位、籍貫、政治面貌、身份證號、家庭住址、聯系方式、家里聯系人的基本信息等等，還有員工自己的社會保障資料，包括勞動合同書、五險一金購買情況、勞動合同終止時間、工作年限等，還有員工在企業參加培訓的結業證書，各科考試成績。這些電子檔案都要進行嚴密的保存，這都是個人的保密信息，對于其職業生涯發展有著至關重要的作用。

（二）人事檔案管理策略分析

企業要建立完善的人事檔案管理制度，提高人事檔案管理的質量和效率，提高檔案的利用率，為現在的企事業檔案管理活動提供規章依據。要保證檔案管理秩序，就要求工作人員必須遵循一定的程度和手續來管理檔案。

1.人事檔案的查閱

查閱者持章查閱單位（部門）蓋章和負責人簽字，并寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況的查檔報告，之后到相應的人事檔案管理部門進行審批。檔案查閱申請通過審批后，查閱人才可以對人事檔案盡心查閱，要理由充分、手續齊全、程序符合規定。為了防止檔案泄密和丟失，單位要在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方設立閱覽室，便于查閱。

2.人事檔案的借閱

借檔單位（部門）持蓋借檔單位（部門）蓋章和負責人簽字的，與查檔報告內容相似的借檔報告。到人事檔案部門進行審核、批準。滿足條件的單位（部門）可以借出使用檔案。人事檔案部門要做好檔案借閱登記，詳細記載借閱檔案的名稱、份數、理由等，借閱人簽字后才可拿走檔案，人事檔案借出時要標注歸還日期，要按照催還制度執行。

3.人事檔案證明材料的出具管理

由有關單位開具介紹信，說明要求出具證明資料的緣由，介紹信上一定要有公章，人事檔案管理部門要根據相關規定，結合使用者的需求，提供需要的證明材料，但不能盲目都借給使用者，要有選擇性。證明材料可以是直接的材料，也可以是復制件，證明材料的借出一定要經過領導審批，加蓋公章，做好登記后才可以借出。

4.人事檔案的檢查與核對

檢查的主要內容包括檢查檔案資料是否完整，同時檢查紙質材料是否被蟲蛀，或存在霉變的情況，人事檔案管理部門要做好環境維持，保證檔案存放室內的溫濕度，保證檔案室隱秘安全，也要保證其適合長時間存放檔案資料。定期檢查檔案，發現問題及時處理。

三、結語

總之，人事檔案的接收和管理是人事檔案的基礎工作，想要提升其管理質量，就要從制度上與員工素質上下功夫，要結合實際的人事檔案管理模式，創新人事檔案的管理，進而保證為員工和企事業單位的發展提供可靠的依據。

參考文獻：

[1]劉真真.談做好新兵檔案管理工作的幾個問題[J].檔案天地，20150920.

[2]包玉鶴.如何加強企業流動人員人事檔案轉遞工作[J].辦公室業務，20130705.

作者簡介：石春莉（1974），女，大專，館員，檔案管理。