關于提高檔案管理科學化水平路徑選擇的探討

李宇欣

[摘 要] 隨著全球信息化步伐的不斷加快，對檔案管理的要求也越來越高。為了適應新時代的要求，對檔案進行科學、合理及有效的管理至關重要。而檔案管理工作也是管理工作中必不可少的一環(huán)，做好相關的管理工作不僅能夠使檔案信息傳遞得更加快速、便捷，更主要的是檔案的科學化管理水平也是一個城市文化底蘊的體現。從科學管理檔案工作的意義入手，簡單探討了能夠有效提高管理水平的科學、合理的路徑。

[關 鍵 詞] 檔案管理；科學化；重要意義；路徑探索

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）02-0204-01

就我國目前檔案管理的情況來看，這項管理工作仍然存在一些問題。另外，因為檔案所記載的信息具有抽象性、動態(tài)性，因此，在對其進行管理的時候就需要考慮它的具體表現形式，從而方便人們的閱讀與理解。當然，檔案所記載的信息十分復雜，不僅包括文字、圖片等內容，還包括聲音這些要素。所以，提高檔案管理工作的科學性、有效性十分必要。

一、科學管理檔案的重要意義

檔案最主要的特點就是能夠真實記錄各種信息，因此，檔案的應用與管理都必須謹慎操作，不管是國家事業(yè)單位還是一些私營企業(yè)在建立內部工作信息的時候都需要完善檔案管理制度。現階段的檔案管理已不是簡簡單單的人工管理，而是傾向于以信息技術為支持的電子文獻。除此之外，通過檔案收集市場以及各界信息也越來越方便，比如說市場的行情以及國家的政策制度等。當然，檔案中所記載的各種信息也是企業(yè)乃至國家進行戰(zhàn)略決策的主要依據。所以，不管從什么方面考慮，提高檔案管理工作的科學化水平都十分重要。

從企業(yè)方面來講，市場環(huán)境瞬息萬變，為了加強企業(yè)的綜合競爭能力，依據檔案所提供的信息完善企業(yè)內部戰(zhàn)略規(guī)劃十分關鍵。而目前我國檔案管理工作卻面臨著很多難題，一方面是因為現階段的社會信息量大，而另一方面則是因為科學技術的不斷發(fā)展，使信息變更以及技術更新的速度加快。企業(yè)在進行檔案管理的時候難免會因此而錯失良機。除此之外，傳統(tǒng)的檔案管理工作在實際應用的時候也難以滿足企業(yè)對信息的需求，為了改變這種狀況，加強科學化的檔案管理工作勢在必行。

二、提高檔案管理工作科學化水平的途徑

科學、合理的檔案管理工作對一個企業(yè)、一個社會乃至一個國家的發(fā)展都至關重要，因此，文章接下來就詳細闡述提高檔案管理工作科學化水平的有效方法。

（一）樹立先進的管理理念，建立完善的管理機制

擁有先進的管理理念是一切的基礎，檔案管理自然也不例外。先進的管理理念也是將檔案管理工作科學化、系統(tǒng)化的前提條件。為了保證檔案管理工作的順利進行，在對檔案進行管理的時候必須做好歸檔、使用、保密等工作，當然，科學化的管理制度還應當包含獎懲機制。另外，“分層建檔，集中管理”的管理模式也必須得到建立健全，除了需要領導對檔案進行主管之外，還必須安排專業(yè)的管理人員從旁協(xié)助，負責檔案的管理。

（二）加快檔案管理工作的信息化、現代化建設

隨著時代的進步與科學技術的發(fā)展，檔案的信息化也不可避免。雖然我國以前所采用的記錄檔案的方式都是通過紙張，但是，隨著現代化步伐的加快以及網絡技術的普及，電子版的文獻也逐漸替代了紙張檔案。因此，為了保證現階段檔案管理工作的科學性、有效性，必須加快這種工作的信息化以及現代化建設，并且在此基礎上，建立完善的數據庫，從而方便人們的查閱與記錄。除此之外，檔案管理工作中檢索系統(tǒng)也必須得到加強。

（三）提高管理人員的能力

一般來講，檔案管理工作的難度決定了管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，為了加強科學化的檔案管理水平，必須要求管理人員熟練掌握各種先進工具的操作方法。當然，檔案存在的目的就是為人們提供真實、準確的信息，而管理人員所掌握的專業(yè)技術則能為咨詢者提供最合理、最具有針對性的建議，從而使檔案中所記載的信息得到最大化利用。

（四）轉變檔案管理工作的服務方式

隨著檔案資料的不斷增多，使用檔案的人們也越來越多，而傳統(tǒng)的服務方式已經不能夠滿足人們對檔案信息資料的需求，因此，為了進一步提高檔案管理工作的科學性，必須轉變這種服務方式，比如說將部分檔案管理的權限進行下放。檔案存在的主要目的是滿足人們的需求，如今最方便快捷的方法就是通過網絡技術，因此，檔案管理的服務平臺可以向網絡咨詢平臺的方向發(fā)展，這樣既節(jié)省了時間又節(jié)約了檔案所占據的空間。

檔案管理工作不僅關系到一個企業(yè)的發(fā)展，還會對國家造成一定的影響，提高其科學化水平十分必要。隨著市場競爭的愈演愈烈，檔案管理工作也受到了極大的挑戰(zhàn)，尤其是現階段科學技術的不斷發(fā)展，也影響到了檔案管理工作的質量。檔案管理工作也迎來了自己的機遇，從管理模式到管理理念，再到管理制度，科學有效的管理機制已經日益完善。

參考文獻：

朱建華.面向大數據的檔案信息資源服務與利用[J].信息與電腦，2014（8）.