基于SAP系統采購業務的思考

黃詩雯

采購業務是企業控制營運成本、持續盈利的重要環節，利用SAP系統強大的功能來完善企業采購業務，在企業中備受推崇。本文結合SAP系統中采購業務的特點，對SAP系統的采購業務存在的問題，提出一些思考并嘗試提出相關對策，以提高SAP系統在企業的運行效率。

ERP SAP 采購業務

SAP Business ByDesign簡介

SAP為了打開中小企業的市場，抓住中小企業的特點，有針對性的研發出一套最完善、適應能力最強，貼近市場需求的業務解決方案SAP BusinessByDesign。企業可以借助SAP BusinessByDesign方案，迅速獲得實現目標所需的統一業務過程的控制力。它將企業的各項運營流程緊密聯系在一起，使企業能達成目標、完善財務流程、關注客戶、管理職工隊伍、整合供應鏈、操作智能化，并實現完全合規性。SAP BusinessByDesign能幫助提高業務的透明度和可支配性，與此同時保證流程更加簡化，擴大職工和管理者的操作空間，從而提高企業靈活性與敏捷性。

SAP Business ByDesign采購業務簡介與相關流程

（1）采購業務簡介

SAP的采購業務循環主要涉及到物料需求計劃（Material RequirementsPlanning）。SAP的采購業務可以識別和選擇合適的新供應商以及管理與現有供應商的關系以滿足公司的日常采購需求。從最合適供應商的識別和選擇到最終與選定供應商談判采購合同和創建相應采購合同。

（2） SAP Business ByDesign采購業務流程

在ALMIKA公司的采購部門實習的階段，對采購流程總結如下：

ALMIKA是專門生產和銷售商用和私人應用加熱器的公司。采購經理在海外貿易展覽會上發現一種新的太陽能鍋爐，并將太陽能加熱系統添加到ALMIKA的產品組合中。

首先得到ALMIKA產品及其供應商的概述，了解ALMIKA的產品組合和供應商。使用SAP Business ByDesign的分析選項，來得到最暢銷的產品和供應商的概述。

其次，在一個電子市場產品目錄的太陽能鍋爐提供研究。在選擇一個產品，創建它在SAP Business ByDesign和分配一個產品類別。在成功地創建產品之后，可以在供應商目錄中為您的新材料找到新的供應商進入系統。新產品是從兩個不同的供應商采購的，整個采購量將由兩份合同負責，因此，一份此類合同的報價請求將被啟動發送給潛在供應商。

進入AMS和外國供應商通過郵寄提交剛剛創建的RFQ報價。之后，雙方簽訂合同。談判了特殊的付款條件之后，增加合同，然后下達它。但是在合同成立的時候，首先必需得到經理的批準，狀態將從正在進行變成發布。

接管物料計劃（MRP和可用性檢查），需要輸入與物料清單相關的計劃和發票數據，執行物料的供應計劃過程并創建購買建議，購買建議將通過自動操作運行在SAP Business ByDesign自動釋放，發行將導致從供應計劃轉移到采購，生成的購買請求在被批準之后，就可以開始訂購了。

采購訂單通過RFQ的方式發送，貨物幾天之后到底，。將在SAP BusinessByDesign系統收貨發貨通知記錄，入庫貨物由倉庫工人帶到相應的物流區，最后進入SAP Business ByDesign中開出發票。

對SAP采購業務的思考

在一個企業中，企業物資的重點人口部門便是采購部門。采購部門與各個部門都有密切的關系，與生產部門、財務部門和倉庫部門的業務聯系是根據生產計劃和物料需求計劃制定采購計劃，并形成用款計劃交財務；再發出采購訂單，供應商按照計劃發貨，倉庫部門根據訂單收料，安排檢驗，辦理入庫，財務根據發票形成應收款。

SAP系統的采購業務雖然邏輯嚴密、自動化程度高，但是由于對數據的過分依賴，導致對公司操作人員的素質和能力要求較高，進而增加了采購業務內部監管的難度。雖然SAP系統將不同的職務權限分配給各個不相容的崗位，再有這些人員去執行。例如采購申請根據采購物料的金額和性質分別交給不同權限的人員審批，付款與申請付款權限相分離，財務部門需要在其他部門提交付款申請，審核通過之后，才能付款，通過這樣的方式對企業資產進行保護。但采購業務有其業務性質的特殊性，涉及到個人或部門的相關利益，在執行采購業務過程中，一些決策的判斷是否正確與參與工作人員的能力與經驗相關性很大。

針對這些問題，提出-些對策。首先，企業管理層必需強化對SAP系統的認識，管理和把握好各個部門的協調合作，加強對操作人員的技術培訓和思想指導。其次，根據SAP的流程和企業實際情況建立相應的管理制度，并且對管理制度的規范運行進行監督。最后是對采購人員進行SAP操作和流程的培訓，使采購人員對SAP采購業務產生真正的理解，加強對員工的監督，避免人員疏忽和操作錯誤，降低數據差錯。

結論

在當下信息時代，ERP軟件的應用越來越普及。因為采購業務的敏感和特殊性，歷來是企業關注的重中之重，即使在計算機代替人工的環境下，也不能忽視采購業務的風險性。本文通過對ALMIKA公司SAP系統采購業務的梳理，提出來對采購業務的思考，并提出一些對策。對于實施SAP項目的企業來說，進一步完善采購業務流程，提高對企業采購的管理，對于有效的控制采購成本，提高企業盈利水平，都是具有一定現實意義的。

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[3]曹晰，浦曲.基于SAP的采購系統設計[J].長春師范學院學報.2013（04）

[4]陸海平.SAP與采購系統的集成研究與設計[D].上海交通大學.2013

[5] SAP Business ByDesign功能概要

[6]基于SAP采購系統設計——曹晰

[7]淺析SAP系統的采購業務內控探討——公維軍