企業(yè)采購(gòu)管理現(xiàn)狀及有效應(yīng)對(duì)措施的探討

楊偉 趙騰 劉健 馬輝 胡靜

近幾年，我國(guó)互聯(lián)科技迅猛發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不斷完善，要求企業(yè)在采購(gòu)管理方面的專(zhuān)業(yè)化水平不斷提高，但大多數(shù)企業(yè)采購(gòu)管理存在比較嚴(yán)重的問(wèn)題，嚴(yán)重制約了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。本文簡(jiǎn)要介紹了我國(guó)企業(yè)采購(gòu)的職能，對(duì)企業(yè)采購(gòu)現(xiàn)狀進(jìn)行了較為詳細(xì)的分析，并針對(duì)企業(yè)采購(gòu)中出現(xiàn)的一些問(wèn)題提出相應(yīng)的對(duì)策，旨在加快企業(yè)采購(gòu)信息化建設(shè)，樹(shù)立科學(xué)采購(gòu)觀念，優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)管理，降低企業(yè)采購(gòu)成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)最大化。

采購(gòu)管理 成本 利潤(rùn) 供應(yīng)商

企業(yè)采購(gòu)的定義及主要職能

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)企業(yè)采購(gòu)就是指企業(yè)根據(jù)需求從商品市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)來(lái)作為企業(yè)的資源，保證企業(yè)正常開(kāi)展生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

企業(yè)采購(gòu)的職能主要有：

（1）保證企業(yè)正常生產(chǎn)或銷(xiāo)售。

生產(chǎn)原材料、機(jī)器設(shè)備、日常辦公用品、辦公軟件和服務(wù)等是企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)，而所有這些都是通過(guò)企業(yè)采購(gòu)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。

（2）支持決策管理。

采購(gòu)部門(mén)直接面向市場(chǎng)，比較容易獲取市場(chǎng)信息，可以敏銳地觀察到市場(chǎng)信息的變化趨勢(shì)，可對(duì)市場(chǎng)發(fā)展動(dòng)態(tài)進(jìn)行預(yù)估，因此可以為企業(yè)提供及時(shí)有效的市場(chǎng)信息，為企業(yè)進(jìn)行管理決策提供依據(jù)。

（3）與供應(yīng)商建立穩(wěn)定的供應(yīng)關(guān)系，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

采購(gòu)部門(mén)通過(guò)和供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的供應(yīng)關(guān)系，不僅可以保證采購(gòu)的時(shí)間、質(zhì)量，還可以讓供應(yīng)商參與企業(yè)的生產(chǎn)或銷(xiāo)售活動(dòng)，在一定程度上為企業(yè)的發(fā)展提供參考意見(jiàn)。選擇與自己企業(yè)發(fā)展需求相匹配的優(yōu)秀的供應(yīng)商，達(dá)成長(zhǎng)期合作協(xié)議，根據(jù)企業(yè)需要選擇較為集中的采購(gòu)，這樣可以把有限的采購(gòu)資源價(jià)值最大化，降低風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)還可以與供應(yīng)商簽署長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作協(xié)議，促使供應(yīng)商不斷改善，從而使企業(yè)獲得更優(yōu)的質(zhì)量、更低的價(jià)格、更高的效率、更好的服務(wù)，以提高企業(yè)利潤(rùn)。

企業(yè)采購(gòu)管理現(xiàn)狀

近幾年“互聯(lián)網(wǎng)+”的商業(yè)模式快速崛起，各種電商平臺(tái)層出不窮，物流也迅猛發(fā)展，企業(yè)采購(gòu)方式趨于多樣化。在采購(gòu)工作中往往都會(huì)有一些問(wèn)題存在：

