完善事業單位辦公室管理職能的側重點思考

馬宇

國家經濟的快速發展，使得我國企業猶如雨后春筍，遍地開花。企事業單位辦公室作為綜合性管理機構，承擔著服務、協調、參謀、監督等職能。辦公室管理水平直接關系到企事業單位各項工作的順利運轉，以及營商、發展環境的優化。因此需要進行完善辦公室管理職能，比如可以通過提高工作人員的工作效率、維護辦公室的正常工作等方法，使辦公室管理職能得到有效發揮。本文以事業單位辦公室管理職能為切入點，分析事業單位辦公室管理中存在的問題，提出針對性的管理方法，使事業單位辦公室職能有效發揮的目標得以實現。

事業單位辦公室管理職能 側重點

引言

通過40年的改革開放，我國經濟進入了新時達，社會的主要矛盾隨之變化。優化營商環境，滿足人民對美好生活的向往，成了事業單位辦公室管理面臨的新課題。古訓“攘外必先安內”。只有不斷加強辦公室內部管理，才能達到優化營商環境，滿足人民對美好生活的向往的目標。辦公室作為作為事業單位部門之首，如何在繼承傳統管理方法的同時，不斷學習及借鑒現代管理理論，提高管理水平，是需要認真思考和積極探索的。現階段辦公室職能管理中存在的現狀

（1）管理職能不確定性過高

辦公室是一個具有一定管理職能的業務部門。從業務角度分析，辦公室工作有章可循，執行國家標準。如：GBT9704-2012。從管理職能角度進行分析，辦公室的工作內容和類型比較多，不僅負責辦文、辦事、辦會，還需要負責信訪、保密、機要等工作，以及領導臨時交辦的各類事項。甚至有的單位內設科室之間發生矛盾都是辦公室來調節。導致工作人員的工作壓力逐漸提高。在這種情形下，辦公室的工作效率無法得到提升，進而也會影響到辦公室職能無法得到有效發揮。

（2）管理隊伍能力不高

在時代不斷進步的今天，過于單一的知識性人才已經無法適應現實的需要，只有能力全面性、素質水平高的人才才能滿足時代發展的需求[3]。目前許多事業單位的辦公室管理人員沒有吸收新型管理信息的機會。辦公室管理人

員長期處于忙碌狀態，但在述職或總結的過程中，確找不到工作的亮點，每件事都有辦公室的影子但又每件事都是由主辦科室人員完成的。使得辦公室人員的發展受到影響。容易使辦公管理人員缺乏上進的意識，滿足于現狀，而減少對學習專業和實踐知識的重視度，最終導致辦公室管理工作效果逐漸下降。

完善事業單位辦公室管理職能的側重點策略

（1）確定管理體制，完善管理職能

面對管理職能不確定性過高的問題，辦公室作為服務部門是不能回避的。但可以從管理手段的角度對其進行優化。辦公室可以根據其人員的特點及能力，分配工作任務，讓每名工作人員知道哪些工作是自己必須完成了，哪些工作是協助其他同事完成的。避免一團糟，一團麻，遇事拖延或推諉扯皮。這需要確定較完善的管理體制。管理體制的確定可以采取項目管理的手段，利用WBS網絡圖，將辦公室的職能進行分解，對照工作的關聯性，明確緊前工作、緊后工作。再將工作任務布置到每名工作人員手上，告知最遲工作開始時間以及完成時間。

（2）錘煉黨性，提升團隊協作精神

事業黨委辦公室工作人員因其工作性質，在人員配置上往往黨員居多。對辦公室人員的管理，可以從人的因素上下功夫。倡導職工學習黨的理論知識及先鋒事例，錘煉黨性，喚醒初心，完成使命。鼓勵辦公室工作人員參加機關工委、文聯、婦聯、工會等組織舉辦的各類文體活動，在活動中培養配合的默契性及團隊協作精神。團隊協作精神是辦公室乃至事業單位干事創業的關鍵，辦公室人員在處理事務的過程中，經常遇到比較繁瑣、冗雜需要多部門同時配合的工作，這就要求工作人員有足夠的耐心，遇事多思考，多與其他部門請教交流，有一種整體觀和大局觀，以單位的整體利益為根本，起到良好的上傳下達溝通協調的作用。團結協作的工作氛圍需要每一個工作人員的付出努力，部門可以通過組織集中學習以及一些有益身心的集體活動來增強大家的凝聚力。在這樣的工作氛圍下大家可以團結一致眾志成城，把自己的工作做好，實現單位利益的最大化。辦公室管理工作人員的團結協作精神不是打造小團體，搞小團體主義，我們提倡的團結協作的精神，不僅包括辦公室部門內部的工作氛圍還包括整個單位的良好氣氛的打造，辦公室起著重要的上傳下達，信息傳遞，溝通交流的作用，辦公室工作人員應自覺主動的維護好跟其他部門同事的關系，起到良好的潤滑協調的作用，將整個單位打造為團結奮進積極向上的隊伍。

（3）加強技能培訓，提升職工素質

我國事業單位的創建是以社會公益為目的，為給群眾提供更好的服務。事業單位辦公室工作算是半個窗口單位，人員的綜合素質高不高，關乎整個事業單位在人民心中的形象好不好。因此重視職業道德培訓，提升辦公室個人修養及業務能力，也是不容忽視的事情。在某些方面，辦公室工作人員可能仍存在著專業技術上的不足、不具備專業指向性等缺點，這就更加需要定期地對辦公室工作人員進行有步驟、有計劃的專業技術培訓，提升辦公室工作人員的綜合素質，使得工作人員在做好各項服務工作的同時也能實現自身的價值。

（4）把握管理的基本原則，為事業單位正常運轉提供保障

辦公室的各項管理制度，是辦公室管理工作的基本原則，辦公室人員必須嚴格遵守并不斷健全。每名辦公室人員必須清醒地認識到，辦公室的一切權利來源于制度，辦公室的一切責任都是因為制度執行不嚴所導致。所謂“有權必有責，權責必相等”，必須把權利關進制度的籠子里，辦公室才能有效工作，事業單位才能正常運轉。

結語

辦公室屬于我國事業單位工作的主要內設機構之一，對溝通事業單位當中的各個部門具有重要的作用，因此需要不斷完善辦公室的管理職能，不斷健全管理制度，使辦公室管理職能得到有效發揮。在實際工作中，可以通過引用先進的管理模式、加強工作人員培訓、健全辦公室管理體系等方法，使辦公室管理工作得到完善，有效發揮辦公室的管理職能，促進事業單位優化營商、發展環境，逐步解決新時代我國社會的主要矛盾。

[1]劉聰.新時期完善辦公室管理職能的幾點思考[J].辦公室業務，2017，12（12）：10+38.

[2]周民.完善事業單位辦公室管理職能的幾點思考[J].海峽科學，2014，10（09）：59-61.