提高高校檔案利用水平，使檔案工作更加適應(yīng)時代的要求

熊英

[摘 要] 為了更好地適應(yīng)時代和社會發(fā)展需求，就必須持續(xù)提升高校檔案的利用水平。基于現(xiàn)階段我國高校檔案利用服務(wù)體系中還存在著諸多缺陷問題，包括利用能力和水平低下等，探討日后改善高校檔案利用水平的可靠措施，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供些許啟發(fā)效用。

[關(guān) 鍵 詞] 高校檔案；利用水平；時代要求；提升措施

[中圖分類號] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）05-0216-01

所謂高校檔案利用事務(wù)，實(shí)際上就是強(qiáng)調(diào)高校檔案館為了更好地迎合各類教學(xué)工作者需求，進(jìn)行檔案資料收集和利用服務(wù)開放的行為過程，其核心工作內(nèi)容就是建立健全形態(tài)的檔案資源整合、利用、安全控制體系。至于究竟怎樣有機(jī)改善目前我國大多數(shù)高校檔案的利用服務(wù)水平，避免和時代發(fā)展趨勢產(chǎn)生沖突，有關(guān)處理細(xì)節(jié)會在后續(xù)加以解析和延展。

一、現(xiàn)階段我國高校檔案管理工作中遺留的一系列問題

（一）高校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作關(guān)注度不高

許多高校領(lǐng)導(dǎo)盲目地將所有精力投放在學(xué)生成績提升層面，對檔案管理事務(wù)不聞不問，即使是偶爾組織相關(guān)主題會議，也不過是流于形式，不能保證針對檔案缺失等問題進(jìn)行深入性調(diào)查和解決。在此類環(huán)境之下，高校內(nèi)部各類科研和教學(xué)人員提升自我的積極性也就同步削減，不利于日后更好地發(fā)展。

（二）高校檔案管理形式的統(tǒng)一集中性不足

許多高校習(xí)慣沿用傳統(tǒng)的院系分散管理模式，檔案信息長期處于分散狀態(tài)的同時，也無法保證現(xiàn)代高校檔案統(tǒng)一化收集和靈活性檢索應(yīng)用的要求。如不同教育檔案館或是教務(wù)部的檔案代碼幾乎毫無規(guī)律可循，特別是在各個機(jī)構(gòu)獨(dú)立為政的背景下，想要及時精確查找和全方位開發(fā)利用某類檔案，顯得十分困難。

（三）檔案監(jiān)督控制機(jī)制存在嚴(yán)重漏洞

高校在處理不同類型檔案收集和類型劃分活動中，無法保證和特定機(jī)構(gòu)進(jìn)行細(xì)致性合作溝通，致使接收的檔案都?xì)埲辈豢盎蚴谴涡蛭蓙y，無法保證將這部分檔案的應(yīng)用價值發(fā)揮到理想狀態(tài)。即便是某類高校檔案館預(yù)先設(shè)置某種監(jiān)督控制機(jī)制，但是沒能隨著時代更替進(jìn)行富有針對性的修訂，使某些管理機(jī)制無法在突發(fā)狀況中處理落實(shí)。再就是因?yàn)殚L期欠缺可靠的配套設(shè)施以及監(jiān)管機(jī)制，使檔案管理機(jī)構(gòu)根本無法保證依照有關(guān)規(guī)定作出決策。

二、提升高校檔案利用水平的措施

（一）要求高校領(lǐng)導(dǎo)給予檔案管理事務(wù)關(guān)注，持續(xù)提升檔案管理主體的責(zé)任意識

如若說廣大高校教職員工的檔案意識提升至更高的等級層次，那么高校檔案管理工作就自然會變得愈來愈規(guī)范和科學(xué)化，隨后順利提升這部分檔案的利用水平。所以說，作為檔案部門須全面把握一切合理場合和契機(jī)，進(jìn)行國家最新的《檔案法》等有關(guān)規(guī)定文件推廣解讀，借此大幅度提升各類教職員工和領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)知，保證之后順利強(qiáng)化檔案法制思想，切實(shí)地將檔案材料明確性歸檔和全面性開發(fā)應(yīng)用，作為個人職業(yè)生涯中比較重要的使命。

（二）做好高校中重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理工作

通常狀況下，能夠深刻映射出高校整體教學(xué)和科研實(shí)力的基礎(chǔ)性媒介，便是內(nèi)部一系列具備較高獲獎成果的重點(diǎn)項(xiàng)目。而與之相關(guān)的檔案信息能夠在保證全方位表現(xiàn)高校的改革發(fā)展歷史基礎(chǔ)上，將其間衍生的所有高端化技術(shù)和教學(xué)成果記錄下來。所以說，針對這部分重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理專門立項(xiàng)和動態(tài)化跟蹤認(rèn)證，顯得十分關(guān)鍵，畢竟這樣可以加快不同課題組檔案立卷歸檔的進(jìn)程的同時，保證針對不同階段衍生的高端技術(shù)、成就、課題機(jī)理等加以不同年度的補(bǔ)充完善，避免出現(xiàn)任何遺漏現(xiàn)象。

（三）構(gòu)建起科學(xué)且井然有序的監(jiān)督控制機(jī)制

檔案能夠全面映射出高校不同類型教學(xué)和科研成果，但又不會單純限定于特定科研課題和成果之上，而是針對不同類型課題、學(xué)科、成就內(nèi)容進(jìn)行綜合性對比解析，進(jìn)一步為高校整體事業(yè)可持續(xù)性競爭發(fā)展提供專業(yè)、系統(tǒng)、集體、階段性的指導(dǎo)依據(jù)。所以說，有關(guān)工作人員必須保證盡快緊密融合高校檔案利用和計(jì)劃、課題、成果管理等工作要務(wù)，保證構(gòu)建起嚴(yán)密性的歸檔程序之后，熟練性掌握和靈活性把控高校檔案管理工作的有關(guān)規(guī)律，最終令這部分檔案彰顯出應(yīng)有的精確、完善和系統(tǒng)特性。

再就是憑借信息化技術(shù)將高校檔案管理空間進(jìn)行持續(xù)性擴(kuò)張。須知檔案管理必須注意技術(shù)開發(fā)問題，現(xiàn)階段我國部分高校仍存在檔案手工查閱現(xiàn)象，這樣不單單會耗費(fèi)過多的人力和物力資源，同時又不能保證加快檔案利用速率。所以說，高校要保證利用信息化技術(shù)來為檔案管理提供便利服務(wù)，如要求檔案管理人員積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代辦公技術(shù)，使文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)、科研等不同類型檔案信息可以及時聯(lián)機(jī)上網(wǎng)，并在其中自動化地完成編目和歸檔工作，保證形成電子檔案之后，方便后期教職工進(jìn)行快速檢索和靈活開發(fā)應(yīng)用。

綜上所述，選擇持續(xù)性提升高校檔案管理和利用水平，進(jìn)一步迎合時代發(fā)展需求，是每個高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的重要職責(zé)，希望他們能夠確保日后不斷加大對檔案利用工作的重視力度，同時引入信息化等高端處理技術(shù)。長此以往，為高校不同階段改革發(fā)展、科研和教育實(shí)力改善，提供豐富可靠的依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

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