淺析社會保障檔案管理問題與應對策略

柏增秋 張永清

【摘要】本文分析了社會保障檔案管理特征，同時闡述了社會保障檔案管理必要性，隨后又圍繞當前社會保障檔案的管理問題，提出了一些有效的應對策略，旨在全方位了解社會保障檔案管理中存在的各種問題，以便采取有效措施應對這些問題，維護社會保障檔案管理的良好秩序。

【關鍵詞】社會保障檔案管理；特征；必要性；問題與應對策略

【中圖分類號】F840 【文獻標識碼】A

一、社會保障檔案管理特征及必要性

（一）特征

首先，檔案儲存數量龐大（如圖1）。查閱一些資料、文獻可知，雖然中國現階段推行的社會保障體系還有很多需要補充、完善的地方，但是就保障業務整體范圍看，幾乎與國民生活有關的生育、工傷、醫療、意外傷害和養老等保障均囊括其中，且任意一個社保項目都涉及很多業務，比如繳費、保障申請以及保障等級等，而這些業務均在一定程度上增大了社會保障檔案管理數量[1]。加之國民參加社會保障后需要向社保局提交大量憑證、身份證明資料等，這些無疑會進一步增大社會保障檔案管理數量，以致社會保障檔案管理中表現出儲存數量龐大的特性。

其次，社會化特征明顯。眾所周知，社會保障最為核心的內容便是為人民，乃至整個社會提供更科學、更高效的保障與服務，其與社會公民的利益有著非常緊密的聯系，因而認為社會保障檔案管理具備非常明顯的社會化特征。時代持續發展，相關制度不斷完善，社保項目逐漸豐富，參保的人數逐步增多，在這一情況下，社會保障檔案管理的內容與類型有所增加，相應的，其社會化特征會越來越明顯。

（二）必要性

社保檔案管理最主要的一個工作內容是做好與社保有關的各類信息收集整理工作，有效提升社保檔案的開發利用效率，為社會保障發揮重要作用提供條件。

一方面，社保檔案管理有助于整合各種社會資源。社會保障檔案管理涉及的資料類型、數量都很多，而有效的社保檔案管理能夠將各種社會資源進行整合，為政府作出一些重要決策提供準確的數據支撐。

另一方面，社保檔案管理有助于維護社會和諧及穩定。社會保障本身是對國民基本生活所出臺的一系列保障行為，做好社會保障檔案管理工作能夠及時了解國民生活水平，制定各類有益于國民的社保策略，維護社會和諧及穩定[2]。

二、社保檔案管理中顯現的問題

（一）管理方式落后

自進入信息時代后，人們日常的生產、生活已離不開各項信息技術支撐，在這種情形下，我國社保檔案管理工作也開始進行轉變，即將更多的、更為先進的一些電子化、信息化技術應用其中。然而，從實際了解到的情況看，因社保檔案管理者以及整個地區發展水平等因素影響，導致各地區對社保檔案管理表現出的重視度有所不同。比如在一些經濟相對發達的城市，因有足夠的資金支持早已實現了社保檔案管理信息化；然而在一些相對落后的地區，缺乏資金支持，因而依然沿用早已過時的“紙質檔案”管理，顯然，如此落后的人工目錄檢索、人工手寫以及人工管理等方式，除了會影響檔案管理整體效率外，還不利于及時更新各類數據，進而便會出現信息真實性偏低等問題。

（二）重視度不足

政府職能部門在開展社保業務時，多是圍繞“如何提升參保人數”這方面工作進行，未對社保檔案進行科學、全面的認識，忽視了社保檔案管理的必要性，甚至某些基層社保機構只會在日常管理中出現問題或者上級部門檢查時才會對管轄范圍內的社保檔案管理引起一定重視，顯然這就反映出社保檔案管理效果并不好，諸如社保檔案管理混亂、易出現社保檔案丟失、損壞等問題。

一些檔案管理工作者對自身職能所賦予的工作職責并未有一個準確的認識，以致在日常社保檔案管理中表現出管理態度缺失、管理效率低下等問題，如此低的業務水平，必然會對整個社保檔案管理質量造成影響。

（三）利用率不高

目前，國內社保檔案利用主體主要包括了參保公民、社保系統工作者和第三方職能機構等。從這里便可看出較少的檔案利用人員、較小的社保檔案管理服務對象，卻牽涉到大量的社保檔案數據存儲，這便是矛盾所在。

