關于高職院校檔案管理工作的幾點思考

王楠

[摘 要] 檔案管理的工作不僅是檔案管理部門的重大任務，也是各大高職院校中管理工作的重要組成要素。就目前檔案管理的現狀，已有大部分高職院校對檔案管理工作有了更加深入的了解與關注，并就此現狀采取了一系列措施，在努力提高教育教學工作的同時，也制定且完善了相關檔案管理的文件與條例。通過對高職院校的檔案管理工作中存在的問題進行概述，并對如何提高檔案管理工作進行分析，從而能更好地完善高職院校檔案的管理工作。

[關 鍵 詞] 高職院校；檔案管理；現狀；改進對策

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）02-0205-01

一、高職院校檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏健全的檔案歸檔制度體系

國家對如何做好檔案管理工作也出臺了相應的文件。目前，諸多高職院校的檔案管理條例基本以《高校檔案管理工作辦法》為依據，并在此文件的基礎上，為了更好地完善與實施這一制度，制定了符合各自院校的檔案管理制度。這一現象的出現，為許多高職院校檔案管理工作帶來了一定的阻礙，因為各類高職院校都按照本校的制度進行檔案的管理，這一制度沒有統一性和規范性。

1.存檔的學籍檔案缺乏一致性

在學生轉學、轉專業時，學生的學籍檔案都必須及時進行歸檔處理，以免實際情況與學籍檔案記錄的不一致。

2.檔案的收集工作缺乏全面性

在檔案管理的過程中，有些不符合規范的材料或文件，在進行歸檔時，造成檔案文件的不全面、不及時，從而使檔案管理工作陷入混亂。

3.檔案歸檔不及時，工作人員的調動過于頻繁

（二）檔案的收集不齊全

每個學生都有屬于自己的檔案，它記錄著學生學習的整個過程和基本的個人信息，包括所獲榮譽及所受懲罰，是具有較高價值的文件材料。如今網絡社會的快速發展，要保證教學檔案的完整性和安全性，以免個人信息的泄露。對各大高職院校而言，也是其工作的最基本保障。就我國高職院校目前的形勢而言，并沒有認識到檔案管理工作的嚴謹性，且管理意識也較淡薄，因此出現管理流程不嚴、管理資料不完整、歸檔不及時等一系列問題。在這些問題中，如果其中一項得不到有效的保障，檔案管理工作依舊面臨著許多實質性的問題。

（三）信息化水平較低

隨著我國網絡信息技術水平的提升，傳統的紙質版檔案管理模式已逐步被電子化檔案管理模式所取代。但是，仍有許多高職院校依舊選用傳統的紙質檔案管理模式，這一模式的缺點在于在加大檔案管理員工作量的同時，也帶來了其他不便，比如，相關工作人員在調取以及查閱檔案時，不能及時迅速地找到所需的檔案，從而降低了工作效率和質量。

二、加強高職院校檔案管理工作的措施

無論在檔案管理工作中還是在檔案制定的過程中，為了從根源上提高高職院校的檔案管理工作效率，高職院校可以通過以下幾個方面來進行：

（一）樹立檔案管理工作的意識

高職院校的管理工作體制的建設與教育管理等方面有著密不可分的關系。許多高職院校的教師、領導，大多認為檔案管理工作與其毫無關系，這種錯誤的認識及觀點對高職院校檔案管理工作的實施有一定的阻礙。所以，各大高職院校在傳授課本知識的同時，也要加大對管理條例的宣傳，提高校領導、老師以及學生的檔案管理意識。

（二）建立完整的檔案管理制度

除了努力提高管理人員的工作效率外，也要積極認真地制定并完善檔案管理制度。不僅要依據國家頒布的有關法律條例，也要將高職院校自身的發展狀態與實際情況相結合，制定完整的、仔細的、與自身管理水平相適應的管理制度體系。與此同時，可以制定獎懲機制，將其納入工作人員的年度考核中。要認真負責地做好檔案管理工作，使檔案管理工作更加具體化、簡明化、規范化。

（三）加強檔案管理的日常工作

檔案是關系到每個人的，是嚴謹的，同時也是瑣碎的。而檔案管理工作的建立就是為了給人們提供便利的、快捷的檔案查詢。因此，檔案管理人員的任務不僅是幫助人們查詢、維護、收集檔案，同時也要將這些檔案進行分類與歸檔，將不同類型的檔案進行有序的分類與整理，以便查詢與維護，并做好保養與護理等工作，保證提供有價值的檔案。

就當前我國的教育形式而言，教育教學方式在不斷改革，與此同時，高職院校的檔案管理工作同樣也面臨著重要的變革。這不僅是檔案管理工作的改革，同樣也是教育制度的改革。高職院校可以把它看作一次挑戰或者一次機遇，充分利用這次機會來進行制度的改革。所以，對高職院校而言，教師、領導及每個在校學生都應該對檔案管理的工作重視起來。抓住機遇，并根據自身的狀態制定適應的檔案管理條例與文件，并嚴格按照指定的相關文件與條例來執行檔案的管理工作，使檔案的管理工作適應時代的變化與發展。

參考文獻：

[1]于洪言.淺談新形勢下高職院校檔案管理工作[J].知識經濟，2013（23）.

[2]高方.高職院校檔案管理工作的現狀與改進對策[J].教育與職業，2014（8）.