淺析以財務信息化解高校“報銷難”之困惑

摘 要：隨著高校學生人數和事業經費的逐年增長，學校財務的報銷審核工作變得日趨重要，學校頻繁且巨額的資金業務往來與有限的會計人員編制之間的矛盾日益升級，“報銷難”成為不少學校普遍存在的問題。山東國子軟件股份有限公司設計并開發了網上報賬系統，實現了費用報銷的流程化、信息化，實現了財務管理的規范化、有序化，提升了財務管理的監督力度，同時也為領導決策提供了可靠依據。

關鍵詞：報銷難；網上審批；財務信息化

一、“報銷難”的現狀及原因分析

學校財務報銷工作是高校財務管理中一項基礎性且政策性極強的工作，隨著教育事業發展、學校在校學生持續增多、事業經費逐年增長等這一系列的變化使得學校的經濟活動呈現多元化趨勢。學校財務的報銷審核工作也變得日趨重要，學校財務支出中用于教學、科研、基建、后勤產業等方面頻繁且巨額的資金業務往來與有限的會計人員編制之間的矛盾日益升級，“報銷難”成為不少學校普遍存在的問題，其主要體現在以下幾個方面：

（1）經費來源多元化，新業務不斷增加，財務人員配備不足。隨著學校收費政策的實施以及辦學規模的持續擴大，學校經費來源持續增加，收入規模不斷擴大，外加不斷增加的新業務，使得財務人員的核算工作量及難度越來越大，財務人員工作超負荷、大壓力、高強度。而與此同時學校財務人員卻沒有因此相應增加，財務人員數量與服務對象數量存在嚴重不匹配，這種工作狀態又進一步導致財務人員整體工作效率的下滑，加劇了學校報賬難的問題。

（2）報賬的規章制度宣傳不及時、不到位。學校各類報賬制度由于宣傳不及時、不到位，在校師生對于制度缺乏足夠的理解和認識，這也容易導致報銷人經常由于手續不全、票據問題等而多次往返財務部門咨詢，既增加了財務人員解釋和重復檢查票據的時間，也耽誤了其他報銷人，影響了整體報賬速度和效率，導致了報銷難。

（3）報銷時間過于集中。由于學校的特殊性，多數師生選擇在開學初，學期末課程結束、年末科研結題后或財務催支出進度時來報賬。大量的報銷業務集中在這一時間段使財務核算量在短期內劇增，財務報銷大廳的擁擠程度增加，影響報賬的速度和準確度，也使得報銷變得更加困難。

（4）報銷票據不規范。師生取得的發票及其他發票很容易出現不規范，如單位名稱不全、缺少購買商品的明細、蓋的不是發票專用章或沒有蓋章，這種存在問題的票據不能直接報銷，必須更換，這又增加了時間成本，客觀上造成了“報銷難”。

二、依托現代信息技術，建設流程化、信息化網上報賬系統

山東國子軟件股份有限公司作為長期專注于行政事業單位、教育行業管理軟件研發、推廣與服務的大型專業軟件公司，根據十多年積攢的經驗，充分利用自身優勢，綜合運用現代化信息技術手段，設計并開發了網上報賬系統。該系統主要實現對學校報銷費用的流程化和信息化管理，依靠網絡優勢和合理的管理審批流程，實現財務管理的規范有序，監督有力，同時借助于強大的數據庫資源為領導決策提供依據，其業務流程圖如下：

1.事前審批

對于超出規章制度限制或者該業務需要一定的經費等情況，需要走事前審批操作。用戶通過系統填寫事前申請單信息，通過預先設置的審批流程進行事前審批，審批通過方可開展相應的報銷業務。

（1）借款業務。借款業務主要是對借款信息進行流程化管理的過程，提交借款申請，通過自定義審核流程完成多級審核，最終實現借款業務。系統支持多種支付方式，根據收款需要進行靈活選擇。報銷時所有原始憑證支持高拍儀和手機等硬件設備上傳至服務器，供領導及財務審核時查看，實現對借款業務的精細化管理。單據退回時由審批人員從網上退回給借款人。

（2）出差事前審批。出差需要經過事前審批操作才能夠對出差費用進行報銷，出差之前用戶需要通過網上報賬系統的事前審批功能填寫出差申請單信息，通過預先設置好的審批流程對出差單信息進行審核，通過后用戶才可以對差旅費進行相應的報銷操作，如果有問題，退回至申請人重新填寫，主要包括出差人的基本信息、行程信息、出差事由等。