眾所周知，信息化時代影響大，絕大多數的社保檔案都被存儲到計算機系統中，但因為真正利用的人較少，以致存在著利用率不高的問題，而較低利用率又會影響到各類社保信息的交流頻率，緊接著便顯現出社保檔案管理服務功能缺失、針對性不強以及服務能力有限等問題，這些問題均會阻礙我國社保工作的發展步伐。

（四）管理體系有待完善

針對國內當前社會保障檔案管理所顯現出的管理體系有待完善的問題，大體可分成兩部分進行分析。

未建立起一套完善的社保檔案借閱和保管體系，使得人們在社保檔案借閱時常出現檔案信息丟失、借閱期限已過還未歸還以及檔案損毀嚴重等問題，且當這些問題出現以后，社保檔案管理者并未引起高度重視，未認真負責地處理這些問題，也未采取對應的補救措施，嚴重損害了整個社保檔案的存儲價值[3]。

因重視度不足、管理經驗有限，以致未將一個統一且完善的社保檔案管理標準擬定出來，導致各地所采用的標準有所不同，也正是因為有這樣的不同存在，致使我國目前還無法實現社保全國統一管理。

三、探討有效應對策略

（一）轉變社保檔案管理理念，大力推行信息化管理模式

社保檔案管理本身有著工作量大、管理數量大等特性，加之其會隨著參保人數逐步增多而增大，為更有效地確保社保檔案管理效率和質量，便需要改變過時的、不適合當下社會發展實際的“重保存、輕精細化管理”的檔案管理理念，采用更先進的管理方式。而此時應用信息化技術就顯得非常有必要，其不僅在提升管理效率、管理質量方面優勢顯著，而且從整個社會保障發展看，其所作出的貢獻同樣很明顯。

基于此，社保檔案管理應用信息化技術，便需要把統計技術、計算機技術和數據庫技術整合到一起，同時應用到現代化社保檔案管理系統中，賦予其現代化信息管理特征，即實現信息化檔案管理。如此一來，不僅確保了社保檔案管理全過程的有效性和科學性，而且從長遠的發展看，在提升檔案利用率的同時，還減少了很多不必要的成本支出，為社會保障及社會保障檔案管理的科學化發展提供了技術支撐。

（二）從思想意識上提高從業人員的業務素質

提升社保檔案管理水平，需從管理工作者、檔案利用人員的思想意識上著手，只有他們認識到社保檔案管理必要性，才能為整個社會保障檔案管理的可持續發展提供動力。

從管理層、決策層等方面逐步強化社保檔案管理重視度，只有他們從思想意識上認識到了該工作的重要性，才能憑借自身職能將一個相對專業的管理小組逐漸培養出來，并委派專人對具體的社保檔案管理工作進行分析、管理和約束；且只有當決策層對這部分內容引起重視，才能把相關內容納入績效考核范疇，以此調動下屬職員對社保檔案管理的重視。

應定期培養管理者的業務素養、專業技能，憑借自身技能更好地管理社保檔案，進而維護檔案資料準確性，為決策層作出決策提供數據支撐。

（三）完善各項管理體系

相較于發達國家來講，中國真正開始推行社會保障的時間并不長，最早可追溯到20世紀90年代初期，加之國情不同，無法全部借鑒他國經驗，以致到今日國內仍未形成一個可全國通用的社保管理機制。加之地區間的社會文化、經濟發展等存在差異，使得各地區推行的社保機制及檔案管理機制有所不同，這便阻礙了社保發展秩序[4]。

基于此，需做的便是完善各項社保管理體系，諸如，從國家層面圍繞社保檔案管理出臺一系列相對科學、規范的執行標準，以便為信息時代背景下檔案資料的流動交接提供理論支撐。

四、總結

綜上所述，想要維護一個國家的和諧穩定，推行社保保障機制非常有必要，而社保檔案管理是支撐社保機制順利推行的關鍵所在。基于此，本文便從推行社保必要性、社保檔案管理中顯現的問題進行了分析，進而提出了一些有效推行社保檔案管理發展的應對策略。

參考文獻：

[1]趙滟，杜毅.重慶市農民工社會保障檔案管理對策研究[J].蘭臺世界，2013（29）：55-56.

[2]閻雅靜.論社會保障檔案管理的信息化建設策略[J].商品與質量，2017（38）：28.

[3]姚麗，李晰彬.社會保障檔案管理的思考[J].辦公室業務，2014（1）：239.

[4]劉偉東.論新形勢下人力資源和社會保障檔案管理[J].中國化工貿易，2015（28）：38.