（1）采購(gòu)過(guò)程缺乏溝通，不能做到取長(zhǎng)補(bǔ)短、互通有無(wú)。企業(yè)采購(gòu)部門(mén)作為一個(gè)獨(dú)立的職能部門(mén)，在采購(gòu)流程中，相對(duì)獨(dú)立地開(kāi)展工作，與企業(yè)內(nèi)其他部門(mén)很少進(jìn)行直接的接觸，采購(gòu)人員也很少與負(fù)責(zé)其他工作的人員進(jìn)行溝通。采購(gòu)一般都是由其他各個(gè)職能部門(mén)填報(bào)采購(gòu)需求，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)委員會(huì)審批通過(guò)后報(bào)送采購(gòu)部門(mén)。通常情況下，采購(gòu)部門(mén)關(guān)心的是采購(gòu)需求的供應(yīng)，采購(gòu)人員只是在采購(gòu)需求計(jì)劃和供應(yīng)商之間尋求最佳。如果在采購(gòu)流程中對(duì)采購(gòu)信息不理解或者采購(gòu)信息的有效流通受阻，就會(huì)延長(zhǎng)采購(gòu)周期，甚至造成物資的重復(fù)采購(gòu)和采購(gòu)資金的積壓、浪費(fèi)，有甚者甚至需要對(duì)簿公堂。

（2）企業(yè)采購(gòu)工作缺乏有效的監(jiān)督審批機(jī)制。企業(yè)采購(gòu)是直接以貨幣為媒介的商品交換，采購(gòu)過(guò)程涉及大量的資金流通，因此必須有有效的監(jiān)督審批機(jī)制。但就目前情況看，很多企業(yè)的采購(gòu)掌握在各別人手中，通常由部門(mén)或個(gè)人提出采購(gòu)需求，由企業(yè)采購(gòu)人員制定采購(gòu)計(jì)劃，再去采購(gòu)。整個(gè)采購(gòu)流程缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督制約機(jī)制。長(zhǎng)此下去，在采購(gòu)工作中還會(huì)造成不正之風(fēng)的涌現(xiàn)，形成腐敗的溫床，影響企業(yè)采購(gòu)工作，進(jìn)而影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

（3）企業(yè)迫切需要加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理?，F(xiàn)在很多企業(yè)的采購(gòu)工作都有這樣一個(gè)問(wèn)題，大多普遍認(rèn)為搞采購(gòu)就是搞關(guān)系，需要不斷拉近與供應(yīng)商之間的距離。在此基礎(chǔ)上，尋求利益平衡點(diǎn)。但是，這種形勢(shì)對(duì)企業(yè)發(fā)展非常不利。在采購(gòu)過(guò)程中，與供應(yīng)商拉近距離，搞好關(guān)系雖然也很重要，但長(zhǎng)此以往，企業(yè)會(huì)對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)生依賴(lài)，在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展、科技不斷更新的浪潮下，企業(yè)很難尋找到更好的供應(yīng)商，不利于創(chuàng)新型企業(yè)的構(gòu)建，也會(huì)造成企業(yè)內(nèi)部腐敗行為，給企業(yè)的利益帶來(lái)?yè)p害。

應(yīng)對(duì)措施

針對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理中現(xiàn)存問(wèn)題，提出以下應(yīng)對(duì)措施：

（1）建立規(guī)范的企業(yè)采購(gòu)預(yù)算制度，建立完善的采購(gòu)管理制度。

采購(gòu)人員需要經(jīng)常與需求人員溝通，了解需求物品或服務(wù)的質(zhì)量，還需經(jīng)常分析或收集市場(chǎng)信息，為采購(gòu)計(jì)劃提供依據(jù)，并制定全面完整的采購(gòu)評(píng)估。采購(gòu)管理是提出需求、下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃、生成采購(gòu)單、執(zhí)行采購(gòu)、接收到貨、檢驗(yàn)入庫(kù)以及采購(gòu)結(jié)算等的采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程，是對(duì)采購(gòu)過(guò)程中供應(yīng)鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的科學(xué)管理。采購(gòu)管理包括若干環(huán)節(jié)、若干流程，每個(gè)環(huán)節(jié)都有若干重要細(xì)節(jié)，因此建立完善的采購(gòu)管理制度需要對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)進(jìn)行深入調(diào)研，收集、整理有關(guān)信息，只有這樣，才能充分了解市場(chǎng)行情，清楚產(chǎn)品最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，抓住采購(gòu)管理的每個(gè)細(xì)節(jié)。對(duì)于采購(gòu)管理的各個(gè)細(xì)節(jié)需要責(zé)任到人，各司其職，并且每個(gè)環(huán)節(jié)都需要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度。如職務(wù)分離制度、請(qǐng)購(gòu)制度、訂貨控制制度、購(gòu)入貨物的驗(yàn)收制度、退貨及折讓控制制度、付款控制制度、應(yīng)付賬款控制制度、監(jiān)督檢驗(yàn)制度等等。