2.日常報銷

日常報銷主要完成日常費用信息的報銷業務。用戶選擇授權的經費項目，在經費項目中的經濟科目允許報銷情況下（經濟科目剩余金額大于零），填寫日常報銷信息，并上傳相關憑證信息，系統支持高拍儀和手機等硬件設備進行憑證上傳，并采用文件加密手段進行憑證文件加密，以確保文件信息的安全性。

3.差旅費報銷

差旅費報銷主要完成出差費用信息的報銷業務。系統支持事前審批單的導入與實時在線制單兩種差旅費報銷業務操作，以更好地適應學校差旅費報銷的需求。

4.報銷預約

報銷預約主要實現對待報銷單據進行網上提前預約處理，用戶選擇合適的時間段進行預約，從而減少排隊等候時間，通過手機端或者微信公眾號進行預約，打破時間和空間的限制，實現智能預約。

5.綜合查詢

（1）日常報銷查詢。日常報銷查詢主要是對日常報銷信息進行查看，主要包括報銷人、報銷時間、審批狀態、費用信息、收款人信息等，系統支持單條查詢和多條件綜合查詢兩種查詢方式，還可以針對不同的審核流程節點進行查看，及時查看報銷單據的狀態。對于查詢出的信息支持批量導出功能，便于用戶分析與查看。

（2）差旅費報銷查詢。差旅費報銷查詢主要是對差旅費報銷信息進行查看，主要包括報銷人、報銷時間、審批狀態、費用信息、收款人信息、行程信息、支付方式等，對于用戶的行程信息、出差信息等可以查看其明細，更全面了解出差信息。系統支持單條查詢和多條件綜合查詢兩種查詢方式，還可以針對不同的審核流程節點進行查看，及時查看報銷單據的狀態。

（3）借款業務查詢。借款業務查詢主要是對借款信息進行查看，主要包括借款人、借款時間、借款金額、審批狀態、費用信息、收款人信息、支付方式等，系統支持單條查詢和多條件綜合查詢兩種方式，還可以針對不同的審核流程節點進行查看，及時查看借款業務的狀態，對于查詢出的信息支持批量導出功能，便于用戶分析與查看。

（4）項目經費使用查詢。項目經費使用查詢主要是對項目經費使用情況進行查詢，主要包括項目名稱、項目負責人、預算金額、使用金額、剩余金額等，系統支持多種查詢方式，單條件查詢和多條件組合查詢，通過項目名稱可以查詢項目經費具體支出明細信息。

三、信息化網上報賬系統產生的成效

在國家政策要求、學校財務報銷制度及信息時代互聯網優勢的基礎上，建立"網上報銷"系統，開拓高校財務信息化管理的新思路。網上報賬系統作為信息收集平臺，實現了報銷流程的標準化，規范了填單要求、審批流程。且其與現有財務系統和學校人事系統等的無縫對接，完成了數據的共享和集成，實現了報銷信息的及時反映和所有費用支出數據的收集和規范。通過網上報賬系統，能夠使經費預算從業務發起時就得到控制，加強了預算的控制手段，使預算管理工作落到實處，并能夠利用實時統計和數據分析為各級決策人員提供詳細的費用支出明細和預算執行情況。具體如下：

1.報銷流程自動化

不同的報銷業務對應不同的審批流程，通過自定義審批流程可以清晰界定不同報銷業務及不同報銷金額的審批流程，減少越權審批及單據遺失的現象。系統將標準化的報銷審批流程固化到報銷系統中，通過事前申請、預算關聯、借款關聯、報銷關聯的報銷模式，實現各種費用類型的申請和報銷的全程、實時監控。

2.預算控制準確性

通過經費項目、經濟科目預算金額等信息，在財務人員審核報銷單之前，通過系統進行預算控制及事前的預算提醒，不允許超過報銷標準，以減少財務人員的工作量，實現預算控制準確性。

3.領導審批實時性

通過系統的待辦業務提醒及手機短信平臺推送審批信息，實現領導審批的及時性；通過電腦端或者移動端的網上審批，打破時間與空間的限制，實現領導審批無遺漏，提高報銷業務審批效率。

（責任編輯：蘭卡）