（2）建立企業(yè)需求物資或服務(wù)價(jià)格檔案以及價(jià)格評(píng)估體系。

在熟悉市場(chǎng)、了解市場(chǎng)行情、掌握有關(guān)企業(yè)所需物資及服務(wù)的多方面市場(chǎng)信息的基礎(chǔ)上，學(xué)會(huì)把握價(jià)格變動(dòng)的時(shí)機(jī)。因?yàn)橛行┪锲返膬r(jià)格變化有一定的規(guī)律可循，比如有季節(jié)性規(guī)律。掌握價(jià)格變動(dòng)的規(guī)律，抓住最佳采購(gòu)時(shí)機(jī)。對(duì)采購(gòu)的物資或服務(wù)企業(yè)采購(gòu)部門(mén)要建立價(jià)格檔案，對(duì)不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，可以先與已歸檔的價(jià)格作對(duì)比，分析價(jià)格產(chǎn)生差異的原因，選擇最合適的供應(yīng)商。企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需要降低采購(gòu)成本，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)成本的控制與管理是降低采購(gòu)成本的主要手段。如果采購(gòu)部門(mén)能把握好時(shí)機(jī)和采購(gòu)數(shù)量，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益。

（3）建立完善的供應(yīng)商檔案、供應(yīng)商信息庫(kù)。

供應(yīng)商檔案不但需要有編號(hào)、聯(lián)系電話(huà)和辦公地址，還需要有財(cái)務(wù)付款信息、交貨時(shí)間、產(chǎn)品評(píng)級(jí)、銀行賬號(hào)等信息，任意一個(gè)供應(yīng)商檔案都需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核后才能歸檔，且要保證一廠一檔。一個(gè)完善的供應(yīng)商檔案目錄，會(huì)使查找便捷快速，且不隨人員異動(dòng)。

逐步形成全方位成本觀念，通過(guò)完善采購(gòu)制度，采取公開(kāi)招標(biāo)、比價(jià)、獨(dú)家、電子采購(gòu)等方式，提高采購(gòu)的透明度，建立完善規(guī)范的供應(yīng)商信息庫(kù)，減少采購(gòu)中間環(huán)節(jié)，選擇最佳采購(gòu)方案，降低采購(gòu)成本。事先儲(chǔ)備一批符合政府采購(gòu)供應(yīng)商資格條件的各類(lèi)供應(yīng)商，建立規(guī)范的供應(yīng)商信息庫(kù)，這樣就可以在非公開(kāi)招標(biāo)時(shí)快速?gòu)闹谐檫x確定詢(xún)價(jià)對(duì)象。建立供應(yīng)商信息庫(kù)的過(guò)程中，要杜絕某些供應(yīng)商憑借人情關(guān)系、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系等進(jìn)入信息庫(kù)。對(duì)于某些供應(yīng)商較少的行業(yè)，建立信息庫(kù)時(shí)應(yīng)擴(kuò)大供應(yīng)商信息的收集范圍，注重特定行業(yè)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)。

小結(jié)

總之，企業(yè)采購(gòu)應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部溝通的基礎(chǔ)上，廣泛的收集市場(chǎng)信息，作出采購(gòu)預(yù)案。然后與合適的供應(yīng)商展開(kāi)談判.包括企業(yè)所需物資或服務(wù)的價(jià)格，物資數(shù)量、質(zhì)量，供貨方式，供貨時(shí)間，貨款支付等。根據(jù)淡判所形成的的方案選擇最佳供應(yīng)商。

采購(gòu)管理作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的一個(gè)組成部分，有著重要的作用。建立完善的企業(yè)采購(gòu)管理制度，制定有效的采購(gòu)管理策略可以大大縮減成本，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。要關(guān)注生產(chǎn)的總成本，而不是牢牢盯著一種采購(gòu)貨物或服務(wù)的價(jià)格。雖然采購(gòu)物品價(jià)格低可以使成本較少，但獲得高品質(zhì)的服務(wù)、高效的供貨、高質(zhì)量的貨品等提高生產(chǎn)或工作效率也在成本上贏得利益。

當(dāng)然企業(yè)采購(gòu)管理并不是一成不變的，社會(huì)經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展，企業(yè)采購(gòu)管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)用新的信息技術(shù)，不斷優(yōu)化、改進(jìn)、淘汰。